Что за компенсация дистанционным работникам и кому она положена
Компенсация дистанционному работнику — это возмещение его затрат на личное имущество (ноутбук, принтер, телефон), интернет, мобильную связь, электроэнергию.
Она положена всем, кто работает удаленно и использует свое или арендованное оборудование. При этом неважно, оформлен сотрудник на полную ставку, по совместительству или на неполный день. Главное — дистанционный характер работы должен быть прямо прописан в трудовом договоре или дополнительном соглашении.
Компенсация — это не часть зарплаты, а возмещение расходов. Поэтому ее нельзя оформлять в виде дополнительного дохода за удаленную работу. ИФНС может переквалифицировать эти выплаты и доначислить взносы.
Как организовать работу удаленной команды и контролировать дедлайны — рассказали на стриме. Разобрали, как выстроить прозрачную работу команды и получать предсказуемый результат без тотальной слежки. Узнайте, как ставить KPI для удаленных сотрудников и как предотвращать конфликты.
Новое правило по взносам на травматизм с 1 июля 2026 года
С 1 июля 2026 года изменились правила начисления взносов на травматизм:
- если компенсация не превышает 35 рублей в день и порядок ее выплаты зафиксирован в локальных актах или трудовом договоре — взносы на травматизм не начисляют;
- если компенсацию выплачивают на основании подтверждающих документов, она освобождена от взносов в пределах фактически подтвержденных затрат;
- любые суммы сверх лимита или без документов облагаются взносами на травматизм в полном объеме.
Важно
Работодатель должен выбрать один из двух подходов: либо фиксированная сумма, либо документальное подтверждение — и придерживаться его. Смешивать способы произвольно нельзя.
Лимит 35 рублей в день: как он работает
Лимит 35 рублей в день — это способ компенсировать расходы удаленщика без оформления дополнительных документов. Как применять:
- компенсацию рассчитывают по формуле: 35 рублей × количество рабочих дней в месяце;
- средства нужно выплачивать ежемесячно;
- подтверждать расходы документами не нужно.
Пример
В июне 2026 года 21 рабочий день. Компенсация — 735 рублей (35 руб. × 21 дней). Если порядок выплаты прописан во внутренних документах компании, эта сумма не облагается взносами на травматизм.
Применение лимита 35 рублей в день нужно зафиксировать в трудовом договоре или внутреннем регламенте. Например, в коллективном договоре. Лимит не зависит от должности, оклада или региона. Он одинаков для всех дистанционных работников.
Коллективный договор
Трудовой кодекс РФ не устанавливает жестких требований к внесению изменений и дополнений в коллективный договор. Нововведения вносят по взаимному согласию сторон. Работодатель не вправе в одностороннем порядке отказываться от исполнения условий коллективного договора. Эксперты КонсультантПлюс разработали Путеводитель по кадровым вопросам, в котором рассказали об основных правилах работы с коллективным договором в компании.
Компенсация по документально подтвержденным расходам
Альтернативный вариант — выплачивать компенсацию по фактическим расходам. Он подходит, если затраты сотрудника заметно выше лимита. Например, аренда мощного компьютера, дорогой интернет или покупка профессионального ПО.
Как оформить этот способ компенсации расходов:
- сотрудник обязан предоставить подтверждающие документы: чеки, квитанции, акты, договоры аренды, выписки;
- работодатель проверяет документы и утверждает сумму компенсации;
- порядок подтверждения расходов и сроки подачи документов должны быть прописаны в локальном акте или трудовом договоре.
Сумма компенсации в этом случает не ограничена, но она должна строго соответствовать первичным документам.
Как оформить выплату: трудовой договор и локальные акты
Ключевой документ, который необходим для выплаты компенсации, — трудовой договор или допсоглашение. В нем пропишите, что сотрудник работает удаленно и использует свое имущество. Также закрепите способ компенсации: либо по лимиту 35 рублей в день, либо по фактическим расходам с документами.
Дополнительно необходим локальный нормативный акт. Например, положение о дистанционной работе или регламент компенсаций. В нем зафиксируйте:
- какие расходы возмещаются: оборудование, связь, электричество;
- как подтверждать расходы: какие документы принимать, сроки подачи;
- когда и как выплачивать компенсацию;
- когда она не положена: отпуск, больничный.
Для перечисления средств необходим приказ о выплате компенсации. Его можно составлять ежемесячно или на определенный период. Укажите сумму, период выплаты и основание — ссылку на договор и локальный акт.
Образцы кадровых документов скачайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа, возьмите пробный от Что делать Консалт на два дня.
Когда на компенсацию начисляются взносы
Начислять взносы необходимо, если:
- сумма компенсации за день больше 35 рублей, а сотрудник не предоставил подтверждающие документы — с превышения нужно заплатить налоги, включая взносы на травматизм;
- в локальных актах компании не зафиксирован порядок выплаты, тогда налоговая может посчитать эту сумму не компенсацией, а частью зарплаты и доначислить взносы;
- дистанционный характер работы официально не оформлен. Читайте в КонсультантПлюс, как правильно оформить удаленку. Если у вас нет доступа, возьмите пробный от Что делать Консалт на два дня.
НДФЛ и налог на прибыль с компенсаций
Лимит 35 рублей в день и документально подтвержденная компенсация работают одинаково для всех налогов: НДФЛ, страховых взносов и взносов на травматизм. Всю сумму компенсации можно учесть в расходах по налогу на прибыль, главное, чтобы она была экономически обоснована и правильно оформлена.
Плюс нововведений с 1 июля 2026 года в том, что теперь лимиты по разным платежам приведены к единому стандарту. Это делает учет проще и понятнее.
Частые ошибки работодателей
Типичные ошибки при выплате компенсации удаленным сотрудникам:
- Смешивают два подхода: платят 35 рублей в день и дополнительно еще 50 рублей за интернет без документов. Эти средства будут признаны облагаемым доходом со всеми взносами.
- Не прописывают порядок компенсации в локальных актах. Если выплата идет по устной договоренности, налоговая может посчитать ее частью зарплаты и доначислить НДФЛ и взносы.
- Начисляют компенсацию за дни, когда сотрудник не работал: отпуск, больничный, выходные или простой. Компенсация положена только за время фактического выполнения трудовых обязанностей.
