Больше контента и возможностей будет доступно после авторизации

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2023 году

13.06.238.2K

Работник может использовать личный транспорт для служебных целей, тогда ему нужно компенсировать расходы, в том числе износ и ГСМ. А работодатель вправе уменьшить базу по налогу на прибыль на эти расходы. Как оформить компенсацию, чтобы налоговая не признала выплату зарплатой и не доначислила НДФЛ — рассказали в статье.

Работник может использовать личный транспорт для служебных целей, тогда ему нужно компенсировать расходы, в том числе износ и ГСМ. А работодатель вправе уменьшить базу по налогу на прибыль на эти расходы. Как оформить компенсацию, чтобы налоговая не признала выплату зарплатой и не доначислила НДФЛ — рассказали в статье.

Как определить размер компенсации

Размер компенсации договаривающиеся стороны определяют самостоятельно. Для этого оформляют дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 188 ТК РФ).

Готовые формы дополнительных соглашений в КонсультантПлюс

За время, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается (письмо УФНС РФ по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776).

Типовая ситуация: Компенсация за использование личного автомобиля: как оформить и учесть

Какие документы оформить

Работнику нужно согласовать использование личного автотранспорта в служебных целях с руководством организации, написать заявление на выплату и предоставить необходимые документы. На основании заявления работодатель оформляет приказ.

Ситуация: Как оформить использование личного автомобиля в служебных целях и получить компенсацию

Можно ли уменьшить налог на прибыль

В налоговом учете расходы на выплату компенсации за использование личных автомобилей в служебных поездках можно относить к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Но есть нормы, установленные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92(подп.11 п.1 ст. 264 НК РФ).

В 2023 году норма компенсации за использование личного автомобиля:

  • для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно — 1 200 руб./мес.;
  • для легковых автомобилей с объемом двигателя более 2 000 куб. см — 1 500 руб./мес.

Расходы, превышающие данные нормы, на выплату компенсации в налоговом учете по налогу на прибыль не учитывают (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Подтвердить расходы поездок для налогового учета можно документами:

  • путевые листы, содержащий маршрут, пройденный километраж, расход ГСМ;
  • журнал учета поездок, содержащий маршрут следования, цель поездки, подтверждающий производственный характер;
  • отчет сотрудника об осуществленных за месяц поездках, с описанием по каждой поездке необходимости этой поездки;
  • расчет суммы компенсации, определяемой с учетом интенсивности использования личного автомобиля в служебных целях, затрат по эксплуатации автомобиля (чеки за техническое обслуживание и ГСМ);
  • трудовой договор или соглашение к нему, должностная инструкция, подтверждающая разъездной характер работы сотрудника.

Необходимо иметь также копию паспорта транспортного средства.

Путеводитель. Какие затраты признаются расходами для налога на прибыль

НДФЛ и взносы

НДФЛ и взносами не облагайте всю сумму компенсации и расходов на ГСМ (Письмо Минфина России от 06.12.2019 № 03-04-06/94977).

Внимание

Не нужно применять нормы из Постановления № 92 при расчете НДФЛ с компенсации за использование личного транспорта. Данные нормы нужны только для налогового учета по налогу на прибыль и УСН.

Если компенсация будет необоснованно высокая, налоговики могут посчитать данную выплату за заработную плату и доначислять и НДФЛ, и взносы. Поэтому очень важно в бухгалтерии иметь все необходимые подтверждающие документы.

Еще по теме в КонсультантПлюс

Вопрос: Сотруднику выплачиваем компенсацию за использование личного автомобиля, но по документам автомобиль принадлежит отцу сотрудника. Нужно ли компенсацию облагать НДФЛ

Вопрос: Отражается ли в форме 6-НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работника в служебных целях

Корреспонденция счетов: Как отражается в учете выплата компенсации за использование в служебных целях личного легкового автомобиля работника

Типовая ситуация: Как учесть аренду автомобиля у физлица

Узнавайте о новых материалах в Телеграм-боте

Бот сообщит, что вышла статья или видео по вашим интересам, а любимый автор выпустил материал. Еще он умеет ставить важные темы на контроль и приглашает на розыгрыши призов

Главное за неделю в рассылке
«Что делать Бухгалтеру»

Новости профессионального комьюнити и лучшие материалы

Нажимая «Подписаться», вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности