Кому грозят трудовые проверки и как их избежать?

Трудовые проверки будут вызывать меньше стресса, если подготовиться к ним заранее. Особенно сейчас рекомендуем проверить себя на наличие ошибок в ведении кадрового учета и привести документы в порядок. О компаниях в зоне риска, важных статьях в законодательстве и профилактике нарушений мы спросили у экспертов.

Илья Данцкер, консультант по трудовым отношениям, автор проекта KadroDel.ru:

Оценить вероятность прихода в вашу компанию государственных инспекторов труда можно двумя взаимодополняющими способами.

Первый сводится к рутинному выяснению сроков плановой проверки. Она проводится инспекцией труда (ГИТ) в рамках риск-ориентированного подхода.

Критерии риска                                       

• Основной вид деятельности: самые «рисковые» – добыча полезных ископаемых, энергетика, водоснабжение, самые «надёжные» – прочие виды экономической деятельности.
• Численность: чем больше, тем выше риск (самый низкий риск при численности менее 200 работников, самый высокий – более 1000).
• Количество нарушений законодательства о труде в предыдущих периодах (в порядке уменьшения влияния: несчастные случаи, задолженности по зарплате, иные нарушения).

Самых «рисковых» работодателей будут планово проверять раз в 2 года, а самых «надёжных» вообще не будут. Подробнее о расчёте показателя риска можно прочитать в Положении о федеральном государственном надзоре.

Соответственно, снизить категорию риска и частоту проверок, а то и вовсе их избежать помогут следующие шаги:

– изначальное верное определение ОКВЭД или последующее его изменение (по возможности, конечно);

– передача части вспомогательных функций на аутсорсинг (т. н. «заёмный труд»), что позволит снизить штатную численность;

– самая действенная мера – не допускать нарушений законов о труде и улучшать условия труда во избежание несчастных случаев, особенно тяжёлых и со смертельным исходом.

Второй относится к внеплановым проверкам, предугадать которые затруднительно. Тем не менее есть зоны особого внимания, которые лучше бы привести в порядок. А именно те, которые фигурировали в громких событиях последних месяцев. Медийная активность вокруг них увеличивает вероятность обращения работников в надзорные органы именно по этим вопросам.

...есть зоны особого внимания

К числу таковых я бы отнёс:

– индексацию заработной платы работникам;

– компенсационные и поощрительные надбавки при выплате зарплаты в размере МРОТ;

– спецоценку условий труда и охрану труда в целом;

– гарантии и льготы беременным.

Индексация. Последнее месяцы отметились пристальным вниманием государства к вопросу обязательной индексации заработной платы. И даже Президент согласился включить данное положение в новую редакцию Конституции. Апофеозом стало взыскание работником 5-миллионной индексации с бывшего работодателя. Многие захотят повторить его успех, в том числе и путём инициирования проверок в отношении работодателя. 

МРОТ. КС РФ и ранее обращался к теме незаконности включения компенсационных надбавок в МРОТ. В Постановлении же от 11.04.2019 № 17-П КС подтвердил, что такая практика незаконна. Стоит вывести все виды компенсационных выплат из МРОТ, не дожидаясь принятия законопроекта №762526-7 и жалоб работников.

Охрана труда. Традиционно больная тема для нашей страны, особенно на фоне недавнего несчастного случая при демонтаже крыши СКК в Санкт-Петербурге.

Гарантии и льготы беременным. Государство уже несколько лет держит курс на поддержку рождаемости и защиты семьи. Здесь и прецедентные решения ВС РФ о незаконности увольнения беременной по соглашению сторон и по собственному желанию, и новые меры поддержки семей, озвученные в ходе обращения Президента к Федеральному Собранию в январе. Поэтому избегайте любых конфликтов с беременными сотрудницами – таковые с лёгкостью могут привести к внеплановым проверкам с высоким риском привлечения работодателя к ответственности.

Елена Коптенко, эксперт по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, лектор Учебного центра «Что делать Квалификация»:

Чтобы быть во всеоружии перед проверкой, необходимо не только знать основные зоны риска, но и новации в законодательстве. Например, до 2020 года государственные муниципальные предприятия должны были перейти на профстандарты. Поэтому в 2020 году проверяющие непременно обратят внимание, насколько соответствуют профстандартам названия должностей, квалификация и опыт работников, есть ли подтверждающие документы и т. д. Особое внимание уделят предприятиям, где работают сотрудники, имеющие льготы, а также спецдопуски к вредным и опасным факторам, к гостайнам, или сотрудники которых работают в сложных условиях (крайний север, горячие цеха и т. д.).

Так руководство становится более лояльным к кадровой службе.

В прошлом году предметом многих проверок стала статья 13.11 КоАП РФ, посвящённая работе с персональными данными. Проверьте себя по этой статье: актуальны ли у вас локальные данные, все ли сведения включают согласия по обработке персональных данных, уведомлён ли Роскомнадзор о начале их обработки, проверены ли допуски и умеют ли работать конфиденциально те, кто допущен. 

Очень интересуют проверяющих работодатели, у которых уже были нарушения – например, задержки зарплат, ведь в этом году штрафы повысились. Повысился МРОТ – индексировали ли зарплаты? Правильно ли вы их выплачиваете? И многие другие нюансы, регулирующие выплату заработных плат. Не менее интересны для проверяющих популярные ошибки при составлении трудовых договоров. 

Рекомендую всем читателям всегда иметь под рукой статью 5.27 КоАП РФ: она поможет избежать нарушений трудового законодательства и других нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.

Профилактика нарушений 

Любой кадровый специалист должен обладать мастерством внутреннего кадрового аудита. Вы прекрасно знаете, какие кадровые процессы у вас нарушаются. Выявляйте их, обязательно описывайте их в акте и приложении к нему. Я всегда рекомендую слушателям писать руководителям о финансовых рисках, которые они несут, нарушая тот или иной кадровый процесс. Так руководство понимает, сколько денег может потерять компания, а также становится более лояльным к кадровой службе и видит, что вы отличный специалист. 

Кейс из практики 

Во время отсутствия сотрудника в отпуске другой заменяющий его не подхватил важные звонки от клиента (трубку отсутствующего работника положили наискосок). Оскорблённый клиент позвонил гендиру компании, возмутился работой сотрудников и сообщил, что прекращает партнёрство с организацией. Директор поручил всех наказать, а виновных уволить. 

Мы начали разбираться. Выяснилось, что работники, которые остались на подмене, были и сами очень загружены, и начальник отдела написала об этом подробно. Также работники не замотивированы брать трубки отсутствующих. Мы предложили или нанимать совместителя, или доплачивать сотрудникам отдела, что позволит работодателю возложить ответственность на коллег и спрашивать с них в случае невыполнения обязанностей. Ведь по статье 151 ТК РФ замена сотрудника – это допнагрузка, которую необходимо оплачивать.

Все доводы были донесены до директора, и сначала он не хотел доплачивать сотрудникам. Но когда мы сравнили потерянную прибыль от ушедшего клиента и те доплаты, которые требовались сотрудникам для мотивации, то это были несоизмеримые деньги. Директор дал добро, мы с сотрудниками подписали допсоглашение. После этого работники начали сами строить график, кто кого будет заменять, а у нас появился рычаг управления.

Руслан Качкаев, руководитель юридической компании «Качкаев и партнёры»:

Трудовые проверки делятся на плановые и внеплановые (ст. 360 ТК РФ). Плановые утверждаются каждый год. Проверить, будет ли проверка, можно на сайте Генпрокуратуры.

Следует помнить, что плановые проверки проводятся не чаще, чем один раз в три года (ч. 2 ст. 9 Закона № 294-ФЗ), но существуют сферы, в которых проверки могут проводиться более двух раз (здравоохранение, образование, электроэнергетика).

При плановой проверке у вас могут запросить документы или осуществить выезд по местонахождению компании (ч. 11 ст. 9 Закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» № 294-ФЗ). Внеплановые проверки могут проводиться по жалобе сотрудника, третьего лица, СМИ. Именно этот вид проверок используют для недобросовестной борьбы с конкурентами.

При проведении внеплановой проверки у компании будет мало времени на подготовку, поскольку о факте проверки уведомляют за 24 часа. А в некоторых случаях проверку могут провести без предупреждения. Основания для таких проверок сформулированы в законе, так без предупреждения проводятся проверки:

• о фактах нарушений работодателями требований трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, в том числе требований охраны труда, повлекших возникновение угрозы причинения вреда жизни и здоровью работников, а также приведших к невыплате или неполной выплате в установленный срок заработной платы, других выплат, причитающихся работникам, либо установлению заработной платы в размере менее размера, предусмотренного трудовым законодательством;
• о фактах уклонения от оформления трудового договора, ненадлежащего оформления трудового договора или заключения гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем;
• обращения или заявления работника о нарушении работодателем его трудовых прав.

Трудовые проверки могут быть осуществлены более чем по 100 основаниям. На сайте Роструда есть хороший инструмент, с помощью которого можно проверить, насколько ваша компания соблюдает требования трудового законодательства.

Главные советы при проведении трудовой проверки

1. Отвечайте на запрос трудовой инспекции. Отказ в предоставлении документов обернётся штрафом. При запросе документов компании стоит подготовить ответ. Неполучение запроса не освободит от ответственности, поэтому обеспечьте получение корреспонденции.
2. Представляйте только те документы, которые относятся к предмету проверки. ГИТ может запросить документы, которые не относятся к цели проверки. При проведении проверки должностные лица не вправе требовать представления документов, информации, образцов продукции, проб обследования объектов окружающей среды и объектов производственной среды, если они не являются объектами проверки или не относятся к предмету проверки, а также изымать оригиналы таких документов (ч. 3 ст. 15 Закона 294-ФЗ).