Как уничтожить бухгалтерские документы с истекшим сроком хранения?

Ответ эксперта

Вопрос:

У нас накопилось много бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения. Как с ними поступить, чтобы не нарушить закон?

Ответ:

Бухгалтерские документы уничтожают по истечении сроков хранения, установленных законодательством. Перечень документов, выделенных к уничтожению, определяет комиссия. После этого документы уничтожают физически, о чём составляют акт.

Обоснование:

Рекомендуем при уничтожении бухгалтерских документов придерживаться следующего порядка.

Шаг первый

Создайте экспертную комиссию по уничтожению документов. Её персональный состав утвердите приказом руководителя организации. Основной задачей комиссии является отбор документов для уничтожения. В её состав включите специалистов, способных оценить практическое значение и сроки хранения документов. В частности, для экспертизы ценности бухгалтерских документов включите в комиссию бухгалтера.

Если в вашей организации сложная организационная структура (например, есть филиалы), то можно дополнительно создать центральную экспертную комиссию, которая будет координировать работу экспертных комиссий (п. п. 4.7, 4.9 Правил хранения документов, утверждённых Приказом № 526).

На экспертную комиссию могут быть возложены следующие обязанности:

• выделение к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению, с составлением соответствующих актов;
• участие в процедуре уничтожения документов с составлением акта об их уничтожении;
• подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не установленных законодательно;
• участие в разработке документооборота организации;
• организация хранения документов.

Задачи и функции экспертной комиссии зафиксируйте в положении о такой комиссии. За основу можно взять Примерное положение об экспертной комиссии организации.

Шаг второй

Проведите экспертизу бухгалтерских документов. В ходе экспертизы комиссия изучает бухгалтерские документы и определяет их сроки хранения. По результатам экспертизы силами комиссии сделайте следующее (п. 4.11 Правил хранения документов, утверждённых Приказом № 526):

• составьте описи документов, отобранных для постоянного хранения;
• выделите документы с истекшими сроками хранения.

Шаг третий

Составьте акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Укажите в акте перечень документов, выделенных к уничтожению. Вы можете включить в него только те документы, срок хранения которых закончился к 1 января года составления акта (п. 4.11 Правил хранения документов, утверждённых Приказом № 526).

Вы можете использовать форму акта, приведённую в Правилах хранения документов, утверждённых Приказом № 526, или самостоятельно разработанную форму. Перечень документов, внесённых в акт, согласуйте на заседании экспертной комиссии. После этого акт утвердите у руководителя организации (п. 4.11 Правил хранения документов, утверждённых Приказом № 526).

Кстати, вы можете не составлять указанный акт, а перечень документов, подлежащих уничтожению, привести непосредственно в акте об уничтожении бухгалтерских документов. Такой порядок должен быть установлен в локальном нормативном акте вашей организации.

Шаг четвёртый

Уничтожьте бухгалтерские документы и зафиксируйте это актом. Вы можете это сделать сами, например, силами экспертной комиссии, а можете привлечь специализированную организацию. В этом случае рекомендуем передачу бухгалтерских документов на уничтожение и их непосредственное уничтожение проводить под контролем экспертной комиссии или назначенного для этого работника организации.

Такой надзор обеспечит конфиденциальность сведений, содержащихся в уничтожаемых бухгалтерских документах. Для фиксации факта физического уничтожения бухгалтерских документов составьте акт об их уничтожении. Утверждённой формы такого акта нет, поэтому составьте его в произвольной форме.

В акте укажите:

• перечень уничтоженных бухгалтерских документов или реквизиты акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• способ уничтожения документов (например, измельчение документов в шредере или стирание информации в случае электронных документов). Если документы были уничтожены сторонней организацией, то включите в акт реквизиты первичного документа, оформленного по факту оказания услуги.

После уничтожения бухгалтерских документов акт подписывают члены комиссии и утверждает руководитель организации.

Узнать о том, как хранить бухгалтерские документы с учётом требований ФСБУ 27/2021 вы можете из готового решения.

Ответ подготовлен экспертами Линии консультаций «Что делать Консалт»

Готовые решения СПС КонсультантПлюс подскажут, как действовать в конкретной ситуации: пошаговые инструкции, образцы документов, ссылки на правовые акты.