ЭЦП нужна, чтобы идентифицировать лицо, которое подписало информацию. Для разных случаев используют свой вид подписи: простую электронную, усиленную неквалифицированную или усиленную квалифицированную ЭП. Какую подпись оформить в вашей ситуации – разберетесь с помощью статьи.
Простая электронная подпись (ПЭП)
Простая электронная подпись – это SMS от банков с цифровыми кодами, связки логин-пароль на сайтах, например маркетплейсах, доступ на «Госуслуги». Такую подпись нельзя использовать, когда подписываете электронные документы или работаете в информационной системе, которая содержит гостайну (
Простая подпись приравнивается к собственноручной в двух случаях. Первый – это регламентирует нормативно-правовой акт. Второй – участники ЭДО заключили соглашение. В соглашении прописывают правила, по которым подписанта определяют по его простой электронной подписи, а также обязанность пользователя соблюдать конфиденциальность закрытой части ключа ПЭП (
В нормативно-правовые акты, которые касаются электронной подписи, часто вносят изменения. Учитывайте это для корректной работы. Отслеживать новости об изменении законодательства удобно в системе КонсультантПлюс.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
НЭП создают с помощью криптошифрования информации, используют ключ электронной подписи. НЭП идентифицирует владельца, а также проверяет, были ли внесены правки в документ после его отправки (
НЭП можно использовать в программах электронного документооборота с контрагентами, а также внутри компании. Когда обмениваетесь документами с контрагентами, участники ЭДО должны предварительно оговорить, что подписывают документы НЭП. Стороны заключают соглашение о правилах использования НЭП и взаимном признании ее юридической силы, чтобы приравнять НЭП к собственноручной подписи (
Например, НЭП используется в личном кабинете физического лица на сайте ФНС. Чтобы ее получить, в личном кабинете оформляют заявку. Система сгенерирует подпись на год самостоятельно без взимания платы. Личный кабинет на сайте ФНС создают при личном посещении налоговой либо обращении уполномоченного представителя физического лица (
Квалифицированная электронная подпись (КЭП)
Усиленная квалифицированная электронная подпись – самый защищенный вид подписи. Как и НЭП, она создается с помощью криптографических средств шифрования. КЭП указывает на лицо, которое подписало информацию или документ. Такую подпись приравнивают к собственноручной (
КЭП нужна, чтобы сдавать отчетность в контролирующие органы, участвовать в качестве поставщика и заказчика торгах, работать с государственными информационными системами, обмениваться документами с ФНС, вести электронный документооборот внутри компании или с ее контрагентами.
Подлинность КЭП должен подтверждать специальный документ – квалифицированный сертификат, который содержит ключ проверки. Структура сертификата определена
Выдавать КЭП может только удостоверяющий центр, который аккредитован Минкомсвязи России. Юрлица получают КЭП в инспекциях ФНС России, которые аккредитованы удостоверяющими центрами. Услуга бесплатна, но нужно оплатить токен, который можно приобрести в терминалах в самих инспекциях либо других магазинах (
Подпись выдают на юридическое лицо в лице его ЕИО. Сотрудники юридического лица должны получать ЭП лично на себя также в аккредитованных удостоверяющих центрах. Их адреса можно найти на сайте Минцифры.
Автор: ведущий юрист-консультант «ЧТО ДЕЛАТЬ КОНСАЛТ» Ольга Чавкина