Сотрудник уехал за границу: что делать с НДФЛ?

В статье рассмотрели две ситуации с дистанционными работниками, которые находятся за границей. Первая – по трудовому договору рабочее место может быть в иностранном государстве. Вторая – такого права нет, и человек не предупредил работодателя, что уехал. Рассказываем, как сейчас и как будет, если примут поправки.

По трудовому договору рабочее место может находиться в иностранном государстве

Допустим, трудовой договор о дистанционной работе или допсоглашение предусматривает, что рабочее место находится в иностранном государстве. Минфин считает, что вознаграждение по такому договору относится к доходам от источников за пределами РФ (письма Минфина России от 20.01.2021 № 03-04-06/2495, от 16.10.2019 № 03-04-06/79311, подп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ).

Если сотрудник работает дистанционно в иностранном государстве, начисление НДФЛ с выплат, в том числе с отпускных, зависит от его статуса.

Резидент. Выплаты налоговому резиденту РФ облагаются НДФЛ. Налог уплачивает сам работник. У работодателя обязанностей налогового агента не возникает (подп. 6 п. 3 ст. 208, п. 1 ст. 209, подп. 3 п. 1 ст. 228 НК РФ, письма Минфина России от 14.04.2021 № 03-04-06/27827, от 20.01.2021 № 03-04-06/2495, от 24.01.2019 № 03-04-05/3585, от 22.02.2017 № 03-04-06/10460).

Нерезидент. Выплаты нерезиденту РФ не облагаются НДФЛ (письма Минфина России от 04.03.2022 № 03-04-06/15886, от 14.04.2021 № 03-04-06/27827, от 20.01.2021 № 03-04-06/2495, от 24.01.2019 № 03-04-05/3585, от 13.07.2018 № 03-15-06/48881).

Вопрос

Сотрудник уехал за границу и с ним заключили допсоглашение о нахождении его рабочего места в иностранном государстве. С какого момента у работодателя прекращается обязанность по удержанию НДФЛ?

Ответ

Обязанность удерживать НДФЛ с дохода прекращается с момента, когда стороны заключили дополнительное соглашение. Поскольку организация перестает выполнять функции налогового агента в отношении дохода такого сотрудника, налоговый статус определять не нужно.

По трудовому договору рабочее место не может находиться в иностранном государстве, работник не сообщил об отъезде

Допустим, работник уехал за границу, а работодателю не сообщил. При этом трудовой договор, допсоглашение к трудовому договору о дистанционной работе не предусматривает нахождение рабочего места в иностранном государстве. Тогда действуйте по схеме ниже.

Шаг 1. Определите налоговый статус работника

Организация самостоятельно устанавливает налоговый статус своего сотрудника ‒ физического лица. Учитывают особенности конкретной ситуации. Ответственность за правильность статуса лежит на организации – налоговом агенте. Поэтому организация может запрашивать у физлица необходимые сведения и документы. Но физлицо может и самостоятельно представить налоговому агенту документы, которые нужны, чтобы удержать налог в соответствии с налоговым статусом (Письмо Минфина России от 22.02.2017 № 03-04-05/10518, Письмо Минфина России от 29.06.2011 № 03-04-06/6-155).

Необходимость уведомлять работодателя и подтверждать свое фактическое нахождение за границей можно предусмотреть в локальном нормативном акте организации или непосредственно в трудовом договоре о дистанционной работе. Ведь именно работодатель отвечает за правильность определения статуса работника ‒ резидент или нерезидент. А конкретного перечня документов, которые подтверждают фактическое нахождение работника в России или за границей, в НК РФ нет (см. Письмо Минфина России от 12.08.2013 № 03-04-06/32676).

Работник может представить документ, который выдал налоговый орган по форме из Приложения 2 Приказа ФНС России от 07.11.2017 № ММВ-7-17/837@. Этот документ выдают за один календарный год – предшествующий дню подачи заявления в налоговый орган, текущий или предыдущие (п. 7 Порядка из Приказа ФНС России № ММВ-7-17/837@).

Также подтвердить статус работника можно, например, документами:

• копией паспорта с отметками органов пограничного контроля о пересечении границы;
• справкой с места работы, выданной на основании табеля учета рабочего времени;
• данными миграционных карт о въезде и выезде с территории России;
• квитанцией о проживании в гостинице.

Вывод следует из писем ФНС России от 19.09.2016 № ОА-3-17/4272@, Минфина России от 21.04.2020 № 03-04-05/31921.

Шаг 2. Рассчитайте НДФЛ

Каким образом удерживать налог, зависит от статуса, который определили для сотрудника.

Нерезидент. Трудовой договор о дистанционной работе предусматривает рабочее место в РФ. Сотрудник не сообщил о своем отъезде за границу. Тогда вознаграждение за трудовые обязанности относят к доходам от источников РФ. Доход нерезидента в этом случае облагается по ставке 30 %, как доходы, полученные от источника в РФ (ст. 209 НК РФ).

В остальных случаях доходы от выполнения работы за пределами РФ относят к доходам из источников за пределами РФ (подп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ). Поэтому такие доходы, полученные нерезидентами, в РФ НДФЛ не облагаются.

Резидент. Если работник – налоговый резидент, но получает доходы от источников за пределами РФ, он самостоятельно исчисляет, декларирует и уплачивает НДФЛ (подп. 3 п. 1 ст. 228 НК РФ, Письмо Минфина России от 14.04.2021 № 03-04-06/27827).

Что будет после поправок?

Минфин России обратил внимание, что организации ‒ налоговые агенты уходят от налогообложения. Делают это, прописывая в трудовом договоре место выполнения работы территорию иностранного государства, если сотрудник утратил статус налогового резидента РФ. Поэтому ведомство подготовило проект закона по основным направлениям налоговой политики на 2022‒2024 годы.

Планируют относить к доходам от источников в РФ выплаты дистанционщикам, которые работают за границей. Это не касается договоров, которые заключили с обособленным подразделением российской организации, зарегистрированным за пределами РФ (проект федерального закона, Информация Минфина России от 26.07.2022).

Минфин отметил, что основная цель корректировки НК РФ ‒ исключить оптимизацию НДФЛ с выплат дистанционщикам, которые не получают статус налогового резидента ни в одном государстве или получают его в низконалоговой юрисдикции. Если поправки примут, доход такого работника будет облагаться НДФЛ у налогового агента при любом статусе.

Автор: ведущий экономист-консультант «Что делать Консалт» Четвергова Надежда