Шаг 1. Оформите согласие на обработку персональных данных
Сбор и обработка персональных данных ― одно из ключевых требований трудового законодательства. Перед началом трудовых отношений:
- оформите согласие работника на обработку персональных данных, в том числе биометрических, например фотографии, если планируете их использовать;
- укажите в документе право на передачу данных третьим лицам, если такие ситуации предусмотрены;
- подпишите обязательство о неразглашении персональных данных коллег, если сотрудник будет иметь доступ к ним;
- ознакомьте работника с внутренними локальными актами по обработке и защите персональных данных.
Недочет в этих пунктах может привести к штрафам до 700 тысяч рублей для организаций.
Как избавиться от документов, которые содержат данные сотрудников, рассказали в статье Как уничтожать кадровые документы с персональными данными.
Шаг 2. Соберите обязательные документы
Работодатель обязан запросить у работника:
- паспорт;
- трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности через «Госуслуги», если работа для сотрудника не первая;
- СНИЛС;
- военный билет, удостоверение призывника;
- документ об образовании или квалификации, если этого требуют должностные обязанности;
- справку об отсутствии судимости, если для работы важно отсутствие таких обстоятельств.
Важно
Отсутствие документа воинского учета не может быть основанием для отказа в приеме на работу. В такой ситуации передайте в военкомат сведения о работнике как о лице, обязанном состоять на воинском учете, но не состоящем. Срок сообщения — три рабочих дня со дня приема на работу.
Если сотрудника вызвали в военкомат, важно правильно оформить его отсутствие. Наши эксперты рассказали, как это сделать в материале по ссылке.
При определенных обстоятельствах работодателю необходимо запросить у работника и другие документы. Например, при оформлении приема на работу по совместительству, где присутствуют вредные или опасные условия труда, совместитель должен предъявить справку об условиях труда на рабочем месте по основному месту работы.
Запросите у соискателя согласие на электронный документооборот, если применяете его. Отсутствие его согласия или электронной подписи не может являться основанием для отказа в приеме на работу.
Шаг 3. Ознакомьте с локальными нормативными актами
До подписания трудового договора будущий сотрудник должен быть ознакомлен под подпись с важными внутренними документами компании. Это могут быть:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положения об оплате труда, премировании, локальные акты по охране труда;
- документы о предоставлении индивидуальных средств защиты (для тех, кто будет работать на вредных или опасных объектах).
Конкретный перечень документов зависит от специфики вашей компании. Обратите внимание, что несоблюдение процедуры ознакомления может создать риски для работодателя в случае трудовых споров.
Шаг 4. Отправьте работника на медицинский осмотр
Перед трудоустройством сотрудника необходимо обеспечить прохождение медицинского осмотра, если того требуют условия его будущей работы. Это особенно важно при приеме на должности, связанные с вредными или опасными условиями труда. Кроме того, медосмотр обязателен для выполнения отдельных видов работ, перечень которых установлен в Приказе Минздрава России от 28.01.2021 № 29н.
Чтобы оставаться в курсе изменений, подписывайтесь на наш телеграм-канал. В нем публикуем новости и материалы, которые выходят в Что делать Комьюнити.
Шаг 5. Заключите трудовой договор
Трудовой договор ― это основополагающий документ между сотрудником и работодателем. В 2025 году его можно оформить как в письменной, так и в электронной форме. Оба экземпляра соглашения должны быть подписаны сторонами. Можете издать приказ, но это необязательно. Заводить на работника личную карточку тоже необязательно.
В договоре необходимо указать существенные условия:
- место работы;
- должностные обязанности;
- условия оплаты труда;
- режим работы и отдыха.
При необходимости предусмотрите в договоре испытательный срок, а при наличии основания — срочный характер договора.
Если сотрудник ― иностранец, в договоре отметьте наличие разрешения на работу. Для удаленных сотрудников дополнительно предусматриваются условия дистанционной работы.
Узнайте из нашего материала, можно ли в кадровых документах использовать термин «сотрудник».
Шаг 6. Проведите инструктаж и обучение
Перед началом работы с каждым сотрудником важно провести обязательные инструктажи, особенно для тех, кто работает в условиях повышенной опасности. Основные виды вводных инструктажей:
- инструктаж по охране труда проводят до начала трудовой деятельности, а также первый инструктаж на рабочем месте для самостоятельной работы;
- вводный противопожарный инструктаж;
- инструктаж по действиям в чрезвычайных ситуациях и гражданской обороне. Проводят в течение первого месяца работы.
Для офисных сотрудников с оптимальными или допустимыми условиями труда первичные инструктажи на рабочем месте могут быть необязательны.
Шаг 7. Убедитесь в отсутствии нарушений
Специалисты, которые нарушили закон при оформлении работника, рискуют попасть под административные санкции. Например:
- за неподписание трудового договора или его ненадлежащее оформление штраф достигает 100 тыс. рублей для организаций;
- нарушение правил обработки персональных данных ― от 300 тыс. до 700 тыс. рублей для организаций, для должностного лица — от 100 тыс. до 300 тыс. рублей;
- неисполнение требований воинского учета ― до 50 тыс. рублей на должностное лицо;
- за допуск к работе без инструктажа по охране труда или обязательного медосмотра штраф для организаций — до 130 тыс. рублей, для должностного лица — до 25 тыс. рублей.
Эксперты КонсультантПлюс подготовили материалы, которые помогут избежать штрафов при приеме сотрудника на работу. Если у вас нет доступа, берите бесплатный на два дня.
Как принять работника на работу
Прием на работу: документы и оформление
Какие обязательные условия должны быть включены в трудовой договор
Трудовой договор (образец заполнения)
Трудовой договор с условием об испытательном сроке (образец заполнения)