«Отпускная» шпаргалка для бухгалтера

 28 Апреля 2014
Фото: Круглова Екатерина
Распечатать

#RECOMMEND#

Предоставляем отпуск

Право работника на ежегодный оплачиваемый отпуск закреплено в ч. 1 ст. 21 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ). Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней1. Такой отпуск предоставляется с сохранением места работы (должности) и среднего заработка2. Если работник трудится по гражданско-правовому договору, то отпуск ему не предоставляется3 .

Рассчитываем отпускные

1. Определяем расчётный период.

Расчётным периодом являются 12 календарных месяцев, которые предшествуют дате предоставления отпуска4.

К сведению! Рабочий год для расчёта отпусков исчисляется со дня поступления работника на работу в организацию, а не с 1 января5.

Согласно п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утверждённого Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение), при исчислении средней заработной платы из расчётного периода исключаются: период нахождения работника в очередном оплачиваемом отпуске, командировке, на больничном, при освобождении от работы с сохранением заработка или без него. То есть те периоды, которые были фактически оплачены.

2. Определяем сумму выплат в расчётном периоде.

В расчётном периоде при расчёте отпускных учитываются все виды выплат, предусмотренные оплатой труда у соответствующего работодателя, а именно: заработная плата, начисленная работнику за отработанное время; различные надбавки и доплаты; выплаты, связанные с условиями труда; премии и вознаграждения; другие выплаты.

3. Если в организации (филиале или подразделении) произошло повышение оплаты труда, то среднюю заработную плату работника нужно скорректировать на коэффициент повышения, который зависит от того, в какой момент произошло повышение6.

4. Определяем средний дневной заработок.

Внимание! 02.04.2014 вступил в силу Федеральный закон от 02.04.2014 № 55-ФЗ «О внесении изменений в статью 10 Закона Российской Федерации „О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях“ и Трудовой кодекс Российской Федерации», которым, в частности, внесены изменения в часть четвёртую статьи 139 ТК РФ, а именно изменилось среднемесячное число календарных дней с «29,4» на «29,3».

Если отпуск предоставляется в календарных днях, то он рассчитывается путём деления фактического заработка, выплаченного работнику за 12 календарных месяцев, на 12 и на 29,37.

Если же отпуск предоставляется в рабочих днях, то средний дневной заработок для оплаты отпусков определяется согласно п. 11 Положения:

СДЗ = начисленная заработная плата / кол-во рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели, где СДЗ – средний дневной заработок.

5. Сумма отпускных рассчитывается согласно п. 9 Положения:

Сумма отпускных = СДЗ х кол-во календарных (рабочих) дней отпуска.

#ATTENTION#
А как быть, если, например, работник уходит в отпуск со 02.04.2014, то есть в день вступления Закона 55-ФЗ в силу? Ведь отпускные работник уже получил.

Предлагаем вам в таком случае пересчитать отпускные работнику.

(Расчёт отпусков в нетипичных ситуациях можно посмотреть на странице 24.)

Какие налоги и взносы уплачиваем с отпускных?

НДФЛ. Включается в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц сумма отпускных, так как она является доходом работника9. Организация как налоговый агент должна удержать и перечислить НДФЛ по ставке 13 % за работника-резидента или 30 % – за работника-нерезидента при выплате отпускных10. Исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ нужно либо в день получения наличных денег в банке для выплаты отпускных, либо путём перечисления отпускных на банковскую карту в зависимости от того, как организация рассчитывается с работником.

Страховые взносы в ПФР, ФСС, ФФОМС. Отпускные включаются в базу для начисления страховых взносов в месяце их начисления11.

Страховые взносы (кроме взносов от несчастных случаев на производстве) нужно уплатить не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем начисления отпускных12.

ФСС (взносы от несчастных случаев на производстве) нужно уплатить одновременно с выплатой зарплаты за месяц, в котором начислены отпускные13.

Если работник оформил отпуск для лечения травмы, полученной на производстве или лечения профзаболевания, то отпускные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами14.

При создании резерва на оплату отпусков суммы по начисленным страховым взносам списываются за счёт резерва, так как резерв формируется с учётом страховых взносов15.

Налог на прибыль. Сумма отпускных уменьшает базу по налогу на прибыль и учитывается в составе расходов на оплату труда16.

В случае, если вы создаёте резерв на оплату отпусков, то на последнее число каждого месяца нужно включать сумму ежемесячных отчислений в расходы на оплату труда и делать это до тех пор, пока сумма резерва, начисленного с начала года, не станет равной предполагаемой сумме расходов на оплату отпусков за год17.

Если вы не создаёте резерв:
  • кассовый метод: в состав расходов включается вся сумма отпускных в полном объёме на дату их выплаты18;
  • метод начисления: в состав расходов на оплату труда включается начисленная работнику сумма отпускных на дату их начисления19.

Существует две позиции по учёту сумм отпускных, в случае если отпуск работника приходится на несколько отчётных периодов.

Позиция финансового ведомства: отпускные нужно распределить по отчётным периодам пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый из них20.

Позиция судов: независимо от того, в каком периоде фактически отдыхает работник, суммы отпускных в расходах учитываются в том периоде, в котором они были начислены и выплачены21.

Применяем ПБУ 18/02

Если вы в учётной политике для целей бухгалтерского и налогового учёта установите единые правила формирования резерва предстоящих расходов на оплату отпусков, обязанности применять положения ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» у вас не возникает (при формировании резерва в налоговом учёте должны выполняться требования ст. ст. 252, 324.1 НК РФ).

И в налоговом, и в бухгалтерском учёте расходы в виде выплаты отпускных, а также начисленных на них страховых взносов признаются в полном объеме.

Если же вы не создаёте резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в налоговом учёте или методики расчёта и начисления резервов в бухгалтерском и налоговом учёте отличаются, то нужно применять положения ПБУ 18/02. При этом возникающие разницы являются вычитаемыми или налогооблагаемыми временными (ВВР или НВР), приводящими к возникновению соответственно отложенных налоговых активов (ОНА) или отложенных налоговых обязательств (ОНО)22.

В момент начисления суммы обязательства отражаем отложенный налоговый актив (ОНА):

Дебет 09 «Отложенные налоговые активы» Кредит 68 «Расчёты по налогам и сборам», ОНА = величина бухгалтерских отчислений в резерв х 20 %.

В налоговом учёте указанные расходы будут учитываться, а в бухгалтерском учёте должны списываться за счёт резерва. Соответственно, признанный ранее обязательный налоговый актив будет уменьшаться в части, приходящейся на признанные в налоговом учёте расходы.

Дебет 68 «Расчёты по налогам и сборам» Кредит 09 «Отложенные налоговые активы».

УСН: учёт отпускных в расходах

«Упрощенцы», которые выбрали объект налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов», учитывают в расходах следующие затраты:
  • отпускные выплаты работникам23;
  • расходы в виде страховых взносов на ОПС, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний24.

Поскольку расходы по УСН учитываются после их фактической оплаты25, то и для включения их в расходы по УСН отпускные должны быть начислены и выплачены работнику.

Если отпуск работника приходится на несколько отчётных периодов, то суммы отпускных учитываются в тех (отчётных) налоговых периодах, в которых они были фактически уплачены.

Те, кто применяет упрощённую систему налогообложения с объектом «доходы», могут уменьшить сумму налога (авансовых платежей по налогу), исчисленную за налоговый (отчётный) период, на суммы страховых взносов, начисленных на отпускные, за период, в котором взносы перечислены в бюджет ПФР, ФСС или ФФОМС26.

Сумму налога (авансовых платежей по налогу) можно снизить на сумму вышеназванных страховых взносов в ограниченном размере, а именно – не более чем на 50 процентов27.

Отражаем отпускные в бухгалтерском учёте
#FOOTNOTE#
Поскольку у работников организации ежемесячно возникает право на определённое количество дней оплачиваемого отпуска, то в деятельности организации возникают условия, установленные п. 5 ПБУ 8/2010. Тогда в учёте должно быть отражено оценочное обязательство по выплате работникам отпускных28.

С даты возникновения у работников права на отпуск формируется оценочное обязательство, которое увеличивается с момента возникновения этого права работников на отпуск, а уменьшается – по мере предоставления отпуска и выплаты отпускных.

Согласно п. 8 ПБУ 8/2010 оценочное обязательство по оплате отпусков отражается на счёте 96 «Резервы предстоящих расходов».

Оценочное обязательство может отражаться:

Дебет 20, 23, 25, 26, 44 Кредит 96

Фактическое использование оценочного обязательства (начисление отпускных и страховых взносов на них) отражается так:

Дебет 96 Кредит 70, 69

Если на полное покрытие расходов на выплату отпускных и взносов суммы обязательства не хватает, то разница относится на счета затрат в общем порядке29.

Рассчитываем оценочное обязательство по оплате отпусков

Все организации должны формировать оценочное обязательство на оплату отпусков в соответствии с ПБУ 8/2010.

Право не создавать оценочное обязательство на оплату отпусков имеют только субъекты малого предпринимательства, за исключением субъектов малого предпринимательства – эмитентов публично размещаемых ценных бумаг, а также социально ориентированные некоммерческие организации30.

Поскольку не существует определённого порядка формирования и расчёта оценочного обязательства по оплате отпусков, организация может сама разработать такой порядок, закрепив в учётной политике сам порядок, способ расчёта отчислений в резерв, а также периоды начисления (ежемесячно или ежеквартально) оценочного обязательства.

(Подробнее о создании резервов по отпускам и отражении их в бухгалтерском и налоговом учёте смотрите на странице 19.)

Подпишитесь на Новости Правоweek
Неверный Email

Свидетельство о регистрации СМИ: Эл № ФС77-67462 от 18 октября 2016 г. Телефон редакции: +7 (495) 784-73-75, smi@4dk.ru

Ваши замечания и предложения
Неверный формат телефона
Введите текст
Узнать стоимость КонсультантПлюс
Телефон обязателен
Неверный Email

Принимаю пользовательское соглашение

Вход в личный кабинет
Неверный Email
Стать Клиентом
Обязательно для заполнения
Неверный формат телефона
Неверный Email
Стать Клиентом
Обязательно для заполнения
Неверный формат телефона
Неверный Email