Электронный кадровый документооборот с 1 марта 2023 года

С 1 марта 2023 года заработают единые требования к составу и форматам документов в электронном виде. В статье читайте, какие документы возможно оформлять электронно, в чем плюсы и минусы ЭКДО и по каким правилам работать с 1 марта, если отказались от бумажных документов.

Любой образец документа найдете в КонсультантПлюс

Под электронным кадровым электронным документооборотом понимают создание, подписание, использование и хранение в электронном виде документов, связанных с работой. Дублировать их в бумажном виде не требуется (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).

Какие документы можно готовить в электронном виде

Электронный кадровый документооборот, или ЭКДО, позволяет заключать трудовые договоры и оформлять большинство кадровых документов (заявлений, уведомлений, приказов) в электронном виде, без распечатки. На бумаге остаются трудовые книжки, СТД-Р, приказы об увольнении, журналы инструктажей по охране труда и акты о несчастном случае (ст. 22.1 ТК РФ).

Плюсы и минусы ЭКДО

Плюсы электронного взаимодействия с работниками: скорость подписания кадровых документов, удобство поиска кадровых документов при проверках, экономия бюджета, места и времени всех сотрудников компании.

Минусы кадрового ЭДО: стоимость электронных систем для ЭДО, риск потери электронной информации, отказ части работников от ЭДО.

Несмотря на наличие минусов, крупные работодатели активно переводят сотрудников на электронное взаимодействие. Подробнее о плюсах и минусах ЭДО читайте в статье экспертов КонсультантПлюс.

Единые требования к ЭКДО

С 1 марта 2023 года вводят единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (Приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н).

Что включает ЭКДО?

В частности, электронный кадровый документ должен включать:

• основную часть;
• приложения к ней;
• файл электронной подписи (при наличии);
• машиночитаемую доверенность (при наличии);
• описание электронного документа, включающее, помимо прочего, код из перечня структурных элементов (приложение к приказу).

Требования установлены к каждому элементу. Как организовать электронный кадровый документооборот ‒ подскажет Готовое решение.

Как подписывают электронные документы?

Электронные кадровые документы работодатель и работник подписывают электронной подписью. Для трудовых договоров, уведомлений об их изменении, договоров о матответственности и приказов о дисциплинарных взысканиях работодателю нужна квалифицированная подпись, работнику ‒ неквалифицированная. Для остальных документов работодателю достаточно неквалифицированной подписи, работнику ‒ простой.

При введении ЭДО работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи и ее использование (ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ).

Пошаговые инструкции по кадровым вопросам – в КонсультантПлюс

Компенсация за подпись

Условия выплаты компенсации работнику за самостоятельное получение электронной подписи, включая порядок, размер и срок выплаты, перечень документов, можно закрепить в трудовом договоре или ЛНА работодателя. Работника нужно ознакомить с документом (ч. 2 ст. 22, ч. 2 ст. 22.1, ст. 22.3, ч. 4 ст. 57, ч. 3 ст. 68, ч. 5 ст. 312.1, ч. 5 ст. 312.2, ч. 5 ст. 312.3 ТК РФ).

Полагаем, что отказ выплатить бывшему работнику такую компенсацию приведет к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. В дополнительных материалах можно также найти ответ на вопрос по поводу порядка получения электронных подписей разных видов:

Как получить простую электронную подпись

Как получить усиленную неквалифицированную электронную подпись

Как получить усиленную квалифицированную электронную подпись