Из-за каких ошибок в счете-фактуре откажут в вычете НДС

Основные причины отказа в вычете НДС

Налоговая инспекция может отказать в вычете НДС при несоблюдении одного из условий, установленных Налоговым кодексом. Основанием для отказа могут быть:

1. у компании и предпринимателя нет права на вычет. Например, он не обязан быть плательщиком НДС или освобожден от его уплаты. Другой возможный вариант: бизнес применяет специальные пониженные ставки НДС (5 % или 7 %) при УСН, которые не дают права на вычет входного налога;
2. нецелевое использование приобретенных ценностей. ФНС откажет в вычете, если товары, работы, услуги, использованы в деятельности, не облагаемой НДС или освобожденной от налогообложения этим налогом;
3. ошибки в учете и оформлении документов. Нельзя принять НДС к вычету, если купленные активы не приняты к бухгалтерскому учету, а также если нет документов, подтверждающих факт приобретения. Это могут быть договор, накладная, акт, платежное поручение.

Одна из распространенных причин отказа в вычетах — отсутствие счета-фактуры или ошибки при его оформлении. Без этого документа компания не имеет права заявить вычет по НДС.

Условия принятия НДС к вычету по разным типам сделок читайте в Готовом решении КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа, возьмите пробный от Что делать Консалт на два дня.

Существенные ошибки в счетах-фактурах

Это ошибки, из-за которых нельзя идентифицировать ключевые условия сделки. К ним относят:

1. Неточности в наименовании, адресе или ИНН, из-за которых невозможно определить контрагента. Например, указание Ф. И. О. сотрудника вместо названия компании-покупателя.
2. Указание неверного или недостаточно конкретного названия товара, работы, услуги, не позволяющего однозначно идентифицировать предмет сделки. Например, «мука пшеничная» вместо «мука ржаная».
3. Арифметические ошибки, отсутствие данных о стоимости сделки или налоге, неверное указание или отсутствие кода валюты, единицы измерения, количества или цены за единицу.
4. Указание неверной ставки налога. Например, 22 % вместо 10 %.

Важно

Аналогичные правила действуют для авансовых счетов-фактур. В них также необходимо правильно указывать информацию о сторонах, предмете и сумме сделки.

Несущественные ошибки в счетах-фактурах

Если ошибка в счете-фактуре не мешает идентификации ключевых реквизитов, то НДС по такому документу можно принять к вычету. Примеры несущественных ошибок:

• Опечатки в наименовании и адресе контрагента, которые не препятствуют его идентификации: указание Ф. И. О. ИП без аббревиатуры «ИП», замена прописных букв на строчные, лишние символы (тире, запятые), сокращения или перестановка слов в адресе, дополнительное указание страны.
• Нарушение сквозной нумерации счетов-фактур.
• Указание графического символа рубля (₽) вместо буквенного обозначения валюты (руб.).
• Указание кода товара по ТН ВЭД ЕАЭС при реализации на территории России.
• Проставление прочерка вместо фразы «без акциза» в соответствующей графе.
• Отсутствие символа процента (%) в графе, указывающей на налоговую ставку.

Как заполнить счет-фактуру

С 1 января 2026 года счета-фактуры можно составлять и подавать и по рекомендуемой форме ФНС России, которая учитывает изменения законодательства с 2026 года. Эксперты КонсультантПлюс подготовили подробный Путеводитель по заполнению счетов-фактур. Узнайте способы оформления, правила заполнения обязательных реквизитов и порядок включения дополнительной информации.

Правила оформления счетов-фактур

Ошибки в адресе, ИНН и КПП

Ошибка в адресе продавца или покупателя в счете-фактуре сама по себе не влечет налоговых последствий для продавца. Для покупателя такая ошибка может стать основанием для отказа в вычете НДС: адрес необязательный реквизит, но он помогает идентифицировать контрагента.

Ошибка в адресе не всегда приводит к отказу, если контрагент может быть однозначно идентифицирован по другим реквизитам: наименованию и ИНН. Вычет возможен, если адрес в целом совпадает с данными из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, но содержит технические погрешности в написании. К несущественным ошибкам относят:

• сокращения слов (например, «ул.» вместо «улица»);
• замена прописных букв на строчные или наоборот;
• перестановка слов в названии улицы («Ленина ул.» вместо «ул. Ленина»);
• дополнительное указание страны, если ее нет в реестре;
• указание неполного адреса (например, без индекса), если контрагента можно идентифицировать по другим данным.

ИНН — обязательный реквизит для идентификации контрагента налоговым органом. Инспекция может отказать в вычете НДС, если этот номер не заполнен в счете-фактуре. При этом суды часто встают на сторону налогоплательщика, если ошибка в ИНН не препятствует определению суммы налога и идентификации контрагента по другим данным счета-фактуры. Например, по полному наименованию организации.

Несмотря на положительную судебную практику, ошибка в ИНН почти гарантированно приведет к спору с налоговой инспекцией. Рекомендуем проверять корректность ИНН при заполнении и при получении счета-фактуры. Если выявлена ошибка — требуйте от контрагента исправить документы, чтобы избежать претензий и судебных разбирательств.

Читайте в Готовом решении КонсультантПлюс, как заполнить данные об ИНН продавца и покупателя в счете-фактуре. Если у вас нет доступа, возьмите пробный от Что делать Консалт на два дня.

Отсутствие КПП в счете-фактуре не влечет налоговых последствий для продавца. Для покупателя — потенциальный риск спора с налоговыми органами. ФНС России рассматривает КПП как составной элемент идентификационного номера налогоплательщика (ИНН).

При этом Налоговый кодекс устанавливает: инспекция не имеет право отказать в вычете по НДС, даже если КПП не указан или указан с ошибкой, при условии, что все остальные обязательные реквизиты счета-фактуры заполнены верно и позволяют однозначно идентифицировать как продавца, так и покупателя.

Арифметические ошибки и наименования

Счетные ошибки в счете-фактуре могут привести к отказу покупателю в налоговом вычете по НДС. Это происходит, когда из-за допущенных ошибок невозможно однозначно идентифицировать стоимость отгруженных товаров, работ, услуг и сумму предъявленного налога на добавленную стоимость.

При обнаружении подобных арифметических ошибок покупателю необходимо направить продавцу/поставщику письменный запрос внести исправления и выдать новый, корректный счет-фактуру. Если ошибочный счет-фактура, уже был зарегистрирован, при этом необходимо аннулировать, отразив это в книге покупок.

Нарушение сроков и подписей

Последствия просрочки выставления счета-фактуры для продавца и покупателя разные. Для продавца прямой штраф за опоздание в выставлении этого документа не установлен. Если счет-фактура, который должен быть оформлен в текущем квартале, выставлен позже, это приведет к несоответствию данных в декларации по НДС и может вызвать вопросы у налоговой инспекции.

Более серьезные последствия наступят, если счет-фактура не выставлен вообще. Это грубое нарушение правил учета и влечет штраф (ст. 120 НК РФ):

• 10 000 руб. — за нарушения в течение одного квартала;
• 30 000 руб. — за нарушения в течение нескольких кварталов;
• 20 % от неуплаченной суммы налога (минимум 40 000 руб.), если это привело к занижению налоговой базы по НДС.

У покупателя нет негативных последствий, если счет-фактура получен с опозданием. Право на вычет входного НДС по такому документу сохраняется. Однако если счет-фактура не выставлен покупателю вовсе, то вычет получить нельзя.

Налоговое законодательство устанавливает: счет-фактуру должны подписывать руководитель и главный бухгалтер организации или другие уполномоченные лица. Если документ будет подписан сотрудником без соответствующих полномочий, ФНС может отказать в вычете.

При этом судебная практика по этому типу нарушений противоречива. Есть судебные решения, согласно которым подписание счета-фактуры неуполномоченным лицом лишает налогоплательщика права на вычет по НДС.

Одновременно есть судебные акты, в которых указано, что этот факт не влияет на вычет по НДС, поскольку налогоплательщик не должен проверять достоверность сведений в полученных счетах-фактурах. Подробную судебную практику по этому вопросу читайте в Энциклопедии спорных ситуаций по НДС. Если у вас нет доступа, возьмите пробный от Что делать Консалт на два дня.

Чтобы не рисковать и не спорить с ФНС, рекомендуем запрашивать приказы и доверенности, на основании которых сотрудники подписывают счета-фактуры.

Недобросовестный контрагент

Недобросовестный контрагент — это компания или предприниматель, который не ведет реальную хозяйственную деятельность. У него нет сотрудников, он не отражает доходы и расходы, нет оборудования и недвижимости для оказания услуг и поставки товаров. Недобросовестных контрагентов часто используют только для получения налоговой выгоды или незаконных операций.

Сама по себе недобросовестность контрагента не будет основанием для отказа в вычете НДС у его контрагента. Однако если налоговая инспекция докажет, что в результате сделки с такой компаний была получена необоснованная налоговая выгода, то это приведет к отказу в вычете НДС по данной операции и другим негативным последствиям.

Для проявления должной осмотрительности при выборе контрагента и защиты от претензий налоговых органов необходимо:

1. Установить внутренние правила компании по проверке потенциальных поставщиков. Например, проверять всех новых контрагентов или партнеров по сделкам с договорной стоимостью выше определенного лимита.
2. Перед заключением договора запрашивать документы о деятельности контрагента: устав, доверенности на лиц, подписывающих договор, лицензии, свидетельства СРО и другие.
3. Проверяйте наименование, а также реквизиты контрагентов через сервисы ФНС. Используйте официальные ресурсы для получения актуальной выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, сведений о массовости адреса регистрации, информации о дисквалифицированных руководителях и данных о нахождении контрагента в реестре недействующих юрлиц.
4. Соберите доказательства реальности деятельности контрагента. Установите и подтвердите документами фактическое местонахождение офиса, склада или производства, а также наличие необходимых ресурсов: мощностей, квалифицированного персонала, имущества, разрешительных документов для выполнения договорных работ.

Судебная практика

Основные судебные споры последних лет связаны с выставлением и передачей контрагентам счетов-фактуре. Например, определение ВС РФ от 28.02.2025 № 305-ЭС25-132. Лизингодатель не выставил покупателю счета-фактуры с выделением НДС. Из-за этого лизингополучатель не смог заявить налоговый вычет. Суд обязал передать покупателю счета-фактуры, оформленные надлежащим образом. За неисполнение судебного решения была назначена неустойка — 1000 рублей за каждый день просрочки.

Однако есть противоположные решения, когда покупателю отказывают в передаче счетов-фактор. Это возможно, когда стороны оспаривали сделку через суд. Пример: постановление АС МО от 25.09.2024 № Ф05-22165/2024. Долг заказчика был подтвержден определением арбитражного суда. Были составлены новые первичные документы, при этом новый счет-фактуру не оформили.

Суд указал, что счет-фактура не единственный документ для возмещения налогоплательщику суммы уплаченного НДС. Судебные акты — самостоятельное основание для отражения их в бухгалтерском учете, соответственно, дополнительно выставлять счета-фактуры в данном случае не нужно.

Как избежать отказа в вычете НДС

Чтобы снизить риск споров с ФНС по налоговым вычетам из-за ошибок в счетах-фактурах:

1. проводите комплексную проверку контрагентов. Проявляйте должную осмотрительность до заключения сделки. Запросите у новых партнеров учредительные документы, проверьте их через открытые сервисы ФНС, соберите доказательства их реальной хозяйственной деятельности и сформируйте досье;
2. составьте чек-лист по проверке счетов-фактур. Создайте и используйте единый перечень обязательных реквизитов для сверки. Это поможет оперативно выявлять ошибки, из-за которых ФНС отказывает в вычетах;
3. разработайте внутренний регламент документооборота. Установите четкие сроки, порядок и ответственность за получение, проверку, учет и хранение первичных документов и счетов-фактур. Это минимизирует риск утери документов или пропуска критических дат;
4. регулярно проводите внутренний аудит полученных и выставленных счетов-фактур. Периодически выборочно или полностью проверяйте базу документов на соответствие законодательству и внутренним правилам. Это позволяет заранее находить и исправлять ошибки до налоговой проверки;
5. внедрите автоматизированный контроль счетов-фактур в учетных IT-системах. Настройте электронный документооборот (ЭДО) и программы учета на автоматическую проверку ключевых реквизитов, математических расчетов и сверку данных с контрагентами. Это существенно снизит человеческий фактор и повысит точность.