В статье смотрите пример, как составить отчет о расходах подотчетного лица. В качестве основания мы взяли заявку-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема. Как работать — показали в программе 1С:Бухгалтерия государственного учреждения ред. 2.0
Когда нужно составить отчет о расходах подотчетного лица
Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) применяют в двух случаях:
- правилами документооборота установлено, что в организации применяют унифицированные формы электронных документов;
- ведение учета по решению Правительства РФ, высшего исполнительного органа власти субъекта РФ или местной администрации передано в рамках централизации полномочий.
Как формировать отчет о расходах подотчетного лица
Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) формируйте в виде электронного документа. Создавайте отчет на основании электронных документов, по которым приняли решение выдать деньги под отчет (методические указания).
Документы-основания
Для учета расчетов по командировочным расходам
- Решения о командировании на территории РФ (ф. 0504512).
- Изменения решения о командировании на территории РФ (ф. 0504513).
- Решения о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504515).
- Изменения решения о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504516).
Для учета расчетов по компенсациям расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей. Основание: решение о компенсации (ф. 0504517).
Для учета расчетов по закупкам товаров, работ, услуг малого объема. Основание: заявки-обоснования (ф. 0504518 или ф. 0510521) (п. 2 Приказа Минфина России от 28.06.2022 № 100н).
Внимание
Требование о применении электронных унифицированных документов закрепите в своей учетной политике.
При централизованном ведении учета на бумажном носителе такие унифицированные формы электронных документов составляйте, если:
- федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составлять, хранить документы исключительно на бумажном носителе (методические указания);
- отсутствует техническая возможность представить и хранить электронный документ, но в целях обеспечения интеграции информационных систем и реализации принципа однократного ввода данных требуется его электронная копия. Соответствующий порядок необходимо установить правилами документооборота, утвержденными в рамках учетной политики.
Пример оформления отчета о расходах подотчетного лица в 1С
В качестве основания возьмем заявку-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо. Посмотрим, как работать в программе 1С:Бухгалтерия государственного учреждения ред. 2.0.
Условие примера
10.05.2023 Соколову А. Ю. из кассы бюджетного учреждения выдали 2 000 рублей, чтобы он оплатил услуги по переплету документов. Это были средства субсидии на выполнение государственного задания. Основание: заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема.
15.05.2023 в программе 1С:Бухгалтерия государственного учреждения ред. 2.0 сотрудник Соколов А. Ю. оформил отчет о расходах подотчетного лица. В тот же день отчет о расходах подотчетного лица утвердил руководитель учреждения.
Для оформления заявки-обоснования (ф. 0510521) в 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0 (далее – БГУ2) применяют документ «Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо». Для этого нужно зайти в раздел «Денежные средства» – «Расчет с подотчетными лицами».
В реквизите «Подотчетное лицо» шапки документа «Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо» следует указать подотчетное лицо, которое закупало товары, работы, услуги малого объема из справочника «Сотрудники».
Далее в табличной части на закладке «Товары, работы, услуги» следует указать ОКПД (реквизит «Объект (предмет) закупки»), количество, сумму, КФО, КПС и КЭК услуги (рис. 1).
Рисунок 1
На закладке «Бухгалтерская операция» будет автоматически подставлена типовая операция «Принятие обязательств по выплате подотчетному лицу». Для формирования проводок по принятию бюджетных и денежных обязательств следует поставить галочку «Принять (бюджетные) обязательства».
Для отражения выдачи денежных средств подотчетному лицу на основании сформированной заявки-обоснования (ф. 0510521) следует оформить документ «Расходный кассовый ордер» (ф. 0310002). Для этого в документе «Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо» БГУ2 по кнопке «Создать на основании» следует выбрать пункт «Расходный кассовый ордер» (рис. 2).
Рисунок 2
Для отражения произведенных расходов подотчетным лицом в БГУ2 следует воспользоваться документом «Отчет о расходах подотчетного лица» раздела «Денежные средства» – «Расчет с подотчетными лицами». Документом-основанием, в соответствии с которым было принято решение о выдаче денег подотчетному лицу, является заявка-обоснование (ф. 0510521).
В созданном документе «Отчет о расходах подотчетного лица» в шапке следует выбрать подотчетное лицо, предоставившее отчет. На закладке «Аванс» укажите документ-основание: ранее созданный документ «Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо».
В табличной части «Документы выдачи аванса» закладки «Аванс» следует добавить ранее выданный расходный кассовый ордер, согласно которому подотчетному лицу были выданы денежные средства (рис. 3).
Рисунок 3
Закладка «Товары, работы, услуги» будет частично заполнена данными из документа «Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо».
Далее в графе «Товары, работы, услуги» следует указать услугу, например номенклатуру «Услуги переплетные и связанные с переплетом аналогичных изделий» (рис. 4).
Внимание
В справочнике «Номенклатура» по заполненной услуге должен быть заполнен реквизит «Код ОКПД», соответствующий коду ОКПД при оформлении заявки-обоснования закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо.
Рисунок 4
На закладке «Бухгалтерская операция» будет автоматически подставлена типовая операция «Расходы подотчетного лица». При проведении документа будут сформированы бухгалтерские записи по расходам подотчетного лица (рис. 5).
Рисунок 5
По кнопке «Печать» – «Отчет о расходах подотчетного лица» можно сформировать печатную форму отчета (ф. 0504520) (рис. 6).
Рисунок 6
Если у вас остались вопросы по данной настройке и особенностям расчета, позвоните нам по номеру телефона 8 (499) 270-50-49 или напишите письмо на адрес электронной почты robzkv1c@4dk.ru.
