Кто сдает 6-НДФЛ за 9 месяцев, а кому можно не отчитываться
Расчет по форме 6-НДФЛ обязаны сдавать все налоговые агенты: организации и индивидуальные предприниматели, которые начисляют или выплачивают доходы работникам и другим физическим лицам.
Для вновь созданной организации отдельного порядка нет — она отчитывается на общих основаниях. Ее налоговый период начинается со дня создания юридического лица и заканчивается 31 декабря того же года.
Если доходы не начислялись и не выплачивались, формально обязанности подавать расчет нет. Однако, если просто не сдать отчет, налоговая может расценить это как непредставление отчетности. Безопаснее направить в инспекцию письмо с указанием причины, по которой организация не сдает 6-НДФЛ. Это поможет избежать блокировки операций по банковским счетам.
Алгоритм расчета НДФЛ за 2026 год разобрали в мини-курсе. Описали, как работает пятиступенчатая система налоговых ставок, как переносить вычеты и как платить налог за нерезидентов.
Срок сдачи и куда подавать
Отчет за 9 месяцев нужно сдать не позднее 25 октября. В 2026 году 25 октября выпадает на воскресенье, поэтому срок переносится на ближайший рабочий день — 26 октября 2026 года.
Расчет за три квартала 2026 года организации обязаны сдать по месту нахождения. Если у компании есть обособленные подразделения, нужно сдать отчет по месту их учета:
- по доходам работников таких подразделений;
- по доходам физических лиц, привлеченных по гражданско-правовым договорам через эти подразделения.
Если обособленных подразделений несколько, возможны два варианта:
- Расчет подают по месту нахождения головной организации или выбранного подразделения — если организация и подразделения находятся в одном муниципальном образовании.
- Расчет подают через выбранное подразделение — если подразделения расположены в одном муниципальном образовании, а головная организация в другом. О своем решении нужно уведомить инспекцию, через которую будет представляться расчет. Остальные налоговые органы получат информацию автоматически.
Индивидуальные предприниматели обязаны отчитаться по месту жительства. ИП на патенте сдает 6-НДФЛ по работникам, занятым в патентной деятельности, в инспекцию, где он состоит на учете как плательщик ПСН. Обычно это налоговая, куда подавалось заявление на патент.
НДФЛ за сотрудников в обособленном подразделенииКак уплатить НДФЛ и сдать отчетность по ОП
В общем случае налог с доходов сотрудников по обособленному подразделению (ОП) нужно платить через ЕНС. Об исчисленных суммах налога по обособленному подразделению нужно уведомить инспекцию по месту учета организации. Эксперты КонсультантПлюс составили инструкцию, как начислять НДФЛ и сдавать отчетность за сотрудников обособленного подразделения.
Форма и способ сдачи
Основной способ представления расчета — электронный: по телекоммуникационным каналам связи с подписанием квалифицированной электронной подписью.
На бумаге вправе отчитаться только те налоговые агенты, у которых численность физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, не превышает 10 человек включительно. Если налоговый агент обязан сдавать расчет электронно, но представил его на бумаге, возможен штраф 200 рублей.
Иностранные организации направляют расчет через личный кабинет налогоплательщика, а при отсутствии такой возможности — по ТКС через оператора электронного документооборота.
Подробный алгоритм, как заполнить и сдать расчет, описали в мини-курсе. Разобрали, как заполнить каждый раздел отчета, как представить его в ИФНС и как отразить нестандартные ситуации.
Что входит в состав расчета
В состав расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев входят:
- титульный лист;
- раздел 1 «Данные об обязательствах налогового агента»;
- раздел 2 «Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом».
Справки о доходах (ранее — 2-НДФЛ) в отчет за 9 месяцев не включаются: их представляют в составе годовой отчетности.
Образец заполнения расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев 2026 года скачайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа, возьмите пробный от Что делать Консалт на два дня.
Титульный лист: код периода 33
На титульном листе в поле «Отчетный период (код)» укажите 33 — код 9 месяцев. Рядом заполните календарный год — 2026.
В поле «Код по ОКТМО» ставят код муниципального образования по месту нахождения организации, обособленного подразделения, выбранного подразделения, месту жительства ИП либо месту осуществления деятельности ИП на патенте. Если код состоит из восьми знаков, свободные позиции не заполняйте.
ИНН и КПП заполните из документов о постановке на налоговый учет. Организации указывают десятизначный ИНН и КПП, предприниматели — только двенадцатизначный ИНН.
В поле «Номер корректировки» первичный расчет обозначают кодом «0--». Уточненный расчет нумеруют последовательно: «1--», «2--» и т. д. НДФЛ в отчете округляют до целых рублей, а доходы и вычеты отражают с копейками.
Раздел 1: удержанный налог по шести срокам
В разделе 1 отражают суммы НДФЛ, подлежащие перечислению в бюджет, а также налог, возвращенный физическим лицам за период с 1 января по 30 сентября. В таблице разобрали, как заполнить удержанный налог по шести срокам 2026 года.
Удержанный налог в 6-НДФЛ
| Строка 6-НДФЛ за 9 месяцев | Период удержания налога |
|---|---|
| 020 | с 1 января по 30 сентября |
| 021 | с 1 по 22 июля |
| 022 | с 23 по 31 июля |
| 023 | с 1 по 22 августа |
| 024 | с 23 по 31 августа |
| 025 | с 1 по 22 сентября |
| 026 | с 23 по 30 сентября |
На какую дату нужно удержать НДФЛ — читайте в Готовом решении КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа, возьмите пробный от Что делать Консалт на два дня.
Строки 030‒036: если возвращали налог физлицам
Если налоговый агент возвращал НДФЛ, в расчете нужно заполнить строки 030–036. В строке 030 заполните общую сумму возврата с начала года. Далее суммы распределяют по периодам третьего квартала:
- с 1 по 22 июля;
- с 23 по 31 июля;
- с 1 по 22 августа;
- с 23 по 31 августа;
- с 1 по 22 сентября;
- с 23 по 30 сентября.
Важно
Суммы возврата НДФЛ обязательно нужно заполнить в строках 190–196 раздела 2.
Раздел 2: доходы, вычеты и исчисленный налог
В раздел 2 включают доходы, дата фактического получения которых приходится на период с января по сентябрь включительно. Если доходы облагаются по разным ставкам, раздел 2 заполняется отдельно для каждой ставки. При различии еще и кодов КБК потребуется сформировать несколько разделов 2 — по числу комбинаций «ставка + КБК». Правила заполнения ключевых строк раздела 2 описали в таблице.
Раздел 2 расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев
| Строка | Правила заполнения |
|---|---|
| 100 | Ставка налога: 13, 15, 18, 20, 22, 35 или 30 % |
| 110 | Количество физических лиц, которые получали доходы с 1 января по 30 сентября 2026 года |
| 120 | Общая сумма доходов за 9 месяцев, включая зарплату, премии и отпускные, без уменьшения на налог и вычеты |
| 130 | Стандартные, социальные и имущественные вычеты |
| 131 | Налоговая база по всем физическим лицам |
| 140 | Исчисленный НДФЛ |
Как налоговому агенту рассчитать НДФЛ — читайте в Готовом решении КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа, возьмите пробный от Что делать Консалт на два дня.
Какие доходы не включать в расчет за 9 месяцев
Доходы, полностью освобождаемые от налогообложения, в расчет 6-НДФЛ не включаются. Их состав определен статьей 217 НК РФ. К примеру, не нужно отражать единовременную материальную помощь, выплаченную работнику в связи со смертью члена семьи. Не включают в расчет доходы, по которым физические лица исчисляют налог самостоятельно, например выручку от продажи имущества.
Строки 160‒196: удержано, не удержано, возвращено
В строках 160–166 показывают удержанный налог с разбивкой по периодам третьего квартала. Строка 160 может не совпадать со строкой 140. Например, если были доходы в натуральной форме, с которых налог не удерживался.
Строка 170 — НДФЛ, который организация не сможет удержать до 31 января 2027 года. Пример: налог с подарка человеку, не получившему от компании денежных доходов.
Строка 180 — излишне удержанный и не возвращенный физическим лицам налог. В строках 190–196 отражают возвращенный НДФЛ, с детализаций по тем же периодам третьего квартала.
Как проверить расчет перед отправкой
Перед отправкой расчета 6-НДФЛ рекомендуется проверить его по контрольным соотношениям ФНС. Если контроли не выполняются, инспекция начислит суммы на единый налоговый счет по расчету только после камеральной проверки.
Дополнительно: нужно проверить показатели строк внутри самого расчета и соответствие сумм фактически произведенным выплатам.
Кроме того, рекомендуется сравнить доходы в 6-НДФЛ с МРОТ по каждому работнику и со средней зарплатой по отрасли в регионе. Если доходы окажутся ниже этих значений, налоговая может потребовать пояснения или исправления.
Штрафы и что делать с найденной ошибкой
За просрочку сдачи 6-НДФЛ предусмотрен штраф 1000 рублей за каждый полный и неполный месяц. При задержке более 20 рабочих дней инспекция вправе приостановить операции по банковским счетам. Должностное лицо, ответственное за представление расчета, может быть оштрафовано на 300–500 рублей.
За ошибки и недостоверные сведения в расчете предусмотрен штраф 500 рублей (п. 1 ст. 126.1 НК РФ). Ошибочными могут признать любые неверные реквизиты: персональные данные, коды доходов и вычетов, суммовые показатели. Штраф могут снизить, если ошибка не привела к занижению НДФЛ.
Если ошибку выявили самостоятельно, подайте уточненный расчет до того, как о ней узнает налоговая. В этом случае штрафа по статье 126.1 НК РФ не будет. Если расчет должен быть электронным, а представлен на бумаге, штраф 200 рублей.
Камеральная проверка 6-НДФЛ длится три месяца с даты представления. При выявлении противоречий или ошибок инспекция может запросить пояснения. Направить их нужно в течение пяти рабочих дней.
