Главное за неделю в рассылке
«Что делать Бухгалтеру»
Новости профессионального комьюнити и лучшие материалы
Нажимая «Подписаться», вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Кто должен сдавать 6-НДФЛ
Форму 6-НДФЛ обязаны представлять организации и ИП, выступающие налоговыми агентами, если они выплачивают доходы физлицам и удерживают с них НДФЛ для перечисления в бюджет. Если в отчетном периоде выплат, облагаемых НДФЛ, не было, сдавать «нулевой» отчет не требуется. Однако, чтобы избежать рисков, лучше уведомить налоговую об отсутствии выплат, иначе ИФНС может заблокировать расчетный счет и оштрафовать за непредставление расчета. Если же вы решите подать «нулевую» 6-НДФЛ, инспекция обязана ее принять (п. 2 ст. 230, п. 3.2 ст. 76, п. 1.2 ст. 126 НК РФ).
Чтобы лучше понять, как сдавать эту форму, посмотрите материал от экспертов КонсультантПлюс.
Предоставить расчет 6-НДФЛ за первое полугодие 2025 года нужно до 25 июля 2025.
По какой форме подавать отчет 6-НДФЛ
Отчет 6-НДФЛ заполняют по форме, которую утвердили Приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@. Для отчета за первое полугодие 2025 года используют актуальную версию формы отчета — КНД 1151100 в редакции от 09.01.2024. Чтобы заполнить 6-НДФЛ, возьмите данные из налоговых регистров по НДФЛ (п. 1 ст. 230 НК РФ и п. 3 Правил).
Как заполнить 6-НДФЛ
Для подготовки 6-НДФЛ за первое полугодие 2025 года придерживайтесь общепринятого порядка с учетом следующих нюансов:
- отчет заполняется нарастающим итогом;
- суммы налога отражаются по округлению до целых рублей;
- справка о доходах и суммах налога физических лиц в 6-НДФЛ за первое полугодие 2025 года не предоставляется, она входит в состав финансового отчета по году.
При формировании отчета учитывайте следующие особенности:
- указывайте данные нарастающим итогом;
- округляйте суммы НДФЛ до целых рублей;
- не включайте справку о доходах физлиц в отчет за полугодие — ее подают отдельно в составе годовой финансовой отчетности.
Таким образом, 6-НДФЛ за первое полугодие содержит только обобщенные данные о начисленных и удержанных суммах налога.
При заполнении отчета важно знать, какую информацию нужно отражать в каждом из разделов. Иначе возрастает риск ошибок.
Что указывают при заполнении отчета
| Раздел | Строка | Что указывают |
В разделе 1 данные об обязательствах налогового агента | Отражают общую сумму НДФЛ, подлежащую к уплате за первое полугодие, с разбивкой по срокам перечисления за II квартал | |
Титульный лист — код отчетного периода 31 | НДФЛ, возвращенный сотрудникам в период с 1 января по 30 июня, с разбивкой по периодам возврата во II квартале | |
Раздел 2 — расчет сумм налога | 6-НДФЛ за первое полугодие заполняют по общим правилам, в частности, необходимо указать суммы доходов, фактическую дату получения которых приходится на период с января по июнь. При этом доходы, полностью не облагаемые налогом, не включают в 6-НДФЛ | |
Ставка налога: 13, 15, 18, 20, 22, 35, 30 % | ||
Общая сумма доходов физических лиц за первое полугодие, включая заработную плату, премии, отпускные, больничные, без учета налога и вычетов | ||
Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты | ||
Общая налоговая база по всем физическим лицам | ||
НДФЛ, исчисленный с этой базы (п. 28 правил Порядка) | ||
Налог, удержанный с 1 января по 30 июня, с разбивкой по периодам удержания во II квартале | ||
НДФЛ, который не представляется возможным удержать до 31 января 2026 г. Например, это возможно в ситуации по налогу с подарка физлицу, не получающему от организации (ИП) денежных выплат | ||
Излишне удержанный НДФЛ, который не может быть возвращен до конца года, является переплатой по НДФЛ | ||
Отражают НДФЛ, возвращенный в период с 1 января по 30 июня, с разбивкой по периодам возврата во II квартале |
Сумма налога в строке 160 может отличаться от суммы НДФЛ в строке 140. Например, в случае наличия доходов в натуральной форме, с которых налог не был удержан. Данные разъяснения разъяснены в Письме ФНС от 05.04.2024 № БС-4-11/4009@.
Как отражают пересчет зарплаты
Порядок отражения изменений в зарплате по форме 6-НДФЛ зависит от направления корректировки:
- если зарплату увеличили, то доплату включите в текущий отчет как отдельную выплату;
- если зарплату уменьшили, например, из-за обнаруженной ошибки после сдачи отчета, подайте уточненный расчет.
Пример
Бухгалтер выявил неточность в расчете зарплаты за 2024 год. Например, не учел дни неоплачиваемого отпуска. Это привело к выплате дохода с излишком. Ошибку обнаружили в марте 2025 года, уже после сдачи 6-НДФЛ за 2024 год. Работник добровольно вернул переплаченную сумму. В этом случае подайте уточненную 6-НДФЛ за 2024 год. Излишне начисленный доход и удержанный с него НДФЛ подлежит аннулированию (п. 1 ст. 54, п. 6 ст. 81 НК РФ).
Чтобы скорректировать данные в уточненном 6-НДФЛ:
- в разделе 1 исправленного расчета уменьшите сумму дохода в поле 020 и соответствующие значения в строках 021–026 с учетом пересчитанного НДФЛ;
- в разделе 2 скорректируйте даты удержания и перечисления налога в поле 120;
- уменьшите сумму дохода в поле 131 и НДФЛ в полях 140 и 160.
Таким образом, в уточненном расчете можно исправить ошибку и привести данные в соответствие с фактическими выплатами.
Как отражают зарплату, переходящую в отпускные
В годовом отчете 6-НДФЛ, в приложении к справке о доходах физлица сумму отпускных за переходящий отпуск указывают в поле, соответствующем месяцу, когда эти отпускные были фактически выплачены. Например, если отпуск сотрудника длился с 24 мая по 18 июня, а отпускные были выплачены в мае, то в приложении к справке эти отпускные будут отражены в графе «Месяц» под кодом 05.
Форму 6-НДФЛ заполняют, независимо от уплаты в бюджет, на основании факта удержания налога, а не его перечисления. Даже если НДФЛ не был вовремя переведен в бюджет, расчет подается в обычном порядке. Однако напоминаю, что за несвоевременную уплату удержанного налога предусмотрен штраф (подп. 1 п. 1 ст. 223 Кодекса по налогам).
Порядок отражения в отчетности:
- в годовом отчете 6-НДФЛ сумму отпускных фиксируют в приложении к справке о доходах физического лица;
- указание производят за тот месяц, в котором произошла фактическая выплата.
Например, при отпуске с 24 мая по 18 июня и выплате в мае данные отражают в графе «Месяц» под кодом 05.
Как отражают в отчете больничный
Датой получения дохода в виде пособия по временной нетрудоспособности признают день его фактической выплаты работнику (подп. 1 п. 1 ст. 223). Это означает, что:
- в отчетности 6-НДФЛ отражают только сумму, которую фактически перечислили работнику;
- период отражения определяют моментом выплаты, а не начисления.
Если же начисление и выплата пособия приходятся на разные налоговые периоды, в отчет включают период, когда сотрудник получил деньги.
Пример
Если сотрудник заболел в декабре 2024 года, а выплатили пособие ему в январе 2025 года, то сумму отражают в отчете 6-НДФЛ за I квартал 2025 года.
Как отражают выплаты работнику при увольнении
Также выплату выходного пособия в финансовом отчете указывают следующим образом:
- если сумма не превышает установленный лимит, который не облагается налогом, то не указывается;
- если выплата превышают не облагаемый налогом порог, то в этом случае в 6-НДФЛ отражают только сумму превышения.
При этом компенсацию за неиспользованный отпуск и зарплату, которую выплачивают при увольнении, отражают в полном объеме, поскольку эти выплаты подлежат обложению НДФЛ. Чтобы отразить в отчете зарплату и компенсацию и других выплат при увольнении, в качестве даты получения дохода считается дата фактической выплаты сотруднику.
Выходные пособия, включая выплаты при расторжении трудового договора, в пределах установленных необлагаемых лимитов не подлежат отражению в расчете 6-НДФЛ (п. 1 ст. 217). Такая позиция подтверждают официальные разъяснения ФНС России в письмах от 11.04.2019 № БС-4-11/6839@, от 23.03.2016 № БС-4-11/4901.
Порядок отражения выходного пособия:
- если размер выплаты в пределах необлагаемого лимита, то эту сумму не включают в отчет 6-НДФЛ и не учитывают при расчете налоговой базы;
- если установленный лимит повышается, то в отчете отражают только превышающую часть суммы, а НДФЛ при этом исчисляют только с суммы превышения.
В особых случаях выплаты подлежат полному отражению в отчетности. Например, при компенсации за неиспользованный отпуск и выплате зарплаты при увольнении. Дату получения дохода определяют как дату фактического получения средств сотрудников.
Для проверки корректности заполнения отчета, посмотрите материал от экспертов КонсультантПлюс.
Как проверить 6-НДФЛ перед тем, как сдать его в налоговую
Рекомендую перед тем, как сдавать отчет в налоговую, проверить его. Для этого посмотрите контрольные соотношения, которые направили налоговики (письмо от 20.12.2023 № БС-4-11/15922@).
Также учитывайте выпущенные уточнения, которые есть в письмах ФНС России от 05.04.2024 № БС-4-11/4009@, от 28.02.2024 № БС-4-11/2234@. Там уточняют следующие соотношения:
Чтобы как можно лучше подготовиться и сдать 6-НДФЛ, рекомендую оформить на два дня пробный бесплатный доступ к КонсультантПлюс от Что делать Консалт.
Как подать отчет через интернет
Отчетность 6-НДФЛ компании и ИП могут предоставить в налоговую следующими способами:
Согласно пп. 3, 7 ст. 80 Кодекса по налогам для предоставления отчетности через интернет в электронном виде она должна соответствовать формату, утвержденному налоговой, который согласован с Минфином. Эти формы, как правило, есть в бухгалтерских программах.
Отправка отчетности через ЭДО
Отчет 6-НДФЛ, подготовленный в электронном формате через программу, необходимо подписать КЭП, зашифровать и загрузить оператору ЭДО для отправки. Если отчетность подписывается по доверенности, то доверенность необходимо первоначально предоставить в налоговую. После подтверждения о приеме необходимо подгружать отчетность с указанием реквизитов доверенности.
После отправки вам пришлют:
- в течении двух часов документ, подтверждающий дату отправки;
- сообщение об ошибке, если отчетность заполнена с ошибками и не проходит контроль;
- квитанцию о приеме или уведомление об отказе;
- извещение о вводе сведений из декларации;
- уведомление об уточнении финансового отчета, в случае когда отчетность принята, но нужно предоставить уточнения или пояснения.
Отправка отчетности через сайт ФНС
Не все могут сдавать отчетность через сайт, есть ограничения. Поэтому первоначально их проверьте. Если ограничений нет, то необходимо организовать документооборот, подготовленную отчетность подписать КЭП, сдать и проверять поступающие сообщения от налоговой.
Здесь схожий механизм. Отчетность необходимо подготовить в программе, которая поддерживает формат налоговой инспекции. В дальнейшем подгрузить в бесплатную программу «Налогоплательщик ЮЛ», которую можете скачать на сайте налоговой. С помощью этой программы необходимо сформировать транспортный контейнер, в котором будет зашифрованная и подписанная КЭП отчетность. И после этого контейнер необходимо загрузить на сайт ФНС РФ в сервис по сдаче отчетности.
В Порядке инструкции по формированию транспортного контейнера (раздел 4) есть информация как подгружать транспортный контейнер. Информация также размещена на сайте налоговой.
Штрафы за ошибки и несвоевременную сдачу
Чтобы подробнее узнать, какая ответственность грозит за несвоевременную сдачу отчета или ошибки в нем, читайте статью.
А чтобы понять, на что обращать внимание при заполнении 6-НДФЛ и других отчетов, а также быть в курсе последних изменений, рекомендую оформить на два дня пробный доступ к КонсультантПлюс от Что делать Консалт.
