Шаг 1. Оформите согласие на обработку персональных данных
Сбор и обработка персональных данных — обязательное требование трудового законодательства. Перед началом работы необходимо:
- оформить согласие на обработку персональных данных будущего сотрудника, согласие можно оформить, в том числе на обработку биометрические данных;
- в согласии нужно предусмотреть право на передачу данных третьим лицам, если организация будет оформлять за сотрудников доступ к внешним информационным системам или передавать информацию в охранные компании;
- взять с сотрудника подписанное обязательство о неразглашении персональных данных других работников, если он будет иметь к ним доступ;
- ознакомить работника с внутренними документами организации, регулирующими обработку и защиту персональных данных.
Важно
При приеме на работу согласие работника на обработку персональных данных следует оформлять отдельным документом, условия о согласии в трудовом договоре недостаточно (ст. 9 Закона № 152-ФЗ).
Актуальный шаблон согласия можно скачать в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа, возьмите пробный от Что делать Консалт на два дня.
Шаг 2. Соберите обязательные документы
При приеме на работу работодатель обязан запросить у сотрудника:
- паспорт;
- трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности через «Госуслуги»;
- СНИЛС;
- документы воинского учета: военный билет или приписное свидетельство;
- документ об образовании или квалификации, если это требуется для должности;
- справку об отсутствии судимости, если это необходимо для работы.
Важно
Отсутствие документов по воинскому учету не может быть основанием для отказа в приеме на работу. В этом случае работодатель должен в течение трех рабочих дней сообщить об этом факте в военкомат.
В отдельных ситуациях требуется запросить дополнительные документы. Например, при приеме по совместительству на работу с вредными условиями труда — справку об условиях труда с основного места работы. Если компания использует электронный документооборот (ЭДО), нужно запросить у соискателя согласие на его применение.
Шаг 3. Ознакомьте с локальными нормативными актами
Перед подписанием трудового договора работника нужно под подпись ознакомить с ключевыми внутренними документами организации:
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- положениями об оплате труда, премировании, обработке персональных данных, а также локальными актами по охране труда;
- документами, регламентирующими выдачу средств индивидуальной защиты, если сотрудника будут привлекать к вредным или опасным работам.
Дополнительно: будущего работника нужно ознакомить с коллективным договором и должностной инструкцией, при условии что эти документы применяют в компании.
Список обязательных для ознакомления документов зависит от специфики деятельности компании. Несоблюдение данной процедуры создает для работодателя высокие правовые риски при возникновении трудовых споров.
Правила ознакомления с локальными актамиЭто один из ключевых этапов трудоустройства. Если работодатель не ознакомил работника с внутренними нормативными актами, это грозит привлечением к административной ответственности. Причем сделать это нужно строго до подписания трудового договора. Эксперты КонсультантПлюс разработали Готовое решение и рассказали, как правильно и безопасно это сделать. Читайте, какие документы обязательные, как подтвердить ознакомление и какие штрафы за нарушения.
Шаг 4. Отправьте работника на медицинский осмотр
Предварительный медицинский осмотр проходят будущие сотрудники, которые будут работать во вредных или опасных условиях, а также другие отдельные категории работников. Работодатель должен утвердить перечень таких должностей и заключить договор с медицинским учреждением на проведение осмотров, расходы на которые несет компания.
Для прохождения осмотра кандидату нужно выдать направление, а также дать информацию о необходимых документах: паспорт, полис ОМС и другие. По итогам осмотра оформляют медицинское заключение, а для некоторых категорий — личную медицинскую книжку.
Важно
Если соискатель откажется от предварительного медосмотра, хотя обязан его пройти, ему можно отказать в приеме на работу (Руководство, утвержденное Приказом Роструда от 11.11.2022 № 253).
Допуск работника к исполнению обязанностей без прохождения обязательного предварительного медосмотра влечет за собой административную ответственность работодателя: штраф до 130 000 рублей.
Шаг 5. Заключите трудовой договор
Трудовой договор — основной документ, регламентирующий отношения работника и работодателя. Его оформляют в письменной или электронной форме, и оба экземпляра должны быть подписаны сторонами. Издание приказа о приеме на работу и ведение личной карточки работника необязательно.
В договоре в обязательном порядке нужно указать следующие условия:
- место работы;
- трудовая функция;
- условия оплаты труда;
- режим работы и отдыха.
Как оформить грамотный трудовой договор и какие формулировки в него лучше не включать, чтобы потом не судиться с сотрудниками, — разбираем в интенсиве «Трудовой договор: опасные условия, полезные формулировки, кейсы».
При необходимости в договор можно включить условие об испытательном сроке или условие о срочном характере договора. Если работник — иностранный гражданин, в договоре нужно указать разрешительный документ на работу. Для дистанционных сотрудников дополнительно прописывают условия удаленной работы.
Шаг 6. Проведите инструктаж и обучение
До начала работы необходимо провести обязательные инструктажи:
- Вводный и первичный на рабочем месте инструктажи по охране труда. Их нужно провести до начала деятельности.
- Вводный противопожарный инструктаж.
- Инструктаж по гражданской обороне и действиям в чрезвычайных ситуациях. Его проводят в первый месяц работы.
Для офисных сотрудников, работающих в оптимальных или допустимых условиях, первичный инструктаж на рабочем месте можно не проводить.
Читайте, как провести вводный инструктаж по охране труда в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа, возьмите пробный от Что делать Консалт на два дня.
Шаг 7. Убедитесь в отсутствии нарушений
Нарушение требований законодательства при оформлении трудовых отношений влечет административную ответственность работодателя. Примеры санкций:
- за отсутствие или ненадлежащее оформление трудового договора — штраф до 100 000 рублей для организации;
- за нарушение правил обработки персональных данных — штраф от 300 000 до 700 000 рублей для организации и от 100 000 до 300 000 рублей для должностного лица;
- за неисполнение требований воинского учета — штраф до 50 000 рублей для должностного лица;
- за допуск к работе без обязательного инструктажа по охране труда или медицинского осмотра — штраф до 130 000 рублей для организации и до 25 000 рублей для должностного лица.
