«ГосЛог»: гид по изменениям для перевозчиков и экспедиторов

Зачем внедряют «ГосЛог» и что это за ресурс

«ГосЛог» — это специальная система, где будет собрана вся информация о грузоперевозках. Данные будут подтягиваться с ресурсов налоговой, ГИБДД «Платона» и ГИС ЭПД. Вести бизнес в этой сфере, не заявив о себе ведомствам, не получится.

Ресурс свяжет грузовладельцев, экспедиторов, перевозчиков, водителей и государство с помощью различных сервисов. Они будут работать в режиме единого окна.

Платформу запускают поэтапно. Уже начал работу реестр экспедиторов, аналогичный перечень перевозчиков появится через год. Подробнее о каждом реестре расскажу ниже.

Внедрение «ГосЛога» дает три преимущества.

1. Прозрачность контрагентов. В системе формируется цифровой профиль с проверенными данными: нарушения, разрешения, парк техники. Это готовый инструмент для комплексной проверки потенциального бизнес-партнера.
2. Экономия ресурсов. Уходит дублирование документов, обмен данными с госорганами автоматизируется.
3. Контроль перевозки в процессе. Движение груза можно отслеживать в реальном времени через камеры и навигационные пломбы. Это снижает риски потерь и хищений.

Занимаетесь международными перевозками? Оказываете экспедиторские услуги в этой сфере? Кроме работы через платформу «ГосЛог», надо учитывать нюансы уплаты НДС. Ведь некорректное определение базы и ставок чаще всего приводят к штрафам и финансовым потерям. Записали вебинар с разбором типовых ошибок и способов снижения рисков.

Смотреть видео

Кто и когда должен войти в реестр экспедиторов

ИП и компании с 1 марта 2026 года не могут оказывать экспедиторские услуги, если о них нет информации в реестре платформы «ГосЛог». Правило распространяется на всех, кто организует перевозку: заключает договоры, оформляет сопроводительные документы, привлекает перевозчиков, координирует процесс.

Когда подать уведомление в Ространснадзор

Чтобы попасть в реестр, нужно соответствовать двум критериям:

• у руководителя компании или ИП не должно быть непогашенной судимости по экономическим преступлениям (гл. 22 УК РФ);
• за последние 12 месяцев — не больше одного административного нарушения в сфере транспортно-экспедиционной деятельности.

Подтверждать это документами не требуется. Ространснадзор сам проверит сведения через системы межведомственного электронного взаимодействия — запросит данные в МВД и ФНС.

Как войти в реестр экспедиторов

Достаточно подать уведомление в Ространснадзор. Это можно сделать электронно или в бумажном виде: надо заполнить форму и отправить в ведомство заказным письмом с описью вложения. Второй способ рабочий, но долгий, поэтому расскажу об электронном уведомлении. Здесь несложная процедура, но есть нюансы, из-за которых процесс может затянуться.

1. Получите электронную подпись. Подойдет квалифицированная электронная подпись (КЭП) или усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) на руководителя, ИП или представителя по доверенности. Сотрудникам нужна подпись физлица из аккредитованного удостоверяющего центра. КЭП выдают в налоговой или у доверенных удостоверяющих центров ФНС. УНЭП можно оформить через приложение «Госключ».

2. Проверьте данные в реестрах. Убедитесь, что адрес, коды ОКВЭД в ЕГРЮЛ или ЕГРИП актуальны. Система автоматически сверяет данные. Любое расхождение — формальный повод для отказа.

3. Подайте уведомление через «Госуслуги». Для этого нужно войти в личный кабинет ИП или компании, выбрать раздел «Размещение сведений об экспедиторах в реестре уведомлений о ТЭД».

Заполните сведения об ИП или компании, контакты и перечень услуг. При подаче на вопрос о наличии записи в реестре выбирайте ответ «Нет». Подпишите заявление электронной подписью и отправьте. Если всё заполнено корректно и данные совпадают с госреестрами, уведомление примут без дополнительных запросов.

4. Дождитесь подтверждения. Ространснадзор рассматривает заявку до пяти рабочих дней. При положительном решении сведения автоматически появятся в реестре, а в личный кабинет придет уведомление и выписка. С этого момента ваша деятельность как экспедитора становится легальной.

Реестр перевозчиков на платформе «ГосЛог»

Отдельный реестр для перевозчиков появится в марте 2027 года. Это следующий этап цифровизации. ИП и компании, которые выполняют коммерческие перевозки на грузовом транспорте с разрешенной максимальной массой свыше 3,5 тонн, обязаны туда включиться. На подачу уведомления отведут 30 дней с даты запуска реестра. Если не уложиться, работать в сфере перевозок нельзя.

Чтобы попасть в реестр, придется:

• подтвердить наличие в штате аттестованного специалиста, который отвечает за безопасность дорожного движения;
• указать поименный список всех транспортных средств, используемых в коммерческих целях, с привязкой к документам о праве собственности или аренды.

Что меняется для всех участников логистических цепочек

ЭДО. С 1 сентября 2026 года все должны перейти на электронные перевозочные документы (ЭПД). Это касается транспортных накладных (ЭТрН), заказов-нарядов и заявок, экспедиторских документов: поручений, складских и экспедиторских расписок.

Бумажные версии можно будет использовать в исключительных случаях. Их перечень утвердит Минтранс. На момент подготовки статьи есть только проект приказа, который называет шесть ситуаций. Туда входят:

• перевозка в условиях ЧС или других спецрежимов;
• транспортировка воинских либо государственных грузов;
• каботажная перевозка, когда перевозчик из ЕАЭС;
• случаи, когда груз перевозят по заказу иностранного лица или в личных целях, а не для предпринимательства.

Как работать с ЭДО в перевозках

Узнайте, как заполнять путевые листы и исправлять ошибки. Подготовили удобные памятки, разобрали риски и штрафы за допущенные в документах недочеты.

Пройти мини-курс

Электронные перевозочные документы будут подписывать с помощью КЭП или УНЭП. КЭП подходит для любых случаев. УНЭП — только для систем, которые работают через «Госключ». У УНЭП есть и ограничение: сотруднику придется самостоятельно осваивать приложение и разбираться в его настройках.

Водителю отдельный сертификат КЭП не нужен. Достаточно простой электронной подписи, которую формирует сервис логистики.

Важно
Если сотрудник действует от имени ИП или компании, понадобится машиночитаемая доверенность (МЧД). Она позволяет проверять полномочия автоматически. Поэтому она отличается от привычного бумажного варианта не только форматом. У нее другой порядок оформления, хранения, отмены. Как правильно работать с такими документами — узнайте в инструкции от экспертов КонсультантПлюс.

Проверка грузов. Экспедиторов обязали принимать меры, чтобы выявлять в грузе запрещенные, изъятые из оборота или ограниченные в обороте предметы и вещества. Например, выборочный досмотр. В перечень предметов входят, например, этиловый спирт, драгоценные металлы, контрафакт и товары без маркировки. (Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ, Постановление Правительства РФ от 18.11.2025 № 1828).

Проверка контрагента. Публичные реестры на платформе «ГосЛог» упростят проверку перевозчиков и экспедиторов. Заказчик сможет быстро увидеть, есть ли компания в реестре и можно ли с ней работать. Отсутствие записи — повод для отказа в сотрудничестве. Это позволит избежать рисков и претензий со стороны налоговой.

Какие санкции есть за нарушение новых правил

За работу без включения в реестр экспедиторов предусмотрена административная ответственность по статье 11.14.3 КоАП РФ.

Как подготовиться к переходу на «ГосЛог»

1. Перед подачей сведений в реестр проверьте учредительные документы. Убедитесь, что в них верно указаны ОКВЭД, юридический адрес и другие реквизиты. Ошибка в данных может затянуть регистрацию.
2. Заранее оформите электронные подписи. Они понадобятся всем, кто будет работать с ЭДО: директору, логисту, бухгалтеру и другим сотрудникам, подписывающим документы.
3. Выберите оператора ИС ЭПД на сайте ФНС. Это компания, через которую оформляют электронные перевозочные документы. Проверьте, есть ли у нее аккредитация Минтранса и роуминговые соглашения с другими участниками рынка. После этого проведите тестовый обмен документами с ключевыми контрагентами.
4. Обновите договоры. Закрепите в них обязанность использовать электронные документы и пропишите ответственность за неполные или недостоверные сведения о грузе.
5. Обучите сотрудников. Логисты, бухгалтеры и другие участники процесса должны понимать, как работать с электронными перевозочными документами без ошибок.

Как не пропускать нововведения

Добавляйте в закладки тематические подборки обновлений в законах и правилах для договора перевозки грузов и транспортной экспедиции. Их своевременно дополняют — вы всегда будете оставаться в повестке. Если доступа к системе КонсультантПлюс у вас нет, используйте наш пробный.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос

Правда ли, что с 1 сентября 2026 года бумажные накладные полностью запретят?

Ответ

Да, их использование станет исключением. Основным и единственным легитимным способом оформления перевозки будет электронный документ, переданный через ГИС ЭПД. Бумажные накладные останются только в специально оговоренных Минтрансом случаях, их перечень на момент написания статьи окончательно не утвержден.

Вопрос

Если я ИП и у меня одна грузовая «ГАЗель» до 3,5 тонн, коснутся ли меня новые реестры?

Ответ

В 2026 году нет, если вы не оказываете экспедиторских услуг. Реестр перевозчиков 2027 года ориентирован на транспорт тяжелее 3,5 тонн. Однако готовиться к цифровизации документооборота (ЭПД) нужно всем участникам перевозок, вне зависимости от массы авто.

Вопрос

Могут ли нам отказать во включении в реестр экспедиторов на платформе «ГосЛог» из-за ошибки в заявлении?

Ответ

Да, отказ возможен. Наиболее частые причины: несоответствие заявителя требованиям (судимость, нарушения), недостоверные сведения о компании или отсутствие полного пакета документов (если вы подаете не через «Госуслуги»). В этом случае вы получите мотивированное уведомление с указанием причины и сможете подать заявление повторно после устранения замечаний.

Полезные инструменты

Поделюсь дополнительными материалами, которые помогут в работе с договорами перевозки и транспортно-экспедиторских услуг:

Путеводитель по договору транспортной экспедиции, реестр уведомлений на «ГосЛоге»

Как заполнить транспортную накладную

Формы документов: перевозка и транспортная экспедиция

Новое в налогах по договору транспортной экспедиции

Новое в налогах для перевозки грузов автотранспортом