Трудовым законодательством для сотрудников предусмотрены различные виды компенсаций. В Трудовом кодексе встречаются понятия «компенсационные выплаты» и «выплаты компенсационного характера». И, несмотря на похожее звучание, речь идет о разных выплатах, это часто и вызывает путаницу у бухгалтеров.
Эксперт рассказывает о том, чем отличаются эти понятия и какие виды выплат полагаются сотрудникам от работодателя.
Итак, компенсационные выплаты и выплаты компенсационного характера предусмотрены ст. 164 ТК РФ и гл. 23 ТК РФ. И их необходимо различать, так как от этого зависит налогообложение.
Чем отличаются компенсационные выплаты и выплаты компенсационного характера?
Исходя из ст. 164 ТК РФ под компенсационными выплатами понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами.
Компенсационные выплаты выплачиваются от случая к случаю для возмещения однократных финансовых затрат. Они не входят в систему оплаты труда (не включаются в состав зарплаты) и не облагаются НДФЛ.
Сразу отметим, что законодательством предусмотрена необходимость представления соответствующих документов, подтверждающих расходы. При отсутствии документального подтверждения теряется компенсационный характер выплаты, и данная выплата подлежит обложению НДФЛ на общем основании (см. также Определение ВС РФ от 18.06.2020 № 308-ЭС20-9499).
О выплатах компенсационного характера говорится в ст. 129 ТК РФ. На основании данной статьи зарплата состоит из двух основных частей: непосредственно вознаграждения за труд и выплаты компенсационного и стимулирующего характера.
При этом компенсации по смыслу данной статьи являются элементами оплаты труда и не призваны возместить физическим лицам конкретные затраты, связанные с непосредственным выполнением трудовых обязанностей.
Выплаты компенсационного характера начисляются регулярно (например, ежемесячно) и, как правило, в качестве возмещения вредных условий или переработок. Они входят в состав зарплаты и облагаются НДФЛ.
Рассмотрим подробнее, какие выплаты входят в каждую из двух перечисленных категорий.
Решайте текущие вопросы бухгалтерии быстро и легко с «Типовыми ситуациями».
Полный перечень обстоятельств, при которых работники могут претендовать на компенсационные выплаты, закреплен в разделе VII ТК РФ. Приведем часто встречающиеся основания для выплаты в таблице.
Обстоятельства выплаты | Какие компенсации полагаются работнику |
| Разъездная работа или направление в командировку | Возмещение транспортных расходов, компенсация найма жилья, выплата суточных и полевых |
| Перевод в другую местность | Возмещение расходов на проезд и провоз багажа, суточные и подъемные |
| Выполнение государственных или общественных работ | Сохранение среднемесячного заработка на период выполнения общественных или государственных обязанностей |
| Совмещение работы с учебой | Оплата проезда к учебному заведению, учебный отпуск |
| Увольнение по особым обстоятельствам (ликвидация юрлица, смена собственника и т. д.) | Выплата выходного пособия, среднего заработка на период поиска работы |
| Задержка трудовой книжки при увольнении | Возмещение работнику упущенной выгоды в виде зарплаты, которую уволенный не смог получить на новой работе, поскольку не смог устроиться на нее без трудовой книжки |
| Вынужденный простой | Компенсация потерянного заработка, если простой не по вине работника |
| Задержка зарплаты и прочих выплат | Компенсация за каждый день задержки выплаты |
| Предоставление отпуска | Возмещение неиспользованных дней дополнительного отпуска – по заявлению работника, неиспользованный отпуск при увольнении – без заявления работника |
| Производственная травма | Оплата социальной и медицинской реабилитации после производственных травм |
| Использование личного имущества в рабочих целях | Возмещение амортизации личного имущества |
| Прохождение медосмотра и (или) обязательного психиатрического освидетельствования | Сохранение среднего заработка по месту работы |
| Прохождение диспансеризации | Освобождение от работы с сохранением среднего заработка |
| Сдача крови и ее компонентов | Освобождение от работы с сохранением среднего заработка, дополнительный день отдыха |
Кроме перечисленных в ТК РФ компенсаций, работодатель вправе вводить дополнительные, прописав их в локальных актах.
Что входит в выплаты компенсационного характера?
Выплаты компенсационного характера предусмотрены для работников, которые выполняют работу во вредных и тяжелых условиях, на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера (ч. 1 ст. 129 ТК РФ).
К ним относятся, в частности:
- выплаты работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 147 ТК РФ);
- выплаты за работу в местностях с особыми климатическими условиями (ч. 2 ст. 146 ТК РФ);
- при выполнении работ различной квалификации (ст. 150 ТК РФ);
- при совмещении профессий (должностей) (ст. 151 ТК РФ);
- при сверхурочной работе (ст. 152 ТК РФ);
- при работе в ночное время (ст. 154 ТК РФ);
- при работе в выходные и нерабочие праздничные дни (ст. 153 ТК РФ).
Стоит отметить, что компенсационные надбавки могут носить разовый характер (например, направление работника в командировку в местность с особыми климатическими условиями или временное поручение работнику выполнения работ различной квалификации). В данном случае размер и порядок компенсационной выплаты назначаются в соответствии с локальными нормативными актами организации и в соответствующем приказе руководителя. При этом, например, при привлечении работника к работе в ночное время или выходной день учитывается в том числе согласие самого работника (ст. 113 ТК РФ).
Размеры компенсационных выплат не могут быть меньше размеров, предусмотренных действующим законодательством. Коллективным договором или локальными нормативными актами организации данные выплаты могут быть установлены в повышенном размере (ч. 5, 6 ст. 135 ТК РФ).
Вопрос:
Облагаются ли компенсации, в частности, на мобильную связь сотрудника НДФЛ?
Ответ:
По общему правилу компенсации не облагаются НДФЛ. Однако некоторые виды компенсаций не облагаются НДФЛ в пределах норм (например, компенсация за молоко) или при выполнении определенных условий (например, использование личного автомобиля в пределах сумм, указанных в соглашении). Поэтому нужно рассматривать каждую компенсацию в отдельности.
Компенсация расходов работника на мобильную связь в размере, установленном в трудовом договоре или отдельном соглашении (но не выше фактических затрат работника), не облагается НДФЛ и всеми видами страховых взносов. Но для освобождения обязательны подтверждающие документы.
Для документального подтверждения расходов используйте (п. 1 ст. 252 НК РФ, Письмо Минфина России от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178):
- утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;
- документ об условиях и размерах компенсации расходов работника на мобильную связь (трудовой договор, соглашение о компенсации расходов и др.);
- копию договора работника с оператором связи (в целях освобождения выплат от обложения НДФЛ и страховыми взносами этот документ подтвердит принадлежность SIM-карты работнику);
- документ, подтверждающий размер понесенных работником расходов и использование мобильной связи в служебных целях (например, детализацию звонков);
- бухгалтерскую справку-расчет с определением размера компенсации (при необходимости).
Взаимодействуйте уверенно с надзорными органами и органами власти.
Автор: ведущий экономист-консультант «ЧТО ДЕЛАТЬ КОНСАЛТ» Екатерина Копейкина
