В чём плюсы и минусы удалёнки, как повысить свою эффективность и как руководитель может ускорить работу сотрудников на расстоянии, мы спросили у экспертов в сфере HR и менеджмента.
Виктория Медведева, HR-директор, управляющий партнёр Recruiting Evolution
Сейчас, когда многим вынужденно пришлось уйти на удалённую работу, прекрасное время сместить фокус на результат.
«В "мирные" времена сотрудники, которые работают на удалёнке, обычно ориентированы на результат, поэтому им не так важно, поедут ли они в офис. Зачастую, если считать часы, то они работают больше офисных сотрудников, потому что не думают о том, что в 18:00 нужно встать и уйти из офиса. Они знают, что нужно закончить задачу, и это для них важнее.
Сейчас, когда многим вынужденно пришлось уйти на удалённую работу, прекрасное время сместить фокус на результат. Для работодателей это отличная возможность узнать что-то новое о своих сотрудниках. Если грамотно провести планирование, то есть возможность, что недооценённые раньше сотрудники приятно удивят вас, и наоборот.
Несколько советов для эффективной удалённой работы
- Собственная организация тайм-менеджмента
Если вы этого не делали раньше, то инструменты планирования нужно внедрить сейчас. Чёткая постановка задач в начале дня и подведение итогов в конце. При постановке целей и задач очень важно ставить приоритет. Задачи должны быть выписаны не просто длинным "списком покупок", а обозначены какие из них самые приоритетные. Донесите до сотрудников, что именно им нужно делать в первую очередь в ресурсное время и сосредоточив внимание, так как не всем это очевидно.
Помимо этого, важно отслеживать задачи сотрудников, план и факт. Как каждого по отдельности, так и групп, отделов, департаментов.
Важно, чтобы у вас была хорошая наглядная система, в которой отражается динамика по целям и задачам и есть статусы их выполнения, в которую вы в любой момент можете заглянуть и видеть картину работы в целом.
Обязательно должно быть обозначено и донесено до сведения сотрудников чёткое время, до которого все задачи должны быть вписаны в систему и до которого должны быть представлены отчёты об их выполнении.
- Чем больше точек контроля, тем эффективнее работает человек
Поэтому я советую объединить сотрудников парами для контроля за задачами и оставить регулярные созвоны по подведению итогов для пары. Плюс назначить ответственного за результаты работы отдела, который разбит на пары.
- Геймификация
Любыми возможными способами геймифицировать и сделать интересным процесс постановки целей и фиксацию их выполнения. Поощряем пары, сделавшие больше всего задач, или самые эффективные отделы.
- Учёт времени
По трекеру (программе или просто ставим таймер) записываем каждые 15-30 минут, чем были заняты, и делаем в конце дня отчёт. Рефлексируем, подводим итоги, смотрим, как на основании полученных данных можно сделать работу продуктивнее. На первые две недели этот инструмент поможет тем, кто впервые вышел на удалённую работу.
Также важно соблюдать график работы, который нужно чётко обозначить и придерживаться. Это позволит не прокрастинировать утром и не перегорать, засиживаясь над задачами до полуночи.
- Контекст работы
Должно быть отдельное рабочее место. Недавно услышала у одного эксперта, что для разного вида работ должны быть разные точки в доме. Это помогает переключаться. Поэтому не работаем в кровати, не обедаем за компьютером. Вылезаем из пижамки и надеваем серьёзную, почти офисную одежду. По возможности попросить домашних не беспокоить вас в рабочее время.
- Поддержка друг друга на удалёнке и создание тех приятных моментов, которые в офисе возникали сами собой: шутки, совместные обеды и т. д. Эти вещи надо создавать осознанно уже удалённо. Иногда нужно похвалить сотрудников, делиться чит-кодами, устроить конкурс домашней одежды. В ситуации, которая сложилась у нас, крайне важно сохранять позитивный настрой.
- Выпишите для себя плюсы удалённой работы
Этот совет и для сотрудников, и для работодателей. Когда становится тяжело, внимание рассеивается, кажется, что вы ничего не успеваете, полезно вернуться к положительным сторонам такого формата работы.
Донесите до сотрудников, что именно им нужно делать в первую очередь в ресурсное время, так как не всем это очевидно.
Во всём важно найти положительные стороны и для сотрудников, и для работодателя. Их много, но нужно изменить привычки и понять, какими вещами вы можете поддержать себя и коллег. Это момент для очень большой сердечности, человечности. Момент, когда можно сделать очень много друг для друга и для мира».
Евгений Жаров, управляющий партнёр Zharov Group
С вечера готовьте список задач на следующий день, а в конце рабочего дня сверяйтесь с чек-листом.
«Известные события неожиданно изменили образ жизни всего мира. Изоляция исключает возможность работать в офисе, поэтому тысячи компаний перешли на удалённый режим работы.
Несмотря на очевидные бонусы (экономия времени на дорогу, отсутствие ежедневной коммуникации), организовать свой режим работы и режим работы компании на удалёнке бывает на так просто.
Хоум-офис предполагает намного большую степень самоорганизации для сотрудников. Если в обычном офисе от соблазна поспать после обеда или посмотреть сериал сотрудника удерживает рабочая атмосфера, боязнь вызвать удивлённые взгляды коллег и босса, то дома этих препятствий нет. Поэтому с вечера готовьте список задач на следующий день, а в конце рабочего дня сверяйтесь с чек-листом. Так вы поймёте свою результативность.
Важно понимать, что работа на удалёнке ‒ это не работа дома, когда вы в отпуске и делаете одолжение работодателю. Сейчас вы работаете дома по причине экстраординарной ситуации, и качество вашей работы не должно снижаться. Будет справедливо согласиться с этим ожиданием большинства работодателей. Конечно, незначительные корректировки, которые объясняются объективными причинами, допускаются (отсутствие дома принтера, невозможность передать оригиналы документов и т. п.).
Когда вы находитесь и работаете дома, соблазн прилечь или откликнуться на просьбу домашних возрастает в разы, потому что это намного приятнее, чем писать нудные письма и верстать отчёты. Вы всегда сможете объяснить себе причину уклонения от работы.
Поэтому архиважным в работе из дома является соблюдение рабочего режима и рабочего дресс-кода (хотя бы верхней его части). Это обеспечит вам возможность настроиться на рабочий лад.
Домашних будет целесообразным предупредить, что у вас не отпуск и не больничный, а обычный рабочий день, и попросить не беспокоить вас до его окончания.
Создать рабочий настрой позволят контакты с коллегами по видеосвязи. Помимо совещаний с начальником, попробуйте коммуницировать с отдельными членами команды по точечным вопросам. Если у вас заведено обедать вместе, вы можете не "ходить домой на обед", а сохранить традицию и обедать также в режиме видеоконференц-связи.
Мысли о ремонте и разборке антресолей отложите на вечер, когда рабочий день закончится. Поддержите своего босса, который в условиях изоляции связан обязательством платить вам зарплату.
Для менеджера в условиях вынужденной изоляции самым важным является организовать работу сотрудников. Для этого на период карантина устраивайте не еженедельные совещания, а ежедневные, но по видеосвязи. Так подчинённых не покинет ощущение выполнения общего дела. Индивидуальное обсуждение задач также будет полезным. Ставьте перед сотрудниками конкретные задачи с результатом, который можно отследить.
Поддержите своего босса, который в условиях изоляции связан обязательством платить вам зарплату.
Менее ответственным подчинённым будет особенно тяжело работать из дома. Для них можно ввести систему тайм-трекинга. Это ограничит свободу творчества, но в итоге повысит результативность. Подумайте ‒ и, может быть, после карантина вы примете решение перевести часть задач на удалёнку».
