Правило 1. Проверьте документы и полномочия инспекторов
Первым делом сотрудник налогового органа обязан предъявить свое служебное удостоверение. Проверьте, чтобы в нем были:
- фотография владельца, его должность, фамилия, имя и отчество;
- номер документа и срок его действия;
- печать налогового органа и подпись уполномоченного лица.
Важно
Если есть сомнения, подлинное удостоверение или нет, свяжитесь с налоговым органом и подтвердите личность сотрудника.
Правило 2. Убедитесь, что есть законные основания для выемки
Ознакомьтесь с постановлением о проведении выемки. Это документ, который подтверждает законность действий инспектора. Обратите внимание на следующее:
- какие именно документы и предметы будет изымать инспектор;
- адрес помещения или территории, где будет проходить выемка;
- название вашей организации или Ф. И. О. ИП, ИНН, КПП;
- Ф. И. О., должность и подпись инспектора, который вынес постановление.
Правило 3. Требуйте присутствия понятых
При проведении выемки обязательно должны присутствовать двое понятых, они выполняют роль свидетелей происходящего. Их задача состоит в следующем:
- наблюдают за процедурой выемки и подтверждают факт выемки;
- участвуют в составлении протокола выемки. Они могут вносить замечания, которые инспектор обязан зафиксировать в протоколе;
- подписывают протокол вместе с представителями организации и инспекторами.
Таким образом, если понятых привлекают исключительно в начале или в конце подписания протокола, это будет нарушением порядка проведения выемки.
Понятыми могут быть любые лица, у которых нет заинтересованности в исходе дела. По общему правилу сотрудники вашей организации не могут исполнять обязанности понятых: они находятся в подчинении директора и формально заинтересованы в результатах выемки.
Важно
Сотрудники налогового органа, участвующие в выемке, не могут быть понятыми ни при каких обстоятельствах.
Правило 4. Контролируйте процесс и фиксируйте нарушения
Внимательно наблюдайте за процессом выемки, чтобы исключить нарушения и защитить интересы организации. Вот из чего должен складываться такой процесс.
1. Отметьте начало и конец выемки. По закону выемку можно проводить только днем: с 6 утра до 22 часов вечера. Любые действия вне этого периода являются незаконными. Детально рассказал об этом в правиле 6.
2. Наблюдайте за самим процессом изъятия. Очень важно следить за тем, чтобы инспекторы не выходили за рамки перечня документов, который прописан в постановлении о проведении выемки. Любая попытка изъять документы, не предусмотренные в постановлении, является нарушением. Подробнее об этом в следующем правиле.
Каждый предмет или документ, который инспектор изымает, он обязан продемонстрировать представителю организации, понятым и другим участникам выемки.
Все изъятые документы прошивают и нумеруют. Вы должны лично подписать каждую страницу сшивки и заверить печатью, если она есть в компании.
В протоколе должны быть детально описаны все изъятые документы и предметы. Если места в протоколе недостаточно, то к нему прилагают дополнительные описи.
Важно
Налоговая имеет право изъять оригиналы документов. Но инспектор обязан незамедлительно сделать их копии, заверить их своей подписью и передать вам. Если копии невозможно изготовить одновременно с изъятием, их должны подготовить не позднее пяти рабочих дней после изъятия.
3. Фиксируйте процесс выемки на видео. Вы можете снимать весь процесс выемки на камеру телефона или видеокамеру. Это подтвердит вашу версию событий, если возникнут споры.
4. Следите, чтобы изъятие было оформлено правильно. Налоговики обязаны составлять опись изымаемых документов, в которой подробно указаны признаки и реквизиты каждого документа. Убедитесь, что каждый документ описан точно и однозначно, чтобы избежать путаницы.
Важно
Не допускайте выемку документов «коробками», «пачками», «пакетами». Иначе вы не докажете, что соответствующие документы были у вас изъяты.
Правило 5. Проверяйте, может ли инспектор изъять конкретный документ
Убедитесь, что реально изымаемые документы соответствуют тому списку, который указан в постановлении о выемке.
- Проверьте, совпадает ли название документов. Во время выемки сверяйте наименования и реквизиты документов, которые предлагают изъять инспекторы, с тем списком, который приведен в постановлении. Если среди изымаемых бумаг появляются новые категории документов, которых нет в постановлении, настаивайте на том, чтобы их не изымали.
- Зафиксируйте особенности оригинальных документов. Если налоговики решили изъять оригиналы документов, потребуйте снять копии с каждого документа. Налоговая должна заверить эти копии и передать вам. Так вы сохраните подтверждение, что важные документы существуют, а сами оригиналы останутся у государственных органов. Обозначьте свое требования устно, а если вас не услышали — напишите его в замечаниях к протоколу.
Правило 6. Следите за временем проведения выемки
Налоговые инспекторы могут проводить выемку документов и предметов только в дневное время суток: с 6 утра до 22 вечера. После этого времени проведение самой выемки не допускается.
Но протокол могут составить и после 22:00. Дело в том, что срок на подготовку протокола, внесение возражений и подписание не учитываются в отведенном времени для самой выемки. Об этом заявил Минфин в одном из своих писем.
Другими словами, если на предприятии после 22:00 присутствуют налоговики, понятые, представители организации, это уже не выемка, а составление протокола. Довольно странная позиция, на мой взгляд, особенно если учесть, что в самом протоколе есть графы «Выемка (изъятие) начата __ ч __ мин», которая заполняется в момент начала выемки, и «Выемка (изъятие) окончена __ ч __ мин», которая заполняется тогда, когда составлен и подписан протокол.
Правило 7. Вносите возражения в протокол
Настаивайте на том, чтобы ваши возражения попали в протокол, если видите нарушения. Это позволит зафиксировать позицию организации.
Пропишите конкретные причины, почему не согласны с действиями сотрудников налогового органа. Например:
- нарушили сроки и режим проведения выемки, например, если выемка началась раньше 6:00 или позже 22:00;
- инспектор действует неправомерно: например, давит, угрожает, не разрешает войти в помещение, где проводит выемку;
- нет понятых;
- «свои» понятые, с которыми инспекторы пришли заранее;
- изымают документы, которые не указаны в постановлении о выемке;
- другие существенные нарушения.
Возражения оформляйте письменно прямо в процессе выемки или непосредственно после нее. Для этого существует специальная графа в самом протоколе, предназначенная для записей участвующих сторон. Если такой графы недостаточно или возникли затруднения, возражения можно подготовить отдельно и приложить к протоколу.
Формулируйте возражения четко и ясно, укажите в том числе:
- дату и время выемки;
- основание для возражения, например нарушение норм права;
- конкретные обстоятельства, которые стали причиной ваших возражений;
- ваши требования или пожелания: например, отменить изъятие определенных документов или признать выемку недействительной.
Примеры формулировки
Проведенная выемка направлена на необоснованное расширение предмета проверки, поскольку запрашиваемые документы не имеют отношения к предмету налоговой проверки.
Действия сотрудников налогового органа выходили за рамки полномочий, предусмотренных Налоговым кодексом РФ, включая требования предоставления документов, выходящих за пределы проверяемого периода.
Налоговым органом нарушена процедура выемки документов, предусмотренная Налоговым кодексом РФ.
Правило 8. Контролируйте сроки возврата изъятых документов
Со сроками возврата изъятых документов есть проблема: они просто не прописаны в НК РФ. В судебной практике есть два подхода.
- Некоторые суды считают, что налоговые органы обязаны вернуть документы в разумные сроки, исходя из принципов справедливости и равноправия сторон.
- Другие же суды полагают, что возврат документов зависит от длительности и особенностей конкретной проверки. Это делает ситуацию непредсказуемой для налогоплательщиков.
Ориентируйтесь на судебную практику и ведите переговоры с налоговыми органами, чтобы оперативно возвращать документы. Если это не дает результатов, можно обратиться в суд.
Что делать сотрудникам при выемке: инструкция
Подготовил пошаговую инструкцию, которую могут применять сотрудники, если налоговики пришли с выемкой документов. Это поможет минимизировать негативные последствия.
1. Уведомьте руководителей и ответственных лиц организации о том, что налоговая изымает документы.
2. До начала выемки убедитесь, что у налоговиков есть постановление о проведении выемки документов, утвержденное руководством налоговой службы. Такой документ должен содержать:
- название и адрес компании;
- повод и основания для выемки;
- список документов, которые собираются изъять.
3. Убедитесь, что документы, подлежащие изъятию, действительно относятся к предмету проверки. Тщательно изучите представленные списки.
4. Ведите фото-, аудио- и видеосъемку процедуры выемки. Закон не запрещает делать это. Это послужит дополнительным источником доказательств, если решите оспаривать решения налоговых органов.
5. Организуйте беседу с сотрудниками налогового органа, чтобы понять цели и мотивы их действий. Это поможет определить степень риска и разработать стратегию взаимодействия.
6. Всегда оставайтесь в рамках закона. Если нужно, обращайтесь за консультацией к профессиональным адвокатам и налоговым консультантам.
Как обжаловать незаконные действия проверяющих
Покажу, как восстановить нарушенные права и интересы с помощью обжалования.
1. Соберите всю доступную информацию о выемке документов, включая постановление о выемке, протоколы, показания понятых и другие важные доказательства. Это поможет оценить обоснованность ваших претензий.
2. Определите, какие конкретно нарушения произошли во время выемки. Среди наиболее распространенных:
- нет постановления о выемке или в нем указаны неверные реквизиты компании;
- изъяли документы, не относящиеся к предмету проверки;
- выемку проводили в ночное время;
- в выемке участвовали «свои» понятые.
3. Подготовьте мотивированную жалобу с подробным описанием выявленных нарушений. Требуйте в жалобе отменить действия налогового органа.
4. Подайте жалобу руководителю территориального управления ФНС.
5. Если жалобу удовлетворят, действия налогового органа признают недействительными, а документы возвращают обратно компании. Проследите, чтобы их вернули.
6. Если жалобу не удовлетворили, инициируйте судебное разбирательство. Рекомендую привлекать профессиональных адвокатов и налоговых юристов, которые уже вели подобные дела. Это повысит шансы на то, что постановление арбитражного суда будет в вашу пользу.
Частные ситуации смотрите в Путеводителе КонсультантПлюс, например:
- могут ли налоговики проводить выемку документов дома;
- вправе ли налоговая изымать документы в рамках выездной проверки у ваших контрагентов;
- законно ли изъять системный блок от компьютера;
- должна ли налоговая доказать в постановлении о выемке, что есть угроза сохранности документов;
- и другие нюансы со ссылками на разъяснения и судебную практику.
А если нет доступа, берите демодоступ от Что делать Консалт. Он бесплатный и работает два дня.
