Что такое раздельный учет НДС и когда он обязателен
Если у компании есть сделки, которые облагаются НДС по общим ставкам, и операции не облагаемые налогом, она обязана вести раздельный учет (п. 4 ст. 170 НК РФ). Входной НДС по покупкам для облагаемых операций принимают к вычету, по покупкам для необлагаемых — включают в стоимость. Налог по общим расходам делят пропорционально стоимости отгрузок за квартал.
Если в отчетном квартале затраты на необлагаемые операции не превышают 5 % общих расходов компании, весь входной НДС по общим покупкам можно принять к вычету. Но раздельный учет всё равно надо вести.
ФНС должна видеть, какая часть входного налога относится к облагаемым операциям, а какая — к освобожденным. Вычет возможен только по первой. Поэтому детализируйте учет так, чтобы по каждой покупке было видно, для каких операций ее сделали, и чтобы это подтверждали первичные документы, а не только объяснения главбуха на допросе.
На УСН с пониженными ставками 5 % (7 %) раздельный учет НДС не ведут, к вычету НДС они не принимают.
Какие будут штрафы, если компания не ведет раздельный учет, и как разработать методику разделения НДС по разным типам сделок — рассказали на специальном вебинаре.
Кто должен вести раздельный учет в 2026 году
Раздельный учет обязаны вести налогоплательщики, которые применяют общие ставки НДС (22 %, 10 % или 0 %), если у него есть хотя бы одна необлагаемая операция. Например:
- выдача займов;
- реализация ценных бумаг;
- продажа жилой недвижимости;
- экспорт сырьевых товаров.
С 2025 года НДС платят организации и ИП на УСН. На 2026 год освобождение сохраняется, только если доход за 2025 год не больше 20 млн рублей. Упрощенец, который выбрал общую ставку 22 % и принимает налог к вычету, обязан вести раздельный учет так же, как компания на ОСНО. Как выбрать выгодную ставку НДС при УСН — рассказали в мини-курсе.
Отдельного внимания заслуживает заем, выданный дочерней компании или сотруднику. Бухгалтеры часто забывают, что это необлагаемая операция (подп. 15 п. 3 ст. 149 НК РФ), и узнают об обязанности вести раздельный учет только из требования инспекции.
Необлагаемые операцииКак применять льготы по НДС
Чтобы применять льготы по необлагаемым сделкам, налогоплательщик обязан соответствовать требования законодательства. Налоговые органы постоянно контролируют выполнение этих условий и при нарушениях обращаются в суд. Эксперты КонсультантПлюс собрали важнейшую практику по статье 149 НК РФ: разъяснения высших судов, позиция контролирующих органов и судебные споры за последние три года.
Три группы входного НДС
Для раздельного учета входящий налог распределяют на три группы и учитывают по отдельности. Подробнее — в таблице.
НДС при раздельном учете
| Группа | Для каких операций покупка | Как учитывать |
| 1 | Только облагаемые | Принять к вычету в общем порядке |
| 2 | Только необлагаемые | Включать в стоимость товаров, работ, услуг |
| 3 | И облагаемые, и необлагаемые | Распределять по пропорции |
Первые две группы обычно вопросов не вызывают. Проблемы начинаются с третьей. В нее могут входить аренда офиса, связь, услуги бухгалтера, реклама бренда — общехозяйственные расходы, которые нужны сразу для всех видов деятельности. Именно по ним инспекция чаще всего проверяет, как налогоплательщик распределяет налог.
Как рассчитать пропорцию
Долю считают по стоимости отгруженных товаров, работ и услуг за квартал (п. 4.1 ст. 170 НК РФ):
Доля НДС к вычету = Стоимость облагаемых отгрузок / Общая стоимость отгрузок за квартал
Обе суммы берут без НДС. Налог распределяют в том квартале, когда покупку приняли к учету.
Важно
Если в квартале были операции с займами, действуют особые правила: по займам в расчет включают не сумму займа, а начисленные проценты.
Операции, которые не считаются реализацией (п. 2 ст. 146 НК РФ), в пропорцию по общему правилу не попадают. Поэтому их нужно заранее зафиксировать в учетной политике.
Образец методики ведения раздельного учета по НДС скачайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа, возьмите пробный от Что делать Консалт на два дня.
Правило 5 %
Если за квартал расходы на необлагаемые операции не превысили 5 % от общей суммы расходов, налог по смешанным покупкам можно не распределять и принять к вычету полностью (абз. 7 п. 4 ст. 170 НК РФ).
Ошибки возникают потому, что в двух расчетах используют разные показатели:
- пропорцию для распределения считают по выручке от реализации;
- долю для правила 5 % считают по расходам.
В общие расходы включают прямые затраты на необлагаемые операции и часть общехозяйственных расходов, которая приходится на них по методике из учетной политики. Состав таких расходов Минфин разбирал, например, в письме от 29.09.2025 № 03-07-11/93968.
Важно
Правило 5 % не отменяет раздельный учет. Оно позволяет не делить налог по смешанным сделкам. НДС по покупкам, которые нужны только для необлагаемой деятельности, к вычету не принимают, даже если доля расходов составила 1 %.
Раздельный учет по основным средствам и НМА
Если основное средство или НМА используют и в облагаемых, и в необлагаемых операциях, входной НДС по ним нужно распределять. Часть налога по необлагаемым операциям включайте в стоимость актива, часть по облагаемым принимайте к вычету.
По ОС и НМА, которые приняли к учету в первом или втором месяце квартала, налог можно распределить по данным месяца (п. 4.1 ст. 170 НК РФ). Эту возможность нужно отразить в учетной политике.
Если основное средство сначала использовали только для облагаемых операций, а потом стали применять и в необлагаемых, НДС придется восстановить пропорционально остаточной стоимости (подп. 2 п. 3 ст. 170 НК РФ).
Раздельный учет при экспорте
Экспорт облагается НДС по ставке 0 %. Если вы экспортируете несырьевые товары, раздельный учет не нужен: вычет заявляют в общем порядке.
По сырьевым товарам налог принимают к вычету только в квартале, когда подтвердили нулевую ставку. Поэтому экспортеру, который дополнительно продает товары внутри России, нужно вести раздельный учет НДС, но только по сырьевому экспорту.
Правила расчета налога по товарам со ставкой 0 % закрепляют в учетной политике (п. 10 ст. 165 НК РФ). Если компания планирует экспортировать сырье, лучше заранее решить, как распределять общие расходы, чем разбираться с этим на первой камеральной проверке.
Как закрепить методику в учетной политике
В НК РФ нет точных правил раздельного учета, поэтому компания должна разработать его самостоятельно. В учетной политике для налогообложения обычно указывают:
- какие необлагаемые операции есть у компании;
- как вести раздельный учет облагаемых и необлагаемых операций;
- как учитывать входной НДС по облагаемым и необлагаемым операциям;
- будет ли налогоплательщик применять правило 5 %;
- как считать пропорцию для распределения входного НДС;
- как определять долю расходов для правила 5 % и распределять общехозяйственные расходы;
- как вычислять пропорцию по основным средствам и НМА — за квартал или за месяц.
За основу можно взять методику, которую разработали эксперты КонсультантПлюс. Скачайте образец и дополните его данными о вашей компании. Если у вас нет доступа, возьмите пробный от Что делать Консалт на два дня.
Проводки и регистры
В бухгалтерском учете раздельный учет можно вести на субсчетах счета 19: отдельно налог по облагаемым операциям, по необлагаемым и по общим. В конце квартала налог с субсчета общих расходов распределяют по пропорции. Типовые проводки разобрали в таблице.
Проводки при раздельном учете НДС
| Дебет | Кредит | Хозяйственная операция |
| 19 | 60 | Отражен входной НДС по покупке |
| 68 | 19 | Принят к вычету НДС по облагаемым операциям и доля по общим расходам |
| 10, 20, 26, 44 | 19 | НДС по необлагаемым операциям и доля по общим расходам включены в стоимость |
Дополнительно к проводкам необходимо формировать справку-расчет пропорции за квартал и регистр распределения — по нему любую сумму можно проследить до первичного документа.
В 1С раздельный учет включают в настройках налогов, и программа распределяет всё сама. Но проверять вручную всё равно приходится, особенно в квартале, когда появилась новая необлагаемая операция, а справочник видов деятельности еще не настроен.
Как подтвердить раздельный учет при проверке
Чтобы подтвердить, что компания ведет раздельный учет, инспекции необходимо представить:
- выписку из учетной политики с методикой;
- бухгалтерские справки-расчеты, где рассчитана пропорция и правило 5 %;
- договоры и первичные документы по расходам.
Последствия отсутствия раздельного учета
Если налогоплательщик не ведет раздельный учет, то НДС по общехозяйственным операциям нельзя ни принять к вычету, ни учесть в расходах (абз. 6 п. 4 ст. 170 НК РФ). Если компания должна была вести раздельный учет, но не вела его и принимала к вычету весь налог, при проверке ИФНС доначислит НДС, а также штраф и пени.
Пример распределения входного НДС
Компания продает медицинское оборудование с НДС 22 % и оказывает медицинские услуги без НДС. За III квартал 2026 года облагаемые отгрузки без НДС — 8 000 000 руб., необлагаемые — 2 000 000 руб. Общая выручка — 10 000 000 руб.
Входной НДС по аренде офиса и связи за квартал — 110 000 руб. Общие расходы за квартал — 9 000 000 руб., из них на необлагаемые операции — 1 400 000 руб.
Для распределения НДС:
Шаг 1. Рассчитайте долю расходов на необлагаемые операции: 15,6 % (1 400 000 руб. / 9 000 000 руб. × 100 %). Это больше 5 %, значит, весь НДС к вычету принять нельзя — его нужно распределить.
Шаг 2. Определите долю облагаемых отгрузок: 80 % (8 000 000 руб. / 10 000 000 руб. × 100 %).
Шаг 3. Вычислите суммы НДС к вычету и к распределению. К вычету компания может принять 88 000 руб. (110 000 руб. × 80 %), оставшиеся 22 000 руб. (110 000 руб. - 88 000 руб.) нужно включить в стоимость услуг и учесть в расходах.
Теперь изменим условия. В IV квартале необлагаемых услуг стало меньше: выручка от них — 300 000 руб., расходы на медицинское направление — 380 000 руб. из 8 500 000 руб. общих расходов.
Это около 4,5 % (380 000 руб. / 8 500 000 руб. × 100 %). Правило 5 % выполняется, поэтому входной НДС по аренде и связи за квартал можно принять к вычету полностью, не распределяя. Но налог по расходным материалам, которые купили только для медицинских услуг, к вычету по-прежнему не принимают — его включают в стоимость.
