По какой форме и как заполнить авансовый отчет
Для учета расходов на командировки и приобретение услуг компания может использовать унифицированную форму «Авансовый отчет» (форма № АО-1) либо применять собственный формат документа. Типовой шаблон можно скачать в КонсультантПлюс.
Документ заполняют в одном экземпляре. Его можно составить на бумаге или в электронном виде. Ставить печать на авансовом отчете не нужно, это не предусмотрено формой. При составлении авансового отчета сотрудник заполняет таблицу на оборотной стороне. Какие графы нужно заполнять — показали в таблице.
Нужно быстро и без ошибок оформить служебную поездку? Мы собрали все правила, образцы документов и нюансы оплаты в специальном Хабе знаний по командировкам.
Оформление авансового отчета подотчетным лицом
| Графа | Что нужно заполнить |
|---|---|
| Графа 1 | Номера документов (расходов) по порядку |
| Графа 2 | Дата документа, подтверждающего расходы |
| Графа 3 | Номер первичного документа |
| Графа 4 | Наименование документа |
| Графа 5 | Сумма расходов в рублях |
| Графа 6 | Сумма расходов в иностранной валюте |
Подтверждающие документы пронумеруйте по порядку, который указали в графах с первой по шестую, на оборотной стороне авансового отчета и приложите их к отчету. Дополнительно: подотчетное лицо должно подписать документ и указать расшифровку подписи.
Хотите исключить ошибки в расчетах с сотрудниками? Пройдите мини-курс и узнайте, как правильно выдавать подотчетные суммы, проверять первичку и отражать расходы в учете без рисков для компании.
Как правильно и безопасно вести учет операций с подотчетными лицами — рассказали в отдельном мини-курсе. В нем вы найдете актуальные формы документов, порядок отражения расходов в бухучете и правила проведения инвентаризации подотчетных сумм.
Как пошагово оформить авансовый отчет
Чтобы оформить авансовый отчет, необходимо выполнить четыре простых шага.
Шаг 1. Заполните все необходимые графы авансового отчета и прикрепите к нему первичные документы по покупке товаров, материалов или услуг. Если аванс был выдан для покупки материально-производственных запасов (МПЗ), добавьте документы, подтверждающие их фактическое получение. Если оригиналы уже переданы на склад вашей организации, приложите их копии.
Не знаете, с чего начать оформление командировки? На коротком мини-курсе мы разберем весь алгоритм действий: от издания приказа до проверки подтверждающих документов.
Шаг 2. На оборотной стороне авансового отчета проставьте подписи и укажите их расшифровку.
Шаг 3. Передайте авансовый отчет вместе со всей документацией главному бухгалтеру либо руководителю компании. Бухгалтер заполнит табличную часть, указав данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу и сумму текущего аванса. Затем он отразит общую сумму полученных и потраченных средств, размер остатка или перерасхода, а также данные об используемых бухгалтерских счетах, связанных с учетом подотчета.
Далее бухгалтер присвоит авансовому отчету уникальный номер и дату. При этом закон не регулирует правила нумерации таких отчетов. Организация может самостоятельно определить порядок нумерации и закрепить его в локальных нормативных актах.
Шаг 4. Получите расписку от бухгалтера о принятии авансового отчета на проверку. Бухгалтер должен сверить количество предоставленных документов и зафиксировать их число в расписке. В документе необходимо указать:
- Ф. И. О., от которого поступил отчет;
- номер и дата составления авансового отчета;
- сумму израсходованных средств;
- дату получения документации на проверку;
- инициалы и фамилию бухгалтера, принявшего отчет, а также его подпись.
Документооборот по подотчетным суммам
Авансовый отчет не единственный документ, который нужно оформить для правильного отражения командировочных и представительских расходов. Если сотрудник потратил свои личные средства, он имеет право на компенсацию. Как оформить заявление о возмещении расходов, какие документы нужно оформлять при УСН и как проверить приложенные кассовые чеки — читайте в Готовом решении КонсультантПлюс. Эксперты разобрали сложные ситуации и приложили необходимые шаблоны документов.
Что учесть при пользовании корпоративной карты
Корпоративную банковскую карту чаще всего используют сотрудники, которые регулярно ездят в служебные поездки или оплачивают представительские расходы. Карта может быть выпущена к основному расчетному счету компании. Альтернативный вариант — открытие в банке специального карточного счета, который пополняют с основного счета. В обоих случаях денежные средства на корпоративной карте — это собственность организации.
Работник обязан отчитаться перед бухгалтерией о всех операциях по карте, представив авансовый отчет with приложением подтверждающих расход документов. На лицевой стороне авансового отчета бухгалтер обязан отразить информацию о суммах, списанных с корпоративного счета. Эти суммы рассматривают как выданные под отчет. Списание средств с корпоративной карты может происходить двумя способами:
- в случае безналичной оплаты, произведенной сотрудником;
- при снятии наличных средств через банкомат.
При этом на оборотной стороне документа по форме АО-1 не указывают реквизиты чека выдачи наличных и сумму снятых денежных средств. Такие суммы не относят к расходам организации. Как заполнить строки авансового отчета при оплате корпоративной картой ― смотрите в таблице.
Алгоритм заполнения авансового отчета по расходам с корпоративной карты
| Строки | Что указать |
|---|---|
| Строка «Получен аванс из кассы» | Поставьте прочерк, если не выдавали деньги подотчетному лицу |
| Строка 2 | Укажите операции, которые связаны со списанием средств по корпоративной карте |
| Строка «Итого получено» | Заполните сумму, которая была списана со счета карты при безналичных операциях и при снятии наличных |
| Строка «Израсходовано» | Перенесите сумму из графы 7 (8) строки «Итого» на оборотной стороне отчета по форме № АО-1 |
| Строка «Остаток» | Поставьте прочерк, если работнику не были выданы наличные из кассы, он не снимал наличные с корпоративной карты или у него не было остатка предыдущего аванса |
Читайте в Готовом решении КонсультантПлюс, какие документы надо приложить к авансовому отчету при оплате расходов корпоративной банковской картой. Если у вас нет доступа, возьмите пробный от Что делать Консалт на два дня.
Как заполнять авансовый отчет в иностранной валюте
Если подотчетному лицу в качества аванса была выдана валюта, то при заполнении отчета на оборотной стороне отражают сумму расходов в иностранной валюте. Для заполнения графы 7 затраты пересчитывают в рубли. Расчет производят по курсу Банка России на дату выдачи аванса.
Если работник использовал собственные средства и был перерасход, пересчет выполняют по курсу Банка России, действующему на день утверждения авансового отчета. Как заполнить строки отчета ― смотрите в таблице.
Порядок заполнения авансового отчета в иностранной валюте
| Строки | Правила заполнения |
|---|---|
| Строка 1а | Укажите вид валюты и сумму в валюте. Здесь же впишите сумму этого аванса, пересчитанную в рубли по курсу Банка России на день выдачи |
| Строка «Итого получено» | Укажите общую сумму денег, которые выдали сотруднику в рублях и валюте |
| Строка «Израсходовано» | Заполните сумму из итоговой графы 7 на оборотной стороне авансового отчета |
| Строка «Остаток» | Впишите неизрасходованный остаток выданных средств, если он есть |
| Строка «Перерасход» | Укажите сумму перерасхода, при наличии |
Скачайте пример заполнения авансового отчета при выдаче подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа, возьмите пробный от Что делать Консалт на два дня.
Как исправить авансовый отчет
Авансовый отчет можно корректировать, если подотчетное лицо или бухгалтер допустили ошибку при его оформлении. Для этого необходимо зачеркнуть неверные данные (текст или сумму) и написать сверху верные.
Обязательно укажите дату внесения изменений и заверьте корректировки подписями всех ответственных лиц, которые составляли документ. Это подотчетное лицо, бухгалтер, главный бухгалтер и руководитель организации. Необходимо указать их должности, фамилии, инициалы или иные данные, которые позволяют идентифицировать сотрудников.
