С 01.01.2022 работодатели обязаны передавать сведения о застрахованных лицах в случаях приёма нового сотрудника на работу и внесении изменений в сведения о работнике.
Для успешного перехода на новый порядок выплаты пособий ФСС необходимо отправить в ФСС первоначальные сведения о застрахованных лицах через систему СЭДО. ФСС рекомендует сделать это как можно скорее.
Рассмотрим особенности работы СЭДО в программе 1С:Зарплата и управление персоналом ред. 3.1.
В программе реализована подача сведений о застрахованных лицах. В случае приёма на работу сотрудника сведения можно создать сразу из документа «Приём на работу» по кнопке «Создать на основании». Общий список сведений о застрахованных лицах находится в разделе «Кадры» в журнале «Сведения о застрахованных лицах (ФСС)». В списке есть возможность подать сведения сразу для нескольких сотрудников. Для этого необходимо выделить строки и нажать на «Сведения для ФСС», в итоге выйдет окно о создании сведений для нескольких сотрудников.
В случае если после подачи сведений пришёл отрицательный протокол от ФСС, необходимо подать новые сведения с исправлениями. В программе при наличии статуса «Не принят» в документе «Сведения о застрахованном лице (ФСС)» станет доступна кнопка «Подготовить новые сведения», из которых программа автоматически подготовит новые сведения.
В программе также доступна возможность подать сведения о застрахованном лице по недавно уволенным сотрудникам. Их можно создать в общем списке «Сведения о застрахованных лицах (ФСС)» или на основании документа «Увольнения». Сведения о застрахованном лице по уволенному сотруднику имеют сокращённый вид, и некоторые поля недоступны для редактировании. Если есть необходимость внести изменения в сведения, то в документе можно временно очистить поле «Дата увольнения», тогда все поля станут доступны. После внесения изменений достаточно обратно заполнить поле «Дата увольнения» и отправить в ФСС.
В случае если после подачи сведений поменялись данные сотрудника (например, СНИЛС), необходимо подать новые сведения с исправлениями. Тогда в журнале «Сведения о застрахованном лице (ФСС)» поле «Состояние» заполнится как «Требуется актуализировать», в поле «Поля требующие актуализации» появится причина необходимости актуализации. Также программа в поле «Осталось дней» покажет, сколько дней остаётся на исправление новых сведений.
На данный момент в программе есть неточность в заполнении данных иностранного паспорта, так как номер включает только шесть символов. 1С рекомендует в таком случае прописать часть номера в поле «Серия».
Когда медицинская организация открывает больничный лист и передаёт данные в ФСС, в программе можно получить сообщение ФСС об изменении ЭЛН. В разделе «Кадры» доступны «Сообщения ФСС об изменении ЭЛН», получить которые можно по кнопке «Получить из ФСС». Пользователю рекомендуется проверять сообщения ежедневно, чтобы получать актуальную информацию.
В данном списке будут отражаться различные состояния ЭЛН в ФСС: открыт, закрыт, продлён медицинской организацией. Открыть сообщение возможно через правый щелчок мыши и выбор в подменю «Изменить». Также из сообщения можно сразу создать документ «Больничный лист», если ЭЛН закрыт медицинской организацией.
Обращаем внимание, если на момент открытия ЭЛН в медицинской организации работодатель не подал сведения на застрахованное лицо, то ФСС не сможет отправить уведомление об изменении больничного листа страхователю.
Также рассмотрим другие возможные причины, из-за которых программа может не получить сообщения ФСС:
- Отделение ФСС, в котором зарегистрирован страхователь, пока не готово к получению сведений о застрахованном лице или отправке сообщений об изменении ЭЛН.
- Обмен через СЭДО настроен для нескольких программ. В данном случае уведомления будут приходить в ту программу, в которой первоначально настроили СЭДО.
- Установлен отбор в списке.
- Ошибка со стороны программы. Необходимо проверить зарегистрированные ошибки, 1С постоянно выпускает патчи, если находит ошибки при обмене.
В случае если обмен не работал какой-либо период, то в журнале «Сообщения ФСС об изменении ЭЛН» по кнопке «Ещё» возможно получить сообщения за период.
После того как больничный лист закрывается со стороны медицинской организации, от ФСС поступает запрос о предоставлении сведений, необходимых для назначения пособия. И работодателю необходимо в течении трёх рабочих дней с даты получения информации о закрытии ЭЛН отправить ответ в ФСС.
Чтобы сформировать ответ в программе, сначала регистрируем больничный лист (можно создать на основании запроса или сообщения об ЭЛН). Затем на основании больничного листа или запроса создаём «Ответ на запрос ФСС для расчёта пособия».
В случае если больничный лист открыт на период менее четырёх дней, ФСС отправит только сообщения об изменении больничного листа и не будет отправлять запрос о предоставлении сведений для расчёта пособия, так как первые три дня оплачивает сам страхователь.
Если сотрудник будет работать, но больничный лист открыт, в ответе на запрос необходимо установить флажок «Пособие не требуется» и заполнить поле «Причина отказа в назначении пособия». В программе также ЭЛН можно совсем не регистрировать или создавать документ и на вкладке «Оплата» в поле «Назначить пособие» через карандаш добавить «Периоды, исключаемые из расчёта». При этом снимаем флажок «Регистрировать». В таком случае расчёт за месяц по заработной плате будет рассчитан полностью.
Далее рассмотрим особенности работы со входящими запросами сведения для расчёта пособий.
Больничный по беременности и родам автоматически формируется на 140 дней, и сразу уведомление приходит с закрытым больничным. Но сотрудница вправе сама решить дату ухода в отпуск по беременности и родам: уйти сразу при получении уведомления или позднее. Поэтому необходимо отвечать на сообщение нужно не сразу, а как получено подтверждение от сотрудницы.
Пособие при рождении ребёнка теперь выплачивается без участия работодателя, ФСС выплачивает на основании сведений от органов ЗАГС. Со своей стороны работодатель может получить запрос для представления недостающих сведений, если запрашивает ФСС.
Теперь реестр ЭЛН можно не формировать (кроме несчастных случаев). На данный момент некоторые фонды могут запросить отправку, и в программе всё ещё можно сформировать и отправить реестр.
Далее рассмотрим планы «1С» по обновлению СЭДО
В текущих версиях программ пока что не реализован обмен со сторонними программами сдачи отчётности. На данный момент «Контур» выпустил внешнюю обработку для обмена с программами 1С. Также в планах «1С» настройка двустороннего обмена всеми документами.
В дальнейшем планируется автоматическое оповещение о наличии сообщений от ФСС, а также автоматическое их получение.
Планируется в сообщениях от ФСС об изменении ЭЛН отражать период болезни и автоматизировать создание документа «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)», когда ЭЛН ещё не закрыт.
В данной статье мы рассмотрели значимые вопросы работы с СЭДО ФСС в программе 1С:Зарплата и управление персоналом ред. 3.1. Теперь вы сможете быстро и корректно настроить свою работу с ФСС в части пособий. Если вопросы всё же остались, мы будем рады вам помочь. Наша Линия консультаций поможет в первоначальной настройке СЭДО в программах 1С, даст рекомендации по работе с фондом, поможет исправить уже выявленные ошибки, а также проконсультирует в особенностях работы в программе. Вам всего лишь нужно обратиться к нам на Линию консультаций 1С компании «Что делать Консалт» по номеру +7 499 956-21-70. Первая консультация совершенно бесплатно.
