Когда возникает отпуск, использованный авансом
Отпуск авансом возникает, когда сотрудник берет дни отдыха, которые еще не заработал за текущий рабочий год. Если он увольняется до окончания этого года, образуется переплата отпускных за неотработанные дни.
В мини-курсе рассказали, как рассчитать отпускные: период, средний доход, правила выплаты. Собрали полезные алгоритмы расчета для разных ситуаций и актуальные формы документов для оформления выплат.
Право работодателя на удержание: статья 137 ТК РФ
Работодатель вправе, но не обязан удерживать из зарплаты суммы за неотработанные дни отпуска. Для этого не нужно согласие сотрудника — достаточно издать приказ.
Удержать отпускные при увольнении нельзя, если трудовой договор расторгли:
- при ликвидации компании;
- из-за сокращения штата;
- в связи с призывом на военную службу;
- при отказе от перевода по медицинским показаниям;
- если восстановили на работе прежнего сотрудника;
- из-за смерти работника или чрезвычайных обстоятельств.
В остальных случаях (например, при увольнении по собственному желанию или по соглашению сторон) удержание законно.
При увольнении можно удержать не больше 20 % от суммы, которая остается после вычета НДФЛ. Этот лимит действует для всех видов удержаний. С некоторых выплат (например, командировочных) удерживать средства нельзя, их надо выплатить в полном объеме.
Важно
Даже если сотрудник согласен с удержанием полной суммы, делать это нельзя. Из-за этого возможны претензии трудовой инспекции. Чтобы избежать рисков, лучше оформить добровольный возврат средств от сотрудника.
Как посчитать неотработанные дни отпуска и сумму переплаты
Чтобы рассчитать сумму удержания за неотработанные дни отпуска, необходимо:
- Определить стаж сотрудника: сколько полных месяцев он отработал в текущем рабочем году. Если остаток дней составляет 15 и больше, округляйте до месяца, если меньше 15 — не учитывайте.
- Рассчитайте положенные дни отпуска. Количество месяцев стажа умножьте на 2,33. Это стандартный коэффициент: 28 дней / 12 месяцев.
- Вычислите разницу. От фактически использованных дней отпуска отнимите то, что сотрудник заработал по стажу. Это и будут неотработанные дни.
- Определите сумму удержания. Разницу в днях умножьте на средний дневной заработок, который использовали при расчете отпускных.
Пример
Сотрудник увольняется 28 октября. Рабочий год начался 1 февраля. Он уже отгулял 28 дней отпуска, средний дневной заработок — 2715 ₽.
- За 9 месяцев стажа ему полагался 21 день отпуска (9 месяцев × 2,33).
- Он отгулял 28, значит, взял авансом 7 дней (28 дней − 21 день).
- Необходимо удержать 19 005 руб. (7 дней × 2 715 руб.).
Как составить график отпусков и ознакомить с ним сотрудников — рассказали в мини-курсе. Разобрали, когда сотрудник может взять отпуск и для кого он может быть удлиненным. Собрали рекомендации, как делить отпуск на части, и рассказали, какая ответственность может быть за несоблюдение графика отпуска или его отсутствие.
Оформление удержания: приказ и записка-расчет
Чтобы оформить удержание, издайте приказ со ссылкой на статью 137 ТК РФ. Закон этого не требует, но документ пригодится для внутреннего учета. В нем необходимо зафиксировать:
- Ф. И. О. увольняющегося работника;
- период отпуска, за неотработанные дни которого производите удержание;
- количество дней отпуска, за которые удерживаете отпускные;
- сумму удержания.
Образец приказа об удержании излишне выплаченных работнику отпускных за неотработанные дни отпуска при увольнении скачайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа, возьмите пробный от Что делать Консалт на два дня.
Важно
Подпись сотрудника в приказе необязательна, но ознакомить его с документом необходимо. Это поможет снизить риски оспаривания выплат при расторжении трудового договора.
После приказа внесите данные об удержании излишне выплаченных отпускных в записку-расчет и расчетный листок.
Документы при увольнении
Работодатель обязан выдать работнику при увольнении расчетный листок, в котором должны быть указаны все суммы, подлежащие выплате, в день увольнения. По запросу сотрудника нужно выдать персонифицированные сведения о нем. Эксперты КонсультантПлюс составили подробную инструкцию, какие документы и по каким условиям нужно передать уволенному работнику. В Готовом решении — все необходимые образцы, разбор нетиповых ситуаций и ссылки на разъяснения контролирующих органов.
Что делать, если удержать всю сумму не удалось
Если работодатель переплатил сотруднику отпускные, то при увольнении принудительно удержать эти деньги не получится. Суды в таких случаях на стороне работника, если переплата не была следствием счетной ошибки или недобросовестных действий сотрудника (Обзор судебной практики ВС РФ за третий квартал 2013 г., определение ВС РФ от 12.09.2014 № 74‑КГ14‑3, письма Минтруда от 30.03.2021 № 14‑3/ООГ‑2784 и Роструда от 12.03.2025 № ПГ/03396‑6‑1).
Компания может попросить сотрудника вернуть долг добровольно. Если он откажется, судиться нецелесообразно — проще списать эту сумму на расходы компании.
Налоги и взносы при удержании отпускных
Если вы удержали переплату по отпускным при увольнении, налоги и взносы нужно пересчитать. Минфин в своих письмах предлагает два способа.
- Вернуться к периоду, когда отпускные были начислены, и пересчитать налоговые обязательства. Одновременно необходимо подать уточненные расчеты по 6‑НДФЛ и РСВ.
- Сделать корректировку в месяце увольнения: начислить налоги и взносы только на разницу между итоговой выплатой и суммой удержания.
В обоих случаях конечная сумма налогов и расчет с сотрудником не меняются. Если же компания решила простить долг сотруднику, лучше не включать эту сумму в расходы по налогу на прибыль. Подробнее о налогообложении удержаний — в Готовом решении КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа, возьмите пробный от Что делать Консалт на два дня.
