Как утвердить форму расчетного листка
Единой утвержденной формы нет. Можно либо подготовить и утвердить ее самостоятельно, либо пользоваться той, которая есть в программе бухучета.
Важно
Приказ об утверждении формы расчетного листка — это обязательный кадровый документ. Если работодатель пользуется формой, которую не утверждал, за это могут оштрафовать по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (Постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3).
Чтобы штрафа не было, издайте такой приказ и лучше по выверенному образцу из КонсультантПлюс. А если нет системы, берите бесплатный демодоступ от Что делать Консалт.
Что должен содержать расчетный листок
Убедитесь, что в вашем расчетном листке указано:
- из каких частей состоит зарплата, которая полагается работнику за соответствующий период;
- какие еще суммы начисляли работнику. Если платили компенсацию за задержку по зарплате, отпускным и т. п., ее тоже отразите;
- сколько удержали из зарплаты, в том числе НДФЛ;
Вы не обязаны заверять расчетные листки, но, если работник просит, можно поставить на нем подпись и печать.
В какой срок и с какой периодичностью необходимо выдавать расчетные листки
Достаточно выдавать расчетные листки раз в месяц, когда платите зарплату за этот месяц (Письма Роструда от 17.09.2021 № ПГ/26944-6-1, от 03.07.2024 № ПГ/12276-6-1).
Работнику, который покидает компанию, выдавайте расчетный листок в день увольнения, поскольку вы обязаны произвести с ним окончательный расчет именно в этот день. Выплатите зарплату и другие суммы, которые должен получить работник (ч. 1 ст. 140 ТК РФ, Письмо Роструда от 26.03.2025 № ПГ/04545-6-1).
Каким способом выдавать расчетные листки
В Трудовом кодексе только одно требование: работника нужно известить о составных частях его зарплаты письменно. Но не сказано, как именно: на бумаге под подпись, по электронной почте, сообщением в мессенджере и др. Руководствуйтесь разъяснениями ведомств, но учитывайте, что какое-то время назад они изменили позицию.
Как было раньше. Чиновники разрешали направлять расчетные листки через электронную почту или мессенджеры. Главное, чтобы такой способ был закреплен в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном акте (Письмо ГИТ в г. Москве от 17.09.2021 № ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297, письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).
Как сейчас. В ТК РФ появились отдельные нормы об электронном кадровом документообороте, и в 2023 году Минтруд дал новые разъяснения.
Ведомство считает, что направлять расчетный листок по электронной почте или мессенджере нельзя, это ухудшает положение работника. Единственный случай, когда можно известить работника электронно, — если в организации есть электронный документооборот (ЭКДО) (письмо Минтруда от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296).
Более свежих разъяснений, которые опровергали бы это мнение, нет. Я посмотрела также чек-листы Роструда, по которым инспекторы проверяют работодателей. Вопрос по расчетным листкам сформулирован так: «Работодатель извещает каждого работника в письменной форме или в электронном виде (в случае взаимодействия посредством электронного документооборота)». Перевожу: в электронном виде можно, но только через ЭКДО (Приказ Роструда от 01.02.2022 № 20).
Делаем вывод: если в компании не введен ЭКДО, выдавайте расчетные листки на бумаге. Если же ЭКДО введен, можно отправлять электронно.
Важно
Если у вас есть дистанционные работники, которые не согласились на ЭКДО, им можно направлять расчетные листки по электронке (письмо Минтруда от 03.02.2023 № 14-6/ООГ-771).
Как подтвердить, что работник получил расчетный листок
В ТК РФ не прописано, что работодатель должен подтвердить получение работником расчетного листка. Но это выгодно самому работодателю. Если он не сможет это подтвердить, контролеры усомнятся, что расчетные листки действительно выдавались. А это грозит штрафами по КоАП РФ.
Как вариант, можно вести журнал выдачи расчетных листков с подписями работников об их получении. Такой журнал работодатель разрабатывает самостоятельно. Надежный образец смотрите в КонсультантПлюс по своему доступу или по демодоступу от Что делать Консалт.
Нужно ли формировать и хранить вторые экземпляры расчетных листков
Нет, работодатель не должен формировать и хранить вторые экземпляры расчетных листков. Позицию подтверждает Минфин в своем письме. Минфин дает ответ для государственных учреждений, но, полагаю, что эти разъяснения касаются и других работодателей. Аналогичную позицию занял Роструд, он тоже считает, что работодатель не должен хранить вторые экземпляры расчетных листков.
Можно ли хранить вторые экземпляры, если хочется. Да, это не запрещено. Вторые экземпляры можно использовать как подтверждение, что работник получил расчетный листок.
В форме расчетного листка предусмотрите строку «Подпись работника» и назначьте работника, который будет распечатывать и хранить эти документы. Срок хранения — шесть лет (ст. 295 Перечня типовых управленческих архивных документов).
Но хранить вторые экземпляры не всегда удобно: расчетные листки выдаются каждому работнику ежемесячно, объем бумаг для хранения будет большим. Если не хотите хранить вторые экземпляры и при этом выдаете расчетные листки на бумаге, рекомендую вести журнал их выдачи.
Какая ответственность предусмотрена за невыдачу расчетных листков
Оштрафовать могут, если:
- не выдавали расчетные листки;
- не утвердили их форму;
- в содержании расчетного листка есть недостатки.
Наказание такое:
- для кадровика — от 1 тысячи до 5 тысяч рублей;
- для компании — от 30 тысяч до 50 тысяч рублей.
За повторное нарушение штрафы выше:
- для кадровика — от 10 тысяч до 20 тысяч рублей;
Кроме того, кадровика за повторное нарушение могут дисквалифицировать на срок от года до трех лет.
