Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2023 году

Работник может использовать личный транспорт для служебных целей, тогда ему нужно компенсировать расходы, в том числе износ и ГСМ. А работодатель вправе уменьшить базу по налогу на прибыль на эти расходы. Как оформить компенсацию, чтобы налоговая не признала выплату зарплатой и не доначислила НДФЛ — рассказали в статье.

Как определить размер компенсации

Размер компенсации договаривающиеся стороны определяют самостоятельно. Для этого оформляют дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 188 ТК РФ).

Готовые формы дополнительных соглашений в КонсультантПлюс

За время, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается (письмо УФНС РФ по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776).

Какие документы оформить

Работнику нужно согласовать использование личного автотранспорта в служебных целях с руководством организации, написать заявление на выплату и предоставить необходимые документы. На основании заявления работодатель оформляет приказ.

Скачать заявление работника о выплате компенсации в связи с использованием личного имущества	Скачать приказ о возмещении расходов, связанных с использованием личного автомобиля в служебных целях

Можно ли уменьшить налог на прибыль

В налоговом учете расходы на выплату компенсации за использование личных автомобилей в служебных поездках можно относить к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Но есть нормы, установленные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92(подп.11 п.1 ст. 264 НК РФ).

В 2023 году норма компенсации за использование личного автомобиля:

• для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно — 1 200 руб./мес.;
• для легковых автомобилей с объемом двигателя более 2 000 куб. см — 1 500 руб./мес.

Расходы, превышающие данные нормы, на выплату компенсации в налоговом учете по налогу на прибыль не учитывают (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Подтвердить расходы поездок для налогового учета можно документами:

• путевые листы, содержащий маршрут, пройденный километраж, расход ГСМ;
• журнал учета поездок, содержащий маршрут следования, цель поездки, подтверждающий производственный характер;
• отчет сотрудника об осуществленных за месяц поездках, с описанием по каждой поездке необходимости этой поездки;
• расчет суммы компенсации, определяемой с учетом интенсивности использования личного автомобиля в служебных целях, затрат по эксплуатации автомобиля (чеки за техническое обслуживание и ГСМ);
• трудовой договор или соглашение к нему, должностная инструкция, подтверждающая разъездной характер работы сотрудника.

Необходимо иметь также копию паспорта транспортного средства.

НДФЛ и взносы

НДФЛ и взносами не облагайте всю сумму компенсации и расходов на ГСМ (Письмо Минфина России от 06.12.2019 № 03-04-06/94977).

Внимание

Не нужно применять нормы из Постановления № 92 при расчете НДФЛ с компенсации за использование личного транспорта. Данные нормы нужны только для налогового учета по налогу на прибыль и УСН.

Если компенсация будет необоснованно высокая, налоговики могут посчитать данную выплату за заработную плату и доначислять и НДФЛ, и взносы. Поэтому очень важно в бухгалтерии иметь все необходимые подтверждающие документы.