С чего начать
Если предстоит визит налоговиков, важно проверить компанию по трем направлениям:
- документы — учредительные и первичные;
- контрагенты — их надежность и реальность сделок;
- персонал — готовность к допросам.
В ходе аудита помните, что все неустранимые сомнения будут трактовать против компании, значит, надо сделать так, чтобы их не было.
Пример
У производственной компании обнаружились расхождения в документах по перевозке груза по маршруту Новосибирск — Владивосток: в акте перевозчика стояла дата 15-е число месяца, а в накладной поставщика — 14-е. Такая нестыковка могла вызвать у инспектора сомнения в том, когда именно была оказана услуга перевозки и подтверждаются ли расходы документально. В результате компания рисковала потерять расходы на перевозку и вычет НДС, что грозило доначислениями примерно на 3 млн рублей.
Чтобы в такой ситуации избежать претензий, до проверки стоит собрать дополнительные подтверждения: путевые листы, данные ГЛОНАСС, транспортные документы. При необходимости — оформить с перевозчиком дополнительное соглашение, уточняющее момент оказания услуг. Это поможет устранить противоречия.
Как налогоплательщику минимизировать риски
Выпустили подробную инструкцию для подготовки к выездной налоговой проверке, чтобы снизить риск штрафов и доначислений. Разобрали длительность мероприятий и возможности контролеров. Отметили, кого, как и о чем инструктировать. Рассказали, как эффективно возразить на акт проверки.
Как подготовить документы
Перед ВНП проведите полную инвентаризацию документации. Разберу, на что обратить внимание.
Документы, которые определяют деятельность фирмы. Убедитесь, что под рукой есть оригиналы или нотариально заверенные копии устава, ИНН, ОГРН. Также потребуются решения о назначении действующего директора и главбуха. Если лицензия на деятельность заканчивается в 2026 году, продлите ее заранее.
Учетная политика. Ее нужно было обновить с 1 января 2026 года. Например, исключить правило о досрочном применении новых форм электронных документов, так как они стали обязательны.
Подробнее о том, как актуализировать учетную политику, читайте в инструкции специалистов КонсультантПлюс или смотрите в записи эфира с экспертом.
Проверьте, соответствует ли документ текущей редакции НК РФ, а главное — соотносится ли он с реальными действиями. Если в учетной политике закреплены одни правила, а на практике вы делаете иначе, инспектор сочтет это грубым нарушением правил учета.
Пример
В учетной политике закреплен линейный метод амортизации, но по трем станкам бухгалтер применял нелинейный с коэффициентом 2. Инспектор пересчитал эти операции по линейному методу и доначислил налог, пени и штраф. Поэтому если используете особый метод, пропишите его в политике и обоснуйте его.
Первичные документы. Проверьте акты, накладные, универсальные передаточные документы. Обратите внимание на классические ошибки:
- нет подписи;
- нет доверенности у того, кто подписал;
- не заполнили обязательные реквизиты, например дату. Сверьтесь со списком из статьи 9 Закона № 402-ФЗ;
- есть расходы, которые висят без закрывающих документов — особенно опасно для услуг, так как они не имеют материального результата.
Помните, что при ВНП проверяют документы за три года, предшествующие тому, в котором вынесли решение о проверке. Например, в 2026 году могут проверить 2023–2025 годы (ст. 89 НК РФ).
Книги покупок и продаж, счета-фактуры. Оформите акты сверки с контрагентами, чтобы удостовериться, что разрывов нет. Убедитесь, что документы подписаны надлежащими лицами — подписанты действовали на основании приказа или доверенности. Проверьте хронологию: нет ли пропусков, которые могут вызвать вопросы у инспекторов.
Как проверить контрагентов
Если работали с поставщиками, которые вызывают сомнения, соберите доказательства должной осмотрительности. Лучше делать это системно, а не перед проверкой. Как правильно подтверждать должную осмотрительность при выборе контрагента — читайте в экспертном материале КонсультантПлюс.
Что должно оказаться в досье контрагента. Убедитесь, что к моменту проведения выездной налоговой проверки у вас есть:
- выписка из ЕГРЮЛ на дату сделки. Проверьте, не было ли потом ликвидации или массовой смены адреса;
- распечатка из сервиса ФНС «Прозрачный бизнес». Видно, платит ли организация налоги, сколько у нее сотрудников;
- Подтверждение ресурсов. Если контрагент выполнял работы, у него должны быть техника и люди: запросите копии договоров аренды, СТС на машины, штатное расписание;
- скриншоты переписки, проверка деловой репутации в интернете.
Важно
Инспекция активно использует сервис «Как меня видит налоговая». Если ваша компания подписывает отчетность, а организация-контрагент в зоне риска, это повод вызвать на комиссию, а при проверке — снять расходы.
Почему выбрали именно этого подрядчика. Подготовьте экономическое обоснование сделок. Недостаточно сказать, что с ним работать дешевле. Подготовьте аргументы. Например:
- у подрядчика была особая лицензия — покажите ее;
- он территориально ближе к объекту и логистика дешевле;
- только у него было нужное оборудование в нужные сроки.
Неочевидные риски и лайфхаки при выборе контрагента проанализировали на интервью с опытным адвокатом. Смотрите запись, чтобы узнать о частых ошибках, познакомиться с практическими кейсами и разобраться с границами коммерческой разведки.
Как подготовить офис и персонал
При проведении выездной налоговой проверки инспекторы имеют право осматривать помещения и допрашивать сотрудников. Поэтому важно подготовиться к этим процедурам (ст. 90, 92 НК РФ).
Офис. Убедитесь, что в помещении нет рабочих мест сотрудников аутсорсинговых компаний, дружественных ИП или дочерних структур. Если инспектор увидит постороннего человека за чужим столом, он может начать допрос, а затем попытаться объединить всех в одну группу. На стеллажах должны лежать только документы вашей организации.
Персонал. Проинструктируйте сотрудников. Общаться с проверяющими вправе только уполномоченные лица: юрист, финдиректор, главбух. Охранник или секретарь на входе должен вежливо попросить инспекторов подождать ответственного.
При этом допросить могут любого работника. Объясните ему, что важно отвечать только на поставленные вопросы: кратко, сухо и по фактам. Например, «принял товар 10 апреля, подписал накладную, вот этот документ».
Рекомендации бизнесу
Работайте системно:
- следите за электронным документооборотом, проводите сверки с контрагентами;
- проверяйте контрагентов до сделки, а не после;
- не допускайте технических разрывов по НДС;
- регулярно проводите внутренний аудит.
Если после самостоятельного аудита чувствуете, что документы в хаосе или контрагенты ненадежны, закажите налоговый аудит у сторонних специалистов. Пусть они найдут слабые места до того, как их обнаружит инспекция.
Перед визитом налоговиков, проведите инвентаризацию документов, соберите досье на контрагентов и проинструктируйте сотрудников о том, как общаться с инспекторами.
