Что такое график отпусков
График отпусков — документ, который показывает, когда сотрудники будут ходить в оплачиваемый отпуск в течение года. График должен быть готов к 17 декабря текущего года, и он обязателен для всех компаний и ИП, кроме самых маленьких. Проверить, относится ли организация и ИП к микропредприятиям, можно в реестре налоговой службы.
Все сотрудники имеют право на оплачиваемый отпуск не меньше 28 дней в году. После утверждения графика работники должны придерживаться его, чтобы не возникло проблем.
Внимание
Если работник уходит в отпуск по графику без дополнительных уведомлений, наказать его за это нельзя.
Каких сотрудников надо включать в график отпусков
В план отпусков включите всех сотрудников, включая тех, кто работает по совместительству и по срочному договору. Добавьте декретниц, если они планируют вернуться в следующем году. Мобилизованных сотрудников учитывайте после восстановления их трудового договора. Удаленщиков тоже включайте в график, если нет специальных условий.
Обычно учитывают пожелания работников, но знайте, что это необязательно. Льготники могут выбирать отпускные дни на свое усмотрение, их даты в графике можно менять в течение года. К этой категории относятся:
- женщины перед или после декрета;
- родители детей с инвалидностью — в любое удобное время;
- родители с тремя и более детьми до 18 лет, если младшему меньше 14 — в удобное время;
- совместители, чтобы отпуск был одновременно с основным местом работы;
- почетные доноры, участники ликвидации на ЧАЭС и несовершеннолетние — в удобное для них время;
- супруги военнослужащих — в одно время с отпуском партнера;
- мобилизованные — в течение полугода после возвращения;
- ветераны боевых действий — в удобное для них время;
- для других категорий, например одиноких матерей, можно предусмотреть право выбирать время отпуска в коллективном договоре.
Внимание
Исполнители по договорам ГПХ не подпадают под нормы трудового законодательства, соответственно, в график отпусков их включать не нужно.
Учтите нюансы работы компании при составлении графика. Например, бухгалтеры стараются не уходить в отпуск, когда нужно сдавать отчеты.
Бывает, что сотрудник не хочет идти в отпуск и его не заставить. Как выйти из такой ситуации — читайте в нашей статье Что делать, если работник не хочет идти в отпуск.
По каким правилам нужно заполнить и утвердить график отпусков
Существует семь основных правил, которых нужно придерживаться при планировании графика отпусков:
- Первый отпуск положен спустя шесть месяцев работы в компании.
- Основной отпуск не менее 28 дней.
- Дополнительные дни отпуска добавляют к основным.
- График делают на календарный год.
- Отпуск необходимо предоставлять ежегодно.
- Одна из частей отпуска обязана быть не короче 14 дней.
- Операционный год начинается с даты первого дня работы и длится 12 месяцев.
Утверждает график отпусков руководитель организации, но можно делегировать это другому сотруднику, например заместителю. Для этого выдайте доверенность, в которой укажите, что он может утверждать графики отпусков. Если с делегированием у вас плохо, посмотрите наше интервью с экспертом, который рассказал, как делать это правильно и безболезненно.
Для графика отпусков можете использовать стандартную форму № Т-7 или создать свою. Важно, чтобы ваша форма содержала всю нужную информацию. Например, если в ней указана только дата начала отпуска, а количество дней отсутствует, могут возникнуть вопросы от проверяющих. Чтобы избежать проблем, убедитесь, что у вас есть все необходимые данные, как в стандартной форме. Приказ об утверждении необязателен, достаточно подписи в поле «Утверждаю» формы Т-7. Заполненный образец смотрите в КонсультантПлюс. Если нет доступа, возьмите пробный на два дня, это бесплатно.
Ознакомьте работников с утвержденным графиком отпусков под подпись. Для этого дополните график еще одной графой или оформите лист ознакомления. Срок для ознакомления законом не установлен.
Внимание
За отсутствие графика отпусков или его несоблюдение организацию и ее должностное лицо могут оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ.
Как делить отпуск на части в графике отпусков
Ежегодный оплачиваемый отпуск можно разделить на части по договоренности между работником и работодателем, при этом одна из частей должна составлять минимум 14 календарных дней.
В таблице ниже показали, как отразить сведения о разделении отпуска на части, если составляете график по форме № Т-7.
Как отразить разделение отпуска на части
| Графа | Что указать |
|---|---|
| Графа 5 | Укажите количество календарных дней по каждой части отпуска |
| Графа 6 | Укажите запланированную дату начала каждой из этих частей |
| Графа 8 | Укажите реквизиты документа, на основании которого отпуск разделен на части, например, приказ. |
| Графа 9 | Укажите дату начала каждой части отпуска и ее продолжительность |
| Графа 10 | Здесь можно дополнительно указать, что отпуск разделен на части. Так удобно отследить, когда уведомить работника о начале очередной части ежегодного отпуска |
Если пользуетесь собственной формой графика, отразите в нем сведения о разделении на части аналогичным образом.
Сведения о разделении на части отпуска за свой счет вносить в график отпусков не нужно.
Как правильно внести изменения в график отпусков
В законе четких правил для изменения графика отпусков нет. Если нужно изменить даты, попросите сотрудника написать заявление с новыми датами. Если изменений много, лучше издать приказ о внесении изменений в график. Затем внесите изменения в сам график, укажите новые даты и ссылки на документы, на основании которых они были изменены. Любые изменения в количестве дней отпуска отметьте в графе «Примечание».
Отпускной график в компании действует с 1 января до 31 декабря. Если взяли на работу нового сотрудника, его можно отправить в отпуск по приказу и заявлению или добавив его в график отпусков.
Изменения в графике оформляются тем же способом, что и изначальный график. Новых сотрудников обязательно знакомят с изменениями под подпись. Изменения в график нельзя вносить в одностороннем порядке.
Если остались вопросы по заполнению графика отпусков, смотрите материалы экспертов КонсультантПлюс
График отпусков: как составить, утвердить, изменить
Возьмите бесплатный доступ к КонсультантПлюс на два дня.
