Планируем уничтожение бухгалтерской документации. Как это грамотно сделать, чтобы избежать утечки конфиденциальных сведений?
Чтобы организовать корректное уничтожение бухгалтерской документации, воспользуйтесь Правилами, которые утверждены Приказом Росархива № 77.
Общий алгоритм действий при этом может быть следующий:
- Создается экспертная комиссия по уничтожению бухгалтерской документации.
- Проводится экспертиза документов бухучета;
- Составляется акт о подготовке к уничтожению тех материалов, которые больше не подлежат хранению;
- Производится уничтожение выделенной документации с фиксацией этого события в акте.
Уничтожение документов вы можете произвести самостоятельно (к примеру, это может сделать экспертная комиссия), а можете воспользоваться услугами специализированной организации. Если вы решили привлечь специалистов со стороны советуем контролировать процесс передачи им документации и дальнейшего ее уничтожения. Так вы обеспечите конфиденциальность информации, содержащейся в уничтожаемых документах бухучета.
Документацию с персональными данными, сведениями ограниченного доступа или пометкой «ДСП» необходимо уничтожать способом, исключающим возможность последующего восстановления ее содержания. Факт уничтожения документов зафиксируйте в соответствующем акте. Если вы привлекали стороннюю организацию, то в этот акт внесите реквизиты документа, который был оформлен в результате оказанных вам услуг.
Более полно правила уничтожения документов бухучета рассмотрены в Готовом решении КонсультантПлюс. Если нет доступа к системе, возьмите бесплатный демодоступ от Что делать Консалт, он будет действовать два дня.
