Как написать пояснение в налоговую?

Недавно бухгалтеры сдавали налоговую отчётность, её сейчас как раз и проверяют сотрудники ФНС. И если будут выявлены ошибки в документации, то представители налоговых органов могут затребовать пояснения. 

Эксперт «Что делать Консалт» в своей статье рассказывает, как составляются пояснения в налоговые органы.

Такой документ можно составить в произвольной форме. Из этого правила есть исключения, например, пояснения к декларации по НДС, где есть установленные форма и формат. Содержание пояснений зависит от вопросов, поставленных проверяющими, какие расхождения или ошибки они нашли и по какому налогу. Подать пояснения можно на бумаге или в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Исключение ‒ декларация по НДС, где пояснения направляются только в электронном виде. Срок предоставления пояснений составляет пять рабочих дней со дня получения требования.

Когда нужно подавать пояснения в налоговую?

Пояснения подаются в том случае, если налоговая служба направила соответствующее требование. Налоговый кодекс Российской Федерации устанавливает следующие случаи затребования пояснений.

В п. 3 ст. 88 Налогового кодекса Российской Федерации сказано, что, если при камеральной налоговой проверке выявлены ошибки в налоговой декларации или противоречия между сведениями, содержащимися в представленных документах, или выявлены несоответствия сведений, представленных налогоплательщиком, сведениям налогового органа, налоговая служба сообщает об этом налогоплательщику с требованием представить в течение пяти дней необходимые пояснения или внести соответствующие исправления в установленный срок.

Если в уточнённой декларации была уменьшена сумма налога, подлежащая уплате в бюджет, налоговый орган вправе потребовать у налогоплательщика пояснения, обосновывающие изменения соответствующих показателей налоговой декларации (расчёта).

Кроме того, если в налоговой декларации заявлена сумма убытка, налоговый орган вправе требовать необходимые пояснения, обосновывающие размер полученного убытка.

П. 6 ст. 88 Налогового кодекса Российской Федерации  предоставляет право налоговой службе  при камеральной налоговой проверке требовать у налогоплательщика-организации или у налогоплательщика ‒ индивидуального предпринимателя пояснения об операциях или имуществе, по которым заявлены налоговые льготы. Вместе с таким требованием могут запросить в установленном порядке документы, подтверждающие их право на такие налоговые льготы. Ответом на такое требование может быть в электронной форме реестр подтверждающих документов.

На основании п. 2 ст. 105.29 Налогового кодекса Российской Федерации налоговая служба вправе затребовать пояснения и в рамках налогового мониторинга.

Кроме того, у налоговой службы есть право вызвать налогоплательщика в инспекцию для дачи пояснений и по другим вопросам, о чём прямо сказано в подп. 4 п. 1 ст. 31 Налогового кодекса Российской Федерации.

Пояснения можно подать и в том случае, если налоговая инспекция их ещё не запросила. Например, при сдаче уточнённой декларации.

В какой форме составлять пояснения?

В большинстве случаев пояснения можно составлять в произвольной форме. Из этого правила есть исключение, касающееся деклараций по НДС.

Например, пояснения по льготам по НДС предоставляются в виде реестра подтверждающих документов в электронном виде (п. 6 ст. 88 НК РФ). Формат такого реестра приведён в Приложении 5 к Приказу ФНС России от 24.05.2021 № ЕД-7-15/513@. Пояснения по выявленным инспекцией расхождениям нужно подать в электронном виде по утверждённому формату. За их подачу не по установленному формату или на бумаге налогоплательщика оштрафуют, так как в этом случае пояснения не считаются представленными (п. 3 ст. 88, п. 5 ст. 174 НК РФ).

Содержание пояснений

Содержание пояснений зависит от того, какую информацию запросила инспекция, какие расхождения и ошибки она нашла и по какому налогу их запрашивает. Но, независимо от этого, нужно в первую очередь проверить, есть ли ошибки в декларации (расчёте) или нет.

Если ошибок нет, то в пояснениях нужно указать, что ошибок, противоречий и несоответствий в декларации нет, а также оснований для подачи уточнённой декларации нет.  Далее расписываем причины расхождений и почему считаем, что ошибок нет.

К пояснениям можно приложить подтверждающие документы (п. 4 ст. 88 НК РФ). Например, выписки из регистров налогового и бухгалтерского учёта.

Если ошибки есть, но они не привели к занижению налога, то об этом нужно написать и указать правильные данные. Если нужно, можно приложить подтверждающие документы. Вместо пояснений можно подать уточнённую декларацию (п. 1 ст. 81, п. 3 ст. 88 НК РФ). Но это право налогоплательщика, а не обязанность. Здесь важно помнить, что после подачи уточнённой налоговой декларации начнётся новая камеральная проверка (п. 9.1 ст. 88 НК РФ).

Если же и ошибки есть и из-за них занижен налог, то подаём уточнённую налоговую декларацию (п. 1 ст. 81, п. 3 ст. 88 НК РФ). Пояснения в данном случае составлять необязательно.

Вводная часть

В вводной части пояснений указываются:

• реквизиты инспекции, в которую подаём пояснения;
• сведения о налогоплательщике: наименование, адрес, ИНН/КПП вашей организации (Ф.И.О., адрес регистрации и ИНН для ИП);
• номер и дата требования инспекции, на которое даются пояснения.

Основная часть

В основной части пояснений в повествовательной форме даются ответы на поставленные вопросы, приводим фактические обстоятельства, а также ссылки на документы, которые подтверждают ваши слова. Этой части стоит уделить особое внимание. Далее приведём наиболее распространённые пояснения к декларациям по НДС и налогу на прибыль.

Пояснения к декларации по НДС

Пояснения составляем по расхождениям, которые указаны в требовании инспекции или в приложении к нему (п. 3 ст. 88 НК РФ, Письмо ФНС России от 03.12.2018 № ЕД-4-15/23367@).

Все выявленные расхождения инспекция указывает в виде кодов в приложении к требованию. При этом каждой операции она присвоит отдельный код ошибки.

В зависимости от кода ошибки проверяем, правильно ли заполнили декларацию, и сверяем каждую запись в декларации с документами, например со счётом-фактурой. Проверяем  расчёт суммы налога как по ставке НДС, так и от стоимости покупки или продажи. Обращаем внимание на то, как отражён каждый реквизит записи, по которой установлены расхождения, например дата, номер, сумма. Если вычет по счёту-фактуре принимался частями (несколько раз), то проверяем общую сумму НДС, которую приняли к вычету по всем записям этого счёта-фактуры за все периоды (Письмо ФНС России от 03.12.2018 № ЕД-4-15/23367@).

Если декларация заполнена правильно, то в пояснениях (Письмо ФНС России от 03.12.2018 № ЕД-4-15/23367@):

• указываем, что в декларации нет ошибок, противоречий и несоответствий, а также оснований для подачи уточнённой налоговой декларации;
• разъясняем причины расхождений и почему не считаем их ошибкой.

Если в декларации есть ошибки, но НДС не занижен, то в пояснениях отражаем их причины и правильные данные. При этом вместо пояснений можно подать уточнённую налоговую декларацию (п. 1 ст. 81, п. 3 ст. 88 НК РФ).

Ещё один вариант, который рекомендует ФНС России, ‒ сдать одновременно и пояснения, и уточнённую налоговую декларацию (Письмо ФНС России от 03.12.2018 № ЕД-4-15/23367@). Однако действовать так ‒ ваше право, а не обязанность.

Если в декларации есть ошибки и из-за них занижен НДС, то необходимо подать уточнённую налоговую декларацию. Пояснения составлять необязательно, однако это можно сделать (п. 1 ст. 81, п. 3 ст. 88 НК РФ, Письмо ФНС России от 03.12.2018 № ЕД-4-15/23367@).

Пример составления пояснений к декларации по НДС можно найти в СПС КонсультантПлюс.

Пояснения к декларации по налогу на прибыль

1. Если просят объяснить, почему снижена налоговая нагрузка, указываем причины этого. Например, для привлечения покупателей были снижены цены на продаваемые товары или из-за сезонности упал спрос, поставщики увеличили цены на продукцию.

Образец пояснений налоговому органу по факту снижения налоговой нагрузки налогоплательщика можно найти в СПС КонсультантПлюс.

2. По убыткам, в том числе у новой организации, причина может скрываться в закупке дорогого оборудования, расходах на запуск производства и рекламу продукции, какой-то чрезвычайной ситуации, расторжении договоров и пр. Сами по себе убытки не говорят о занижении налоговой базы, ведь они могут возникнуть из-за объективных причин. Важно донести это до налогового органа, чтобы налоговые инспекторы поняли из ваших пояснений, что убытки появились по объективным причинам и вы не пытаетесь уклониться от уплаты налога.

Например, убытки возникли из-за изменения ценовой политики поставщика. В пояснениях напишите об этом и приведите, к примеру, ссылки на переписку с отделом продаж контрагента по вопросу повышения цен (отмены скидок), новый договор поставки и платёжные документы. Или убытки связаны с тем, что вы только начали свою деятельность. В пояснениях напишите, что у вас были высокие стартовые расходы на закупку оборудования и материалов, аренду офиса и вы находитесь в процессе поиска покупателей. В подтверждение приведите договоры аренды и поставки, выписки из регистров налогового и бухгалтерского учёта.

Образец пояснений налоговому органу по факту отражения убытков в отчётности содержится в СПС КонсультантПлюс.

3. Расхождения в данных о доходах от реализации товаров (работ, услуг) в декларациях по НДС и по налогу на прибыль. Причина может быть, например, в том, что в прибыли учли доходы, которые не облагаются НДС.

Образец пояснений на требование налогового органа о причинах расхождения налоговой базы по НДС и налогу на прибыль.              

4. Если данные в декларации отличаются от бухгалтерской отчётности, то причина не всегда ошибки в расчётах. Они могут быть связаны с тем, что доходы и расходы для целей налогового и бухгалтерского учёта определяются по-разному. Например, есть расходы или доходы, которые признаются в бухгалтерском учёте, но никогда не будут признаны в налоговом. Либо доходы и расходы могут признаваться в налоговом и бухгалтерском учёте, но в разных периодах (пп. 3, 4, 8 ПБУ 18/02).

Образец пояснений на сообщение налогового органа о причинах расхождения налоговой базы по налогу на прибыль и данных бухгалтерской (финансовой) отчётности. 

Заключительная часть

В заключительной части пояснений:

• приводим меры, которые предпринимаем для устранения расхождений, со ссылками на подтверждающие документы;
• по убыткам, например, если они возникли из-за повышения цен поставщиком, то можно указать, что ищем новых. Подтвердить это можно, например, перепиской с потенциальными контрагентами и документами, которые говорят о проверке их добросовестности и благонадёжности;
• если вы планируете оптимизировать свои затраты, то отразите это в пояснениях и приложите приказ руководителя об утверждении плана по сокращению расходов;
• если вы заключили договоры с новыми покупателями, доход от сделок с которыми покроет ваши убытки, то приведите реквизиты этих договоров;
• перечислите подтверждающие документы, которые вы прикладываете к пояснениям. Прикладывать такие документы вы не обязаны, но лучше это сделать, чтобы аргументировать свои слова;
• подпишите пояснения и поставьте печать, если она есть.

Если пояснения подписывает представитель по доверенности, то укажите её реквизиты и также приложите к пояснениям (п. 3 ст. 29 НК РФ).

Ответственность за непредставление пояснений

П. 1 ст. 129.1 Налогового кодекса Российской Федерации установлено, что неправомерное несообщение (несвоевременное сообщение) лицом сведений, которые в соответствии с указанным Кодексом это лицо должно сообщить налоговому органу, в том числе непредставление (несвоевременное представление) лицом в налоговый орган обозначенных в п. 3 ст. 88 НК РФ пояснений в случае непредставления в установленный срок уточнённой налоговой декларации, при отсутствии признаков налогового правонарушения, предусмотренного ст. 126 НК РФ, влечёт взыскание штрафа в размере 5 000 руб.

Те же деяния, совершённые повторно в течение календарного года, влекут взыскание штрафа в размере 20 000 руб. (п. 2 ст. 129.1 Налогового кодекса Российской Федерации).

Примеры пояснений

В СПС КонсультантПлюс есть примерные образцы пояснений по различным вопросам. Можно воспользоваться таким материалом, если он подходит под вашу ситуацию.

• Готовое решение: Как составить и подать пояснения к декларации по НДС (КонсультантПлюс, 2022) {КонсультантПлюс}
• Готовое решение: Оформление пояснений к уточнённой декларации по НДС (КонсультантПлюс, 2022) {КонсультантПлюс}
• Готовое решение: Как составить и подать пояснения о полученных убытках по требованию налогового органа (КонсультантПлюс, 2022) {КонсультантПлюс}
• Готовое решение: Как сдать уточнённую налоговую декларацию (КонсультантПлюс, 2022) {КонсультантПлюс}
• Типовая ситуация: Как ответить на требование налоговой (Издательство «Главная книга», 2022) {КонсультантПлюс}

Автор: преподаватель «Что делать Консалт» Михаил Заплатников