Недавно бухгалтеры сдавали налоговую отчётность, её сейчас как раз и проверяют сотрудники ФНС. И если будут выявлены ошибки в документации, то представители налоговых органов могут затребовать пояснения.
Эксперт «Что делать Консалт» в своей статье рассказывает, как составляются пояснения в налоговые органы.
Такой документ можно составить в произвольной форме. Из этого правила есть исключения, например, пояснения к декларации по НДС, где есть установленные форма и формат. Содержание пояснений зависит от вопросов, поставленных проверяющими, какие расхождения или ошибки они нашли и по какому налогу. Подать пояснения можно на бумаге или в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Исключение ‒ декларация по НДС, где пояснения направляются только в электронном виде. Срок предоставления пояснений составляет пять рабочих дней со дня получения требования.
Когда нужно подавать пояснения в налоговую?
Пояснения подаются в том случае, если налоговая служба направила соответствующее требование. Налоговый кодекс Российской Федерации устанавливает следующие случаи затребования пояснений.
В п. 3 ст. 88 Налогового кодекса Российской Федерации сказано, что, если при камеральной налоговой проверке выявлены ошибки в налоговой декларации или противоречия между сведениями, содержащимися в представленных документах, или выявлены несоответствия сведений, представленных налогоплательщиком, сведениям налогового органа, налоговая служба сообщает об этом налогоплательщику с требованием представить в течение пяти дней необходимые пояснения или внести соответствующие исправления в установленный срок.
Если в уточнённой декларации была уменьшена сумма налога, подлежащая уплате в бюджет, налоговый орган вправе потребовать у налогоплательщика пояснения, обосновывающие изменения соответствующих показателей налоговой декларации (расчёта).
Кроме того, если в налоговой декларации заявлена сумма убытка, налоговый орган вправе требовать необходимые пояснения, обосновывающие размер полученного убытка.
П. 6 ст. 88 Налогового кодекса Российской Федерации предоставляет право налоговой службе при камеральной налоговой проверке требовать у налогоплательщика-организации или у налогоплательщика ‒ индивидуального предпринимателя пояснения об операциях или имуществе, по которым заявлены налоговые льготы. Вместе с таким требованием могут запросить в установленном порядке документы, подтверждающие их право на такие налоговые льготы. Ответом на такое требование может быть в электронной форме реестр подтверждающих документов.
На основании п. 2 ст. 105.29 Налогового кодекса Российской Федерации налоговая служба вправе затребовать пояснения и в рамках налогового мониторинга.
Кроме того, у налоговой службы есть право вызвать налогоплательщика в инспекцию для дачи пояснений и по другим вопросам, о чём прямо сказано в подп. 4 п. 1 ст. 31 Налогового кодекса Российской Федерации.
Пояснения можно подать и в том случае, если налоговая инспекция их ещё не запросила. Например, при сдаче уточнённой декларации.
Типовые ситуации в СПС КонсультантПлюс позволят бухгалтеру быстро решать вопросы, с которыми он сталкивается ежедневно.
В какой форме составлять пояснения?
В большинстве случаев пояснения можно составлять в произвольной форме. Из этого правила есть исключение, касающееся деклараций по НДС.
Например, пояснения по льготам по НДС предоставляются в виде реестра подтверждающих документов в электронном виде (п. 6 ст. 88 НК РФ). Формат такого реестра приведён в Приложении 5 к Приказу ФНС России от 24.05.2021 № ЕД-7-15/513@. Пояснения по выявленным инспекцией расхождениям нужно подать в электронном виде по утверждённому формату. За их подачу не по установленному формату или на бумаге налогоплательщика оштрафуют, так как в этом случае пояснения не считаются представленными (п. 3 ст. 88, п. 5 ст. 174 НК РФ).
Содержание пояснений
Содержание пояснений зависит от того, какую информацию запросила инспекция, какие расхождения и ошибки она нашла и по какому налогу их запрашивает. Но, независимо от этого, нужно в первую очередь проверить, есть ли ошибки в декларации (расчёте) или нет.
Если ошибок нет, то в пояснениях нужно указать, что ошибок, противоречий и несоответствий в декларации нет, а также оснований для подачи уточнённой декларации нет. Далее расписываем причины расхождений и почему считаем, что ошибок нет.
К пояснениям можно приложить подтверждающие документы (п. 4 ст. 88 НК РФ). Например, выписки из регистров налогового и бухгалтерского учёта.
Если ошибки есть, но они не привели к занижению налога, то об этом нужно написать и указать правильные данные. Если нужно, можно приложить подтверждающие документы. Вместо пояснений можно подать уточнённую декларацию (п. 1 ст. 81, п. 3 ст. 88 НК РФ). Но это право налогоплательщика, а не обязанность. Здесь важно помнить, что после подачи уточнённой налоговой декларации начнётся новая камеральная проверка (п. 9.1 ст. 88 НК РФ).
Если же и ошибки есть и из-за них занижен налог, то подаём уточнённую налоговую декларацию (п. 1 ст. 81, п. 3 ст. 88 НК РФ). Пояснения в данном случае составлять необязательно.
Вводная часть
В вводной части пояснений указываются:
- реквизиты инспекции, в которую подаём пояснения;
- сведения о налогоплательщике: наименование, адрес, ИНН/КПП вашей организации (Ф.И.О., адрес регистрации и ИНН для ИП);
- номер и дата требования инспекции, на которое даются пояснения.
Основная часть
В основной части пояснений в повествовательной форме даются ответы на поставленные вопросы, приводим фактические обстоятельства, а также ссылки на документы, которые подтверждают ваши слова. Этой части стоит уделить особое внимание. Далее приведём наиболее распространённые пояснения к декларациям по НДС и налогу на прибыль.
Правильно заполнить налоговые расчёты, определить сроки сдачи и избежать штрафных санкций поможет СПС КонсультантПлюс.
Пояснения к декларации по НДС
Пояснения составляем по расхождениям, которые указаны в требовании инспекции или в приложении к нему (п. 3 ст. 88 НК РФ, Письмо ФНС России от 03.12.2018 № ЕД-4-15/23367@).
Все выявленные расхождения инспекция указывает в виде кодов в приложении к требованию. При этом каждой операции она присвоит отдельный код ошибки.
В зависимости от кода ошибки проверяем, правильно ли заполнили декларацию, и сверяем каждую запись в декларации с документами, например со счётом-фактурой. Проверяем расчёт суммы налога как по ставке НДС, так и от стоимости покупки или продажи. Обращаем внимание на то, как отражён каждый реквизит записи, по которой установлены расхождения, например дата, номер, сумма. Если вычет по счёту-фактуре принимался частями (несколько раз), то проверяем общую сумму НДС, которую приняли к вычету по всем записям этого счёта-фактуры за все периоды (Письмо ФНС России от 03.12.2018 № ЕД-4-15/23367@).
Если декларация заполнена правильно, то в пояснениях (Письмо ФНС России от 03.12.2018 № ЕД-4-15/23367@):
- указываем, что в декларации нет ошибок, противоречий и несоответствий, а также оснований для подачи уточнённой налоговой декларации;
- разъясняем причины расхождений и почему не считаем их ошибкой.
Если в декларации есть ошибки, но НДС не занижен, то в пояснениях отражаем их причины и правильные данные. При этом вместо пояснений можно подать уточнённую налоговую декларацию (п. 1 ст. 81, п. 3 ст. 88 НК РФ).
Ещё один вариант, который рекомендует ФНС России, ‒ сдать одновременно и пояснения, и уточнённую налоговую декларацию (Письмо ФНС России от 03.12.2018 № ЕД-4-15/23367@). Однако действовать так ‒ ваше право, а не обязанность.
Если в декларации есть ошибки и из-за них занижен НДС, то необходимо подать уточнённую налоговую декларацию. Пояснения составлять необязательно, однако это можно сделать (п. 1 ст. 81, п. 3 ст. 88 НК РФ, Письмо ФНС России от 03.12.2018 № ЕД-4-15/23367@).
Пример составления пояснений к декларации по НДС можно найти в СПС КонсультантПлюс.
Пояснения к декларации по налогу на прибыль
- Если просят объяснить, почему снижена налоговая нагрузка, указываем причины этого. Например, для привлечения покупателей были снижены цены на продаваемые товары или из-за сезонности упал спрос, поставщики увеличили цены на продукцию.
Образец пояснений налоговому органу по факту снижения налоговой нагрузки налогоплательщика можно найти в СПС КонсультантПлюс.
- По убыткам, в том числе у новой организации, причина может скрываться в закупке дорогого оборудования, расходах на запуск производства и рекламу продукции, какой-то чрезвычайной ситуации, расторжении договоров и пр. Сами по себе убытки не говорят о занижении налоговой базы, ведь они могут возникнуть из-за объективных причин. Важно донести это до налогового органа, чтобы налоговые инспекторы поняли из ваших пояснений, что убытки появились по объективным причинам и вы не пытаетесь уклониться от уплаты налога.
Например, убытки возникли из-за изменения ценовой политики поставщика. В пояснениях напишите об этом и приведите, к примеру, ссылки на переписку с отделом продаж контрагента по вопросу повышения цен (отмены скидок), новый договор поставки и платёжные документы. Или убытки связаны с тем, что вы только начали свою деятельность. В пояснениях напишите, что у вас были высокие стартовые расходы на закупку оборудования и материалов, аренду офиса и вы находитесь в процессе поиска покупателей. В подтверждение приведите договоры аренды и поставки, выписки из регистров налогового и бухгалтерского учёта.
Образец пояснений налоговому органу по факту отражения убытков в отчётности содержится в СПС КонсультантПлюс.
- Расхождения в данных о доходах от реализации товаров (работ, услуг) в декларациях по НДС и по налогу на прибыль. Причина может быть, например, в том, что в прибыли учли доходы, которые не облагаются НДС.
Образец пояснений на требование налогового органа о причинах расхождения налоговой базы по НДС и налогу на прибыль.
- Если данные в декларации отличаются от бухгалтерской отчётности, то причина не всегда ошибки в расчётах. Они могут быть связаны с тем, что доходы и расходы для целей налогового и бухгалтерского учёта определяются по-разному. Например, есть расходы или доходы, которые признаются в бухгалтерском учёте, но никогда не будут признаны в налоговом. Либо доходы и расходы могут признаваться в налоговом и бухгалтерском учёте, но в разных периодах (пп. 3, 4, 8 ПБУ 18/02).
Образец пояснений на сообщение налогового органа о причинах расхождения налоговой базы по налогу на прибыль и данных бухгалтерской (финансовой) отчётности.
Заключительная часть
В заключительной части пояснений:
- приводим меры, которые предпринимаем для устранения расхождений, со ссылками на подтверждающие документы;
- по убыткам, например, если они возникли из-за повышения цен поставщиком, то можно указать, что ищем новых. Подтвердить это можно, например, перепиской с потенциальными контрагентами и документами, которые говорят о проверке их добросовестности и благонадёжности;
- если вы планируете оптимизировать свои затраты, то отразите это в пояснениях и приложите приказ руководителя об утверждении плана по сокращению расходов;
- если вы заключили договоры с новыми покупателями, доход от сделок с которыми покроет ваши убытки, то приведите реквизиты этих договоров;
- перечислите подтверждающие документы, которые вы прикладываете к пояснениям. Прикладывать такие документы вы не обязаны, но лучше это сделать, чтобы аргументировать свои слова;
- подпишите пояснения и поставьте печать, если она есть.
Если пояснения подписывает представитель по доверенности, то укажите её реквизиты и также приложите к пояснениям (п. 3 ст. 29 НК РФ).
С помощью СПС КонсультантПлюс вы будете легко ориентироваться в законодательстве, вовремя отслеживать все изменения.
Ответственность за непредставление пояснений
П. 1 ст. 129.1 Налогового кодекса Российской Федерации установлено, что неправомерное несообщение (несвоевременное сообщение) лицом сведений, которые в соответствии с указанным Кодексом это лицо должно сообщить налоговому органу, в том числе непредставление (несвоевременное представление) лицом в налоговый орган обозначенных в п. 3 ст. 88 НК РФ пояснений в случае непредставления в установленный срок уточнённой налоговой декларации, при отсутствии признаков налогового правонарушения, предусмотренного ст. 126 НК РФ, влечёт взыскание штрафа в размере 5 000 руб.
Те же деяния, совершённые повторно в течение календарного года, влекут взыскание штрафа в размере 20 000 руб. (п. 2 ст. 129.1 Налогового кодекса Российской Федерации).
Примеры пояснений
В СПС КонсультантПлюс есть примерные образцы пояснений по различным вопросам. Можно воспользоваться таким материалом, если он подходит под вашу ситуацию.
Уникальные аналитические материалы СПС КонсультантПлюс помогут вам при возникновении сложных ситуаций.
Автор: преподаватель «Что делать Консалт» Михаил Заплатников
