Что такое ЛНА и зачем они нужны
Локальные нормативные акты (ЛНА) — это внутренние документы работодателя, в которых прописаны правила для работника и работодателя. Локальные акты помогают:
- урегулировать отношения, если в трудовом законодательстве нет конкретных правил;
- организовать и оптимизировать работу сотрудников, чтобы все бизнес-процессы протекали по оптимальным алгоритмам;
- уберечь от штрафов за то, что нет каких-то обязательных локальных актов;
- защитить компанию в трудовом споре: можно доказать, что сотрудник нарушил ЛНА.
Индивидуальные приказы или распоряжения, например о переводе на другую должность, локальными актами не считаются.
Важно
Локальные акты не должны ухудшать положение работника по сравнению с тем, что прописано в трудовом законодательстве (ст. 8 ТК РФ). Что еще не стоит включать в ЛНА ― читайте в статье Условия и формулировки, которые не стоит включать в трудовой договор и ЛНА.
Можно ли отказаться от ЛНА
Отказаться от большинства ЛНА можно, но только если соблюдены два условия одновременно:
1. Организация попадает в одну из двух категорий:
- микропредприятия, в том числе ИП;
- некоммерческие организации, за исключением тех, которые перечислены в статье 309.1 ТК РФ, с такими же численностью и доходом, как микропредприятия (ПП РФ от 19.04.2021 № 617).
2. Трудовые договоры заключены по типовой форме (Постановление Правительства РФ № 858 РФ от 27.08.2016).
При таких условиях можно не издавать правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, график отпусков и др.
Важно
Положение о персональных данных входит в число обязательных локальных актов. Его нужно принимать в любом случае, исключений нет.
Какие еще есть особенности кадрового документооборота в маленьких организациях ― читайте в КонсультантПлюс.
Какие локальные акты нужно обязательно принять
Если компания не попадает под исключения, о которых мы рассказали, она обязана принять следующие документы.
1. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Следите, чтобы в ПВТР было прописано:
- в каком порядке работники принимаются на работу и увольняются;
- какие есть права и обязанности несут работник и работодатель;
- какую ответственность несут обе стороны за нарушения;
- в каком режиме работники трудятся и отдыхают;
- как компания поощряет своих сотрудников;
Если этих пунктов в ПВТР нет, работодателя могут оштрафовать.
Как правильно разработать ПВТР и учесть все свои интересы ― читайте в Готовом решении КонсультантПлюс. Образец заполнения смотрите там же.
2. Положение об оплате труда и премировании. В этом документе нужно прописать, когда и как компания платит зарплату своим сотрудникам, какие есть премии, за что их выплачивают и в каком размере и т. п. (ст. 135 ТК РФ).
Но разрабатывать отдельный документ необязательно. Например, можно урегулировать выплату зарплаты и премий в ПВТР, это не нарушение.
Следите за тем, чтобы премии не были сформулированы как обязанность работодателя. Обязательно привязывайте их к результатам работы сотрудника и не используйте формулировки типа «премия выплачивается каждый месяц».
Как правильно составить положение об оплате труда и премировании ― смотрите в КонсультантПлюс. Изучите также образец заполнения, где подсвечены все риски работодателя.
3. Положение о персональных данных. Такое положение должно быть у всех работодателей, даже у микропредприятий и НКО, которые отказались от ЛНА и используют типовую форму трудового договора.
Пропишите:
- с какой целью организация обрабатывает персданные;
- кому принадлежат персданные. Достаточно перечислить по категориям: соискатели, работники, родственники работников, клиенты и т. д.;
- какие именно персданные попадают к вам на обработку;
- каким способом вы обрабатываете персданные и в какие сроки, как долго их потом храните;
Опасных нюансов много, но все подробно разобраны в Путеводителе по кадровым вопросам КонсультантПлюс. Образец, конечно, тоже можно посмотреть.
4. Документы по охране труда. Это следующие локальные акты:
- положение о системе управления охраной труда. Как составить и заполнить ― узнайте в КонсультантПлюс;
- положение о расследовании и учете микротравм;
- инструкции по охране труда;
5. График отпусков. Составлять его нужно не позднее 17 декабря на следующий год. Подробно разбирали в статье, как это сделать должным образом, как разделить отпуск на части и как внести изменения в график в течение года (ст. 123 ТК РФ).
А образец с рисками, которая защищает интересы работодателя, смотрите в КонсультантПлюс.
6. Штатное расписание. Этот документ показывает, какие подразделения есть в организации и какие должности включает каждое из них. Четкой периодичности утверждения нет, работодатель может разрабатывать его из года в год или обновлять раз в несколько лет (ст. 15 ТК РФ).
Роструд считает штатное расписание локальным актом, но знакомить с ним работника необязательно (Письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).
Смотрите в КонсультантПлюс, как составить штатное расписание. А также примеры, как заполнить унифицированную форму Т-3.
Важно
За отсутствие любого из этих шести документов ГИТ будет накладывать штрафы.
Какие локальные акты можно разработать дополнительно
Локальный нормативный акт можно разработать по любому вопросу в рамках законодательства, всё зависит от потребностей работодателя. Если вашим сотрудникам приходится ездить в другие города, разработайте Положение о командировках. Если часто заключаете договоры с контрагентами, удобно ввести Положение о договорной работе. Когда клиенты регулярно приезжают в компанию, обычно принимают Положение о дресс-коде. Для новых сотрудников — Положение об испытательном сроке и т. д.
Необходимость в дополнительных ЛНА полностью определяет работодатель.
Важно
Советуем не только продумать содержание локального акта, но и посмотреть, не могут ли какие-то его положения привести к трудовому спору. Оцените, не нарушают ли ваши ЛНА права работника. В этом помогут Позиции судов по вопросам ЛНА в КонсультантПлюс.
