Как сдать расчет 6-НДФЛ за 2025 год

Форма 6-НДФЛ в 2025 году

Расчет 6-НДФЛ в 2025 году заполняют с учетом изменений с 1 января по налоговым ставкам, порядку расчета и КБК. Форма и правила ее заполнения не изменились. Расчет включает титульный лист, разделы 1 и 2, а также справку 2-НДФЛ. Скачайте форму отчета в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа, возьмите пробный от Что делать Консалт на два дня.

Расчет в электронной форме по ТКС обязателен, если компания выплачивает доходы более чем 10 физическим лицам (п. 2 ст. 230 НК РФ). Сдавать расчет на бумаге можно работодателям, у которых менее 10 сотрудников.

Сроки сдачи расчета

Сроки представления расчета 6-НДФЛ определены пунктом 2 статьи 230 НК РФ. Расчет за 2025 год необходимо сдать не позднее 25 февраля 2026 года включительно. Отчет можно представить в налоговую инспекцию в любой день после окончания соответствующего периода, но в пределах установленного срока.

Расчет 6-НДФЛ представляют в налоговую инспекцию по месту учета налогового агента. Для организаций это, как правило, место нахождения. Если у компании есть обособленные подразделения, то отчетность по доходам сотрудников нужно представлять в ИФНС по месту учета такого подразделения.

При наличии нескольких обособленных подразделений расчет можете представить по месту нахождения головной организации. Подробный алгоритм, как это сделать, читайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа, возьмите пробный от Что делать Консалт на два дня.

Кто сдает 6-НДФЛ

Расчет 6-НДФЛ обязаны заполнять и сдавать налоговые агенты — компании и предприниматели, которые выплачивают доходы облагаемые НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ). Если выплат не было, сдавать нулевой отчет необязательно. При этом можно уведомить налоговый орган, чтобы избежать возможной блокировки счетов и штрафов за непредставление отчета.

При прекращении деятельности в результате реорганизации расчет за последний налоговый период нужно сдать до окончания реструктуризации. Если реорганизованная организация этого не сделала, обязанность переходит к правопреемнику (п. 5 ст. 230 НК РФ). Если новая компания сама выплачивает доходы, нужно сдавать два расчета: от своего имени и за реорганизованную организацию.

Пошаговая инструкция по заполнению

Данные для заполнения расчета 6-НДФЛ берут из налоговых регистров по НДФЛ. По каждому коду ОКТМО заполняют отдельный расчет. Например, для головной организации и каждого обособленного подразделения сдают отдельные отчеты (п. 2 ст. 230 НК РФ).

В расчет можно включать дополнительные страницы, они должны быть пронумерованы в общем порядке, начиная с 001. При этом все суммовые показатели в форме должны быть заполнены. При отсутствии значения указывают «0».

Суммовые показатели в расчете заполняют нарастающим итогом, за исключением строк 021–026, 031–036 раздела 1, строк 161–166, 191–196 раздела 2 и данных в приложении к справке 2-НДФЛ.

В расчете отражают все доходы, с которых налоговый агент обязан удержать НДФЛ. Выплаты, полностью освобожденные от налогообложения согласно статье 217 НК РФ, в расчете не указывают.

Алгоритм формирования отчета:

Шаг 1: заполните титульный лист.

Шаг 2: укажите данные о налоге к уплате в разделе 1.

Шаг 3: заполните обобщенные показатели за весь 2025 год в разделе 2.

Шаг 4: сформируйте справки о доходах каждого сотрудника в приложении 1.

Шаг 5: проверьте контрольные соотношения по всему отчету.

Подробная инструкция по заполнению отчета и полезные шаблоны — в мини-курсе «Как заполнить и сдать расчет 6-НДФЛ». Дополнительно: эксперты разобрали нестандартные ситуации и правила сдачи уточненных расчетов.

Титульный лист

Титульный лист заполняют аналогично другим отчетам. В полях «ИНН» и «КПП» в зависимости от статуса и места представления расчета указывают ИНН и КПП организации или ИНН индивидуального предпринимателя, нотариуса, адвоката.

В поле «Номер корректировки» для первичного расчета указывают «0--», для уточненного — порядковый номер корректировки: «1--», «2--». Поле «Отчетный период (код)» содержит код периода, за который подают расчет. Для годового расчета указывают код 34. В поле «Календарный год» нужно заполнить «2025».

Код налогового органа, в который сдают отчет, указывают в поле «Представляется в налоговый орган (код)». В поле «По месту нахождения (учета) (код)» проставляют код места представления 6-НДФЛ:

• 214 — по месту нахождения российской организации;
• 220 — по месту нахождения обособленного подразделения российской организации;
• 120 — по месту жительства индивидуального предпринимателя.

Поле «(налоговый агент)» заполняют наименованием организации либо Ф. И. О. индивидуального предпринимателя, адвоката, нотариуса. Организации используют данные учредительных документов, физические лица — сведения из документа, удостоверяющего личность.

В поле «Код по ОКТМО» указывают код муниципального образования по месту нахождения организации, обособленного подразделения или месту жительства (деятельности) индивидуального предпринимателя.

Раздел 1

Эта часть 6-НДФЛ включает два основных блока. Первый блок отражает сумму налога, подлежащую уплате в бюджет. В нем указывают общий размер исчисленного и удержанного НДФЛ за налоговый период. Дополнительно в разделе 1 заполняют суммы налога по месяцам последнего квартала, разбитые по срокам перечисления. Если налог не возвращали человеку и не удерживали лишнего, то весь удержанный налог нужно заплатить.

Второй блок показывает сумму налога, возвращенную налоговым агентом физическим лицам за отчетный период. Этот показатель также детализируют по срокам.

Для каждого кода бюджетной классификации (КБК) нужно заполнять отдельный лист раздела 1. Например, с 2025 года выплаты северных и районных надбавок резидентам — самостоятельная налоговая база и требуют отдельного КБК. Это приводит к заполнению как минимум двух листов раздела 1.

Раздел 2

В этом разделе заполняют обобщенные по всем физическим лицам сведения о доходах и налоге нарастающим итогом с начала года. Дополнительно здесь указывают данные об удержанном и возвращенном налоге с разбивкой по срокам их удержания и возврата.

Данный раздел заполняют отдельно для каждой комбинации налоговой ставки и кода бюджетной классификации (КБК). Все доходы, облагаемые по ставке 13 % и подлежащие перечислению на один КБК, отражают на одной странице раздела 2, независимо от основания применения данной ставки.

Суммовые показатели в разделе заполняют нарастающим итогом, за исключением строк 161–166 и 191–196. Эти строки отражают данные только за последний квартал отчетного периода с разделением на шесть отдельных сроков перечисления налога.

Алгоритм заполнения 6-НДФЛ

Расчет по налогу на доходы физлиц — это один из самых сложных отчетов. Отпускные, премии, переплаты — все платежи нужно отразить в правильных строках. Иначе — штрафы и блокировка счетов. Эксперты КонсультантПлюс составили готовый план заполнения 6-НДФЛ. В нем рассказали, как заполнить все разделы и приложения, а также контрольные соотношения, чтобы проверить себя. Дополнительно показали, как действовать по нетиповым и редким выплатам.

Как заполнить 6-НДФЛ за 2025 год

Справка о доходах и суммах налога физлиц

Справка о доходах и суммах налога физического лица — это приложение к форме 6-НДФЛ. Ее составляют вместе с годовым расчетом, а также в случаях прекращения деятельности организацией или индивидуальным предпринимателем-работодателем при реорганизации или ликвидации.

Справку заполняют только за полный календарный год. Ее структура включает шапку, четыре раздела и приложение. Для каждого физического лица, получившего доход в отчетном году, оформляют отдельную справку.

Частые ошибки

При составлении 6-НДФЛ часто допускают следующие ошибки.

1. Включили в расчет невыплаченные суммы. В расчет включают доходы, которые были начислены, но фактически не выплачены работнику на отчетную дату. Это приводит к завышению налоговой базы и суммы налога.
2. Расхождение между исчисленным и удержанным НДФЛ. Эти суммы должны быть равны, если весь налог был своевременно удержан. Разница возникает, например, при просрочке выплаты дохода, с которого нельзя удержать налог.
3. Ошибки в сроках уплаты по строкам 021–026. В эти строки необходимо корректно распределить суммы налога по конкретным датам перечисления в бюджет.
4. Не отражен возврат НДФЛ в строках 180 и 190. Если налоговый агент вернул излишне удержанный налог физическому лицу, это должно быть отражено в соответствующих строках расчета.
5. Суммирование в одном разделе доходов по разным ставкам. Для каждой налоговой ставки и соответствующего КБК нужно заполнять отдельный блок раздела. Объединение данных искажает отчетность по каждому виду платежа.

Некорректное отражение сумм удержанного, исчисленного, перечисленного и возвращенного налога ведет к искажению отчетности и создает налоговые риски. Последствия могут быть серьезными: от штрафов за недостоверные сведения до приостановления операций по банковским счетам.

Ответственность за нарушения

Нарушение срока представления расчета влечет штраф в размере 1000 рублей за каждый полный или неполный месяц просрочки. Если расчет не сдан в течение 20 рабочих дней после установленного срока, налоговые органы вправе приостановить операции по банковским и цифровым рублевым счетам, а также переводы электронных денежных средств.

Дополнительно должностное лицо организации, ответственное за представление расчета, может быть оштрафовано на сумму от 300 до 500 рублей. Если сдать расчет на бумаге при обязательной электронной форме будет штраф 200 рублей.

За недостоверные сведения в расчете предусмотрен штраф в размере 500 рублей. ИФНС оштрафует компанию за:

• неверные персональные данные налогоплательщика;
• ошибки в кодах доходов и вычетов;
• некорректные суммовые показатели.

Важно

Налоговые органы могут уменьшить размер штрафа, если ошибки не повлекли занижения суммы НДФЛ к уплате или нарушения прав граждан.