Бухгалтеру Кадровику

Можно ли бесплатно выдавать трудовые книжки работникам?

03.08.2022
449

Вопрос:

Мы закупили трудовые книжки для работников, можно ли выдавать их бесплатно? Что будет с налогами?

Ответ:

Да, можно. Вы можете не брать с работника плату за трудовую книжку, например, установив такую норму в локальном нормативном акте или оформив передачу как подарок.

Не взимайте плату с работника в случаях:

  • выдачи дубликата трудовой книжки в связи с массовой утратой трудовых книжек из-за чрезвычайных обстоятельств или в связи с тем, что трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана);
  • неправильного первичного заполнения бланков;
  • порчи бланков не по вине работника.

В случае безвозмездной передачи бланка по решению организации его стоимость (с учетом НДС) по общему правилу включите в налоговую базу работника как доход в натуральной форме и удержите НДФЛ (пп. 2 п. 2 ст. 211 НК РФ, Письма Минфина России от 29.11.2021 N 03-04-05/96411, от 27.11.2008 N 03-07-11/367). Если передача бланка оформлена как подарок, то при соблюдении определенных условий стоимость подарка НДФЛ не облагайте.

Также при безвозмездной передаче бланка работнику в общем случае необходимо начислить все виды страховых взносов. Однако если передача оформлена как подарок, то взносы начислять не надо.

Если вы бесплатно оформляете трудовую книжку в соответствии с требованиями нормативного акта, то НДФЛ в этих случаях не удерживайте, страховые взносы не начисляйте - дохода у работника не возникает (вознаграждение ему не начисляется).

Об особенностях учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них можно узнать здесь.

 

Ответ представлен экспертами Линии консультаций «Что делать Консалт»

Свидетельство о регистрации СМИ: Эл № ФС77-67462 от 18 октября 2016 г. Контакты редакции: +7 (495) 784-73-75, smi@4dk.ru

Что делать, если сотрудник в первый день не вышел на работу? 73 Средняя заработная плата, расчет 71 Кассация разрешила вычеты НДС по кассовым чекам 142
Консультант Плюс
Бесплатный доступ на 3 дня
Ваши замечания и предложения
Неверный формат телефона
Введите текст
Узнать стоимость КонсультантПлюс
Телефон обязателен
Неверный Email

Принимаю пользовательское соглашение

Вход в личный кабинет
Неверный Email
Стать Клиентом
Обязательно для заполнения
Неверный формат телефона
Неверный Email
Стать Клиентом
Обязательно для заполнения
Неверный формат телефона
Неверный Email