Отпускные на простых примерах: как рассчитать дни и суммы

Рассказали, как устанавливают количество дней отпуска, от каких данных отталкиваются при расчете сумм и почему отпускные могут быть меньше зарплаты. Все расчеты показали на примерах. Читайте, чтобы было меньше разногласий между работником и работодателем.

Что такое рабочий год, как он влияет на отпуск

Хотя в ТК РФ нет понятия «рабочий год», он не равен календарному. У каждого работника он свой, и начинается он с первого рабочего дня. Продолжительность отпуска зависит от количества дней, которые работник отработал у конкретного работодателя. Если у работника были случаи, когда он отсутствовал без уважительных причин на работе, отпуск без сохранения зарплаты или отпуск по уходу за ребенком, эти дни следует исключить из общего стажа работы (ст. 121 ТК РФ).

Пример

Семенова И. И. приняли на работу в ООО «Кубик» с 28 мая 2022 г. Его первый рабочий год — это период с 28.05.2022 по 27.05.2023. С 1 по 20 сентября 2023 г. он был в отпуске без сохранения зарплаты, а это 20 календарных дней. Поэтому его второй рабочий год следует продлить на 6 дней отпуска без сохранения зарплаты:

20 дней — 14 дней = 6 дней

Второй рабочий год — с 28.05.2023 по 02.06.2024 (письма Минтруда России от 23.11.2018 № 14-2/В-933, ГИТ по г. Москве от 04.06.2020 № 77/10-20669-ОБ/18-1299).

Как делить отпуск на части

Отпуск можно разделить на части по соглашению между работником и работодателем. Одна из частей должна быть как минимум 14 календарных дней. Все остальные части отпуска могут составлять разное количество дней, хоть один (ст. 125 ТК РФ, письма Минтруда России от 08.07.2021 № 14-2/ООГ-6477, Роструда от 17.07.2009 № 2143-6-1).

Какие дни в отпуске следует оплачивать

В отпуске следует оплачивать все дни, в том числе выходные. Включая выходные, которые переносят. Однако праздничные дни во время отпуска не считают и не оплачивают, вне зависимости от режима работы (ст. 120 ТК РФ, Рекомендации Роструда).

Пример

Савинов А. А. идет в отпуск с 01.05.2024 на 14 календарных дней. Тогда его отпуск продлится с 01.05 по 16.05.2024, так как праздники 1 и 9 мая в дни отпуска не входят. Оплатить нужно только 14 дней отпуска.

Как считают отпускные

Прежде всего напомним, как рассчитывают отпускные. Отпускные выплачивают на основе среднего заработка. Средний заработок для оплаты отпусков, которые предоставляют в календарных днях:

средний дневной заработок работника (СДЗ) × количество дней отдыха

Обычно СДЗ считают по такой формуле:

СДЗ = Доход за расчетный период / Отработанное время в календарных днях

Доходы включают в себя зарплату, премии и надбавки (ст. 139 ТК РФ).

Внимание

Такие выплаты, как больничные, отпускные, материальная помощь и командировочные, при расчете дохода не учитывают.

Расчетный период для определения отпускных составляет 12 месяцев перед началом отпуска. Если сотрудник проработал менее 12 месяцев, то расчетный период определяется по отработанному времени. Следует учитывать заработок только у текущего работодателя. Если отпуск приходится нерабочие праздничные дни, такие как 23 февраля, 8 Марта или 1 Мая, то эти дни не оплачивают, но отпуск на них увеличивают.

Например, доход Аленкиной Т. А. за последние 12 месяцев составил 780 000 руб. В расчетном периоде она была на больничном 11 дней и получила за них 30 000 руб. То есть Аленкина Т. А. полностью отработала 11 месяцев, а еще месяц — не полностью. Необходимо вычислить, сколько календарных дней она отработала полностью. Для этого умножаем число полностью отработанных месяцев на среднее число календарных дней в месяце за вычетом праздников — 29,3, а именно:

29,3 × 11 месяцев = 322,3 календарных дня

Затем находим количество отработанных календарных дней в феврале. Из 28 дней вычитаем 11 больничных дней, делим остаток на календарное количество дней месяца и умножаем результат на 29,3:

(28 дней − 11 дней) / 28 дней × 29,3 = 17,79

Всего отработанных дней для расчета отпускных:

322,3 дня + 17,79 дня = 340,09 дня

Вычисляем СДЗ:

(780 000 руб. − 30 000 руб.) / 340,09 дня = 2 205,3 руб.

Отпускные за 28 дней:

2 205,3 руб. × 28 дней = 61 748,40 руб.

Как посчитать выгодный период, когда идти в отпуск

Вернемся к нашему вопросу: как выбрать лучшее время для отпуска. Иногда возникают ситуации, когда размер отпускных меньше зарплаты за месяц, а иногда наоборот. Например, если сотрудник получил большую премию в течение последних 12 месяцев перед отпуском, ее учтут при расчете среднедневного заработка. Таким образом, стоимость одного дня отпуска может быть больше стоимости рабочего дня в том же месяце. В результате получается, что отдыхать в такой месяц выгоднее, чем работать. Поэтому, если планируете отпуск на 28 календарных дней, лучше выбрать месяцы с наибольшим количеством рабочих дней, к примеру август. В таком случае отпускные будут не менее заработной платы.

В случаях, когда отпуск разбивают на несколько периодов, к примеру два отпуска по две недели, необходимо учитывать, сколько рабочих дней вынесут на выходные и какая разница в оплате возникнет.

Например, сотруднику Ваничкину Т. П. установили оклад 50 000 руб. Он идет в отпуск с 12 по 23 августа 2024 г. Расчетный период отработал полностью.

Рассчитаем среднедневной заработок:

12 дней × 50 000 руб. / (29,3 × 12 месяцев) = 1 706,48 руб.

Его отпускные составят:

1 706,48 руб. х 12 дней = 20 477,76 руб.

Для наглядности рассчитаем, сколько заработал бы Ваничкин Т. П., если бы не пошел в августе в отпуск. В августе 2024 г. – 22 рабочих дня, значит, стоимость одного:

50 000 руб. / 22 дня = 2 272,73 руб.

С 12 по 23 августа 10 рабочих дней и за них без отпуска он мог бы заработать:

2 272,73 руб. х 10 дней = 22 727,30 руб.

Таким образом, если Ваничкин Т. П. будет отдыхать в августе, то он потеряет в деньгах:

22 727,30 руб. – 20 477,76 руб. = 2 249,54 руб.