Что делать, если сотрудник не отчитался за подотчётные деньги

Случается, что сотрудник взял денежные средства в своей организации для оплаты товаров, работ и услуг (ТРУ) в её интересах и потом не отчитался по ним в положенный срок (например, он не предоставил подтверждение понесённых им расходов, не принёс кассовые чеки, документы на покупки и т. д. или он потратил меньшую сумму, а разницу не вернул). В этом случае возникает вопрос: каков порядок действий требуется в этой ситуации от бухгалтера? Подробные разъяснения даёт эксперт «Что делать Консалт».

Отражение в бухгалтерском учёте

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учёта подотчётные суммы, не возвращённые работниками (далее — ПС) в установленные сроки, отражаются по кредиту счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами» и дебету счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В дальнейшем эти суммы списываются со счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

- в Дт счёта 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника);

- в Дт счёта 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

С помощью СПС КонсультантПлюс вы будете легко ориентироваться в законодательстве, вовремя отслеживать все изменения.

Налоговый учёт

1) Если невозвращённые ПС удерживаются из заработной платы.

НДФЛ не облагается, так как доход у работника отсутствует (п. 1 ст. 41 НК РФ).

Страховые взносы. Объекта обложения не возникает.

Налог на прибыль. Не возникает ни доходов, ни расходов.

Обращаем внимание, для того чтобы удержать из заработной платы работника не возвращённую им ПС, нужно сделать следующее:

• нужно составить приказ об удержании, строго уложившись в срок (не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата ПС (ст. 137 ТК РФ, Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0). Если в срок не уложиться, то взыскать задолженность можно в судебном порядке;
• также требуется получить согласие работника на удержание, так как должник должен подтвердить, что не оспаривает удержание (ст. 137 ТК РФ, Письмо Роструда от 07.10.2019 № ПГ/25778-6-1). Максимальный размер удержаний из заработной платы работника — 20 % от начисленной суммы за минусом НДФЛ (ст. 138 ТК РФ, Письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 № 22-2-4852). В случае, когда задолженность подотчётника составляет более 20 % от начисленной зарплаты (за минусом НДФЛ), удерживать её нужно в течение нескольких месяцев.

Если согласие на удержание работник не написал, то взыскать задолженность можно будет только в судебном порядке.

Как можно заметить, не всегда можно удержать невозвращённую ПС из заработной платы.

В «Азбуке права» СПС КонсультантПлюс представлены актуальные ответы на житейские вопросы, прописан порядок действий со ссылками на законодательство.

2) Если задолженность не удержана или не взыскана с работника.

НДФЛ следует удержать, если ПС у работника не будет ни удержана из зарплаты, ни взыскана через суд (см. письма Минфина России от 16.12.2019 № 03-04-06/98341, от 01.02.2018 № 03-04-06/5808, ФНС России от 23.07.2021 № ЗГ-2-2/1090@).

Для удержания налога датой получения дохода является наиболее ранняя из дат: дата, с которой взыскание стало невозможно, или дата принятия решения о прощении долга (см. Письмо Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610).

Можно удержать НДФЛ при выплате зарплаты, но строго соблюдая лимит — не более 50 % от суммы выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Если возможности удержать НДФЛ до окончания года нет, то см. как сообщить о невозможности удержать НДФЛ.

Страховые взносы в этом случае необходимо начислить (см. Письмо Минфина России от 01.02.2018 № 03-04-06/5808).

Взносы начисляются на наиболее раннюю из дат: на дату её списания (если принято решение об отказе от удержания или взыскания или прощение долга или на дату истечения месячного срока на удержание подотчётных сумм из заработной платы, если решение об удержании в течение этого срока не принято (см. п. 5 приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250, Письмо Минтруда России от 12.12.2014 № 17-3/В-609, Письмо Минфина России от 16.11.2016 № 03-04-12/67082).

Готовые решения СПС КонсультантПлюс подскажут, как действовать в конкретной ситуации: пошаговые инструкции, образцы документов, ссылки на правовые акты.

Налог на прибыль. В налоговом учёте можно списать её в состав внереализационных расходов:

• если есть постановление пристава-исполнителя о прекращении исполнительного производства в связи с отсутствием у должника имущества (см. письма Минфина России от 09.02.2017 № 03-03-06/1/7131, от 14.11.2016 № 03-03-06/1/66459);
• задолженность, по которой истек срок исковой давности. По мнению Минфина России, для этого случая применяется общий срок исковой давности — три года (Письмо от 08.08.2012 № 03-03-07/37).

Нельзя списать в налоговые расходы задолженность, если:

• оформлено прощение долга;
• во взыскании отказано судом (см. Письмо Минфина России от 22.07.2016 № 03-03-06/1/42962).

См. дополнительно:

Готовое решение: Что делать, если при увольнении за работником числится задолженность перед работодателем (КонсультантПлюс, 2022) {КонсультантПлюс}

Бухгалтерский учёт при списании подотчётных сумм по ссылке Готовое решение: Что делать, если работник не вернул подотчётную сумму (КонсультантПлюс, 2022) {КонсультантПлюс}.

Типовые ситуации в СПС КонсультантПлюс позволят бухгалтеру быстро решать вопросы, с которыми он сталкивается ежедневно.

* * *

Вопрос

НДФЛ и страховые взносы с невозвращённых неиспользованных подотчётных сумм нужно начислить только через три года, по истечению срока исковой давности, если суммы не были удержаны или взысканы по суду, а также не было оформлено прощение долга?

Ответ

По общему правилу да.

Но, если налоговая выяснит, что это такая «скрытая форма выплаты заработной платы», то организации грозит доначисление НДФЛ и страховых взносов до истечения срока исковой давности.

Примером может служить судебное решение Постановление АС ЗСО от 01.04.2021 № Ф04-958/2021 по делу № А81-3542/2020), в нём судьи сослались на постановления Президиума ВАС РФ № 14376/12 и № 13510/12.

Отметим, позиция Президиума ВАС была направлена для использования в работе Письмом ФНС России от 24.12.2013 № СА-4-7/23263.

Вопросы и ответы – информационный банк СПС КонсультантПлюс, содержащий ответы госорганов и независимых экспертов на частные вопросы налогоплательщиков.