Удаленная бухгалтерия: плюсы и минусы

Внешняя или удаленная бухгалтерия постепенно становится обыденным явлением для российского бизнеса любого уровня. Рассмотрим этот вид аутсорсинга под разными ракурсами, чтобы подсветить сильные и слабые стороны данного явления.

Возможности внешней бухгалтерии

Фирмы-аутсорсеры предоставляют огромный перечень услуг, выходящий за рамки чисто технических бухгалтерского и налогового учетов.

Для разветвленных корпораций с широким перечнем видов деятельности и различных подразделений аутсорсинг решает задачи сочетания сложного многопланового управленческого учета с хитросплетением налоговых схем и нагрузок, чтобы платить оптимальные суммы в бюджет и не иметь проблем с его надзирателями.

Средние и мелкие предприятия отказываются от собственных кабинетных бухгалтерий для минимизации расходов по их содержанию и рисков ошибок в учете, которые могут повлечь за собой штрафные санкции, соизмеримые с годовой прибылью.

Предприниматели узкой специализации используют операторов и провайдеров бухгалтерских услуг по причине минимальных учетных операций, ради которых они не хотят иметь даже учетчика-фрилансера.

Выбор аутсорсера

Рассмотрим базовый алгоритм сотрудничества по договору аутсорсинга, который приемлем для большинства представителей среднего и мелкого бизнеса. Для начала необходимо выбрать компанию с высоким уровнем квалификации и репутацией.

Здесь помогут:

☑️ мнения рейтинговых агентств о будущем аутсорсере;

☑️ отзывы клиентов о компании на порталах маркетов и отзовиков;

☑️ мониторинг услуг, условий и возможностей компании-аутсорсера;

☑️ компенсационная политика аутсорсера в случае форс-мажоров или при оплошностях в расчетах;

☑️ наличие у аутсорсера договора страхования рисков (он обезопасит большую долю стандартных недоразумений в ходе сотрудничества).

После выбора компании можно приступать к заключению договора аутсорсинга. В нем нужно подробно зафиксировать все действия и меры, которые будут обеспечивать заказчику надежный учет.

Обязательные этапы сотрудничества с аутсорсером

Здесь следует выделить:

☑️ создание или изменение учетной политики с отражением в приказе возможности учета внешней бухгалтерией и его особенностями;

☑️ аудит внутреннего документооборота и разработка оптимальной схемы для внешнего бухгалтерского учета;

☑️ утверждение форм и реквизитов учета;

☑️ разработка варианта передачи, отражения, хранения первичных документов;

☑️ сверка начальных данных, степени их автоматизации, согласование по набору программных решений для формирования базы данных;

☑️ внесение исходных данных в базовую СУБД, например 1С, дополнительная сверка синтетических и аналитических данных;

☑️ заполнение электронных документов, регистров бухгалтерского и налогового учетов;

☑️ расчет предполагаемых налогов, согласование результатов для дальнейшей оплаты клиентом;

☑️ проведение регламентированных операций по закрытию отчетных и налоговых периодов;

☑️ составление отчетных форм, персонифицированных сведений, передача их в соответствующие ведомства, закрепление сдачи отчетными протоколами;

☑️ комплектование отчетных архивов.

Также можно в соглашении конкретизировать перечень обслуживаемых участков учета:

☑️ ведение кассовых операций, отчетов кассира, кассовых книг и аналитических журналов;

☑️ ведение безналичных расчетов по договору с кредитной организацией за ЭЦП клиента, брошюровка банковской первички, квитанций, других обязательных форм безналичного оборота;

☑️ расчеты и их документирование с поставщиками, подрядчиками, покупателями под контролем договорных обязательств с ними;

☑️ работа и документирование по договорам кредитования, займов (полученных и предоставленных);

☑️ ведение карт учета активов, имущественных ресурсов, другой собственности клиента;

☑️ учет заработной платы, НДФЛ, страховых взносов, передача расчетных листков, ведомостей, работа по зарплатным проектам с персоналом клиента;

☑️ формирование кадрового документооборота.

Преимущества и недостатки внешнего учетного процесса

Примерный сравнительный прайс на варианты бухгалтерского учета.

Если предположить, что бухгалтер должен быть на каждом участке учета, то по первой колонке цифра может возрасти в десятки раз, тогда как цена за аутсорсинг поднимется всего в 2-3 раза.

Цены на аутсорсинг

Каждый руководитель в состоянии просчитать примерный тариф своих расходов на организацию штатной бухгалтерии и на частично удаленную или дистанционную, например по участкам. Что касается цен на услуги бухгалтерского аутсорсинга, то они зависят от степени передачи участков учета на аутсорсинг — частичный или полный.

Для полного обслуживания тарифы на услуги фирм-аутсорсеров даже самой высокой квалификации не превышают 35 000–55 000 руб. в месяц. При этом предприятие имеет полный пакет бухгалтерских документов, отчетности и расходов на налоги в оптимально и корректно рассчитанной цифре, за которую солидные аутсорсеры отвечают до 3 лет даже по окончании работы с клиентом.

То есть риски работать по договору аутсорсинга минимальны, а расходы гораздо ниже в сравнении с наличием штатных счетоводов. Остается открытым вопрос доверия особых операций. Однако при грамотном и квалифицированном обслуживании и с учетом экономии на расходах такие особые операции можно постепенно свести на нет и отдать весь свой учет в руки профессионалов.

В любом случае просчитать все плюсы и минусы теперь вам будет намного проще. Остается принять решение, скинуть с себя груз малопонятных операций и свободно планировать на крыльях самых смелых бизнес-проектов. Для получения более подробной информации звоните: +7 (499) 956-21-70 или пишите в онлайн-чат справа.