Учет программного обеспечения в бюджетном учреждении

Порядок учета программного обеспечения в бюджетных учреждениях

Программное обеспечение учитывают в качестве нематериального актива при одновременном выполнении следующих условий.

• Объект не обладает материально-вещественной формой.
• Актив можно достоверно идентифицировать и отделить от другого имущества.
• Программное обеспечение постоянно используют в деятельности учреждения.
• Объект способен приносить экономические выгоды — доходы или снижать расходы.
• Срок полезного использования больше 12 месяцев.
• Учреждение не планирует перепродажу актива.
• Оформлены документы, подтверждающие исключительное право: патенты, свидетельства, охранные документы.
• Первоначальную стоимость актива можно достоверно оценить.

Объекты НМА учитывают на счетах 102 00 «Нематериальные активы» и 111 60 «Права пользования нематериальными активами». Первоначальную стоимость формируют в зависимости от способа поступления ПО:

• при покупке: принимают к учету по сформированной первоначальной стоимости, которая состоит из всех затрат, связанных с их поступлением и донастройкой ПО;
• при безвозмездном получении от собственника, учредителя или другой организации бюджетной сферы: учитывают по стоимости, указанной в передаточных актах;
• при создании собственными силами: определяют как совокупность фактических затрат, понесенных с момента первоначального соответствия объекта критериям признания НМА.

После принятия объекта к бухгалтерскому учету в качестве нематериального актива учет осуществляют по балансовой стоимости. Амортизацию начисляют, если НМА имеет установленный срок полезного использования. При этом можно использовать один из трех методов амортизации: линейный, метод уменьшаемого остатка и пропорционально объему выпуска.

Важно

Если стоимость объекта НМА не превышает 100 000 рублей, амортизацию сразу начисляют в размере 100 % балансовой стоимости при принятии актива к учету. Если стоимость превышает 100 000 рублей, амортизацию начисляют в соответствии с выбранным методом.

Формулы и примеры расчета амортизационных отчислений для разных видов НМА читайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа, возьмите пробный от Что делать Консалт на два дня.

Учет неисключительных прав на программное обеспечение

Поступление неисключительных прав на программное обеспечение отражают в бухгалтерском учете на основании лицензионного договора. Порядок учета зависит от длительности использования ПО:

• программы со сроком полезного использования более 12 месяцев учитывают на счете 0 111 6I 000 «Права пользования программным обеспечением и базами данных»;
• если срок полезного использования прав пользования истекает в году, следующем за годом их приобретения, необходимо использовать счет 401 50;
• неисключительное право со сроком использования не более 12 месяцев списывают на текущие расходы учреждения.

Срок полезного использования ПО устанавливают на основе комплексной оценки следующих факторов:

• срока действия лицензионного договора на неисключительные права;
• ожидаемого периода использования программного обеспечения для достижения целей деятельности учреждения и получения экономических выгод;
• типичного жизненного цикла и публично доступной информации о сроках полезной службы аналогичного ПО;
• технологического, технического и других видов устаревания программного продукта.

Важно

Расходы на приобретение неисключительных прав на ПО относите на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ. Эти затраты нужно отразить в увязке с КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг».

Схему проводок для отражения расходов на покупку неисключительных прав на ПО в бюджетном учете смотрите в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа, возьмите пробный от Что делать Консалт на два дня.

Особенности отражения расходов на ПО

Приобретенное программное обеспечение со сроком полезного использования свыше 12 месяцев принимают к бухгалтерскому учету по первоначальной стоимости. Для обобщения информации о фактических затратах, связанных с покупкой ПО, используют счет 0 106 6I 000 «Вложения в права пользования программным обеспечением и базами данных».

После подтверждения комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов готовности ПО к эксплуатации первоначальную стоимость списывают на счет 0 111 6I 000 «Права пользования программным обеспечением и базами данных».

Важно

Если первоначальная стоимость ПО состоит только из цены, установленной в лицензионном договоре, то счет 0 106 6I 000 не используют. В этом случае объект сразу принимают к учету на счет 0 111 6I 000.

На права пользования программным обеспечением с установленным сроком полезного использования начисляют амортизацию. Об алгоритме расчета амортизационных отчислений читайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа, возьмите пробный от Что делать Консалт на два дня.

При окончании срока действия прав на ПО балансовую стоимость актива уменьшают на сумму накопленной амортизации и созданных резервов под обесценение за весь период эксплуатации программного продукта. При расторжении лицензионного договора до истечения срока его действия делают дополнительную проводку по уменьшению балансовой стоимости на сумму остаточной стоимости актива.

Документальное оформление операций с программным обеспечением

Для подтверждения расходов на покупку ПО оформляют несколько типов первичных документов:

• лицензионный договор, заключенный в форме единого документа, а также акт передачи экземпляра ПО, составленный в произвольной форме;
• лицензионный договор, изложенный на самом экземпляре ПО или его упаковке — коробочная лицензия. Дополнительно необходимо оформить накладную о передаче экземпляра и документ, подтверждающий оплату;
• лицензионный договор, изложенный на сайте продавца ПО, и документ, подтверждающий оплату, если ПО приобретено через интернет (письмо Минфина от 28.09.2011 № 03-03-06/1/596).

Поступление ПО оформляют в бухгалтерском учете актом приема-передачи объектов (ф. 0504101) или решением о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441). Программному обеспечению должен быть присвоен инвентарный номер и открыта инвентарная карточка в электронном виде. Шаблоны заполнения этих форм можно скачать в КонсультантПлюс.

Нормативное регулирование учета ПО в 2025 году

Ключевой документ, регламентирующий бухгалтерский учет программного обеспечения, — это федеральный стандарт «Нематериальные активы». Дополнительные сведения о правилах учета содержат:

1. Единый план счетов бухгалтерского учета государственных финансов.
2. Методические рекомендации по применению Федерального стандарта № 181н.
3. Федеральный стандарт «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора».
4. Порядок применения классификации операций сектора государственного управления.

Для корректного отражения операций с нематериальными активами в бухгалтерском учете учреждению необходимо:

• закрепить в учетной политике критерии признания объектов в составе нематериальных активов;
• установить методы начисления амортизации по различным категориям активов;
• разработать детальный регламент документального оформления операций с нематериальными активами;
• обеспечить обособленный учет прав пользования нематериальными активами от объектов основных средств.