Нужно ли учитывать мнение работников при составлении графика отпусков? Кто и когда его составляет? На эти и другие вопросы мы ответили в этой статье.
Обычно составление графика отпусков входит в обязанности кадрового работника, но если в организации нет отдельной кадровой службы, то возможно этим будет заниматься бухгалтер. В данной статье мы постарались осветить вопросы составления графика отпусков на 2019 год и для минимизации трудовых споров с работниками обратили внимание на спорные моменты.
Сразу заметим, что график отпусков должен быть составлен и утверждён за две недели до наступления нового календарного года (ст.123 ТК РФ). На 2019 год график отпусков необходимо составить и утвердить не позднее 17 декабря текущего года, соответственно, и приказ при его составлении должен быть датирован не позднее указанной даты. В принципе, приказ об утверждении графика отпусков необязателен: достаточно подписи руководителя в поле «Утверждаю» формы Т-7. Поэтому советуем заняться этим уже сейчас, так как даже такое, казалось бы, простое действие, как составление графика, может затянуться на несколько дней, особенно если возникнут разногласия между работниками по поводу желаемых дат, но об этом немного позже.
График отпусков составляется по унифицированной форме Т-7 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Поскольку, начиная с 2013 года, унифицированные формы документов применять необязательно, организация может разработать собственную форму графика (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ), которая будет содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Утверждается график сроком на один год. В график включаются все сотрудники организации. Работникам тоже необходимо серьёзно отнестись к участию в составлении графика при выборе периода отпуска, ведь он обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).
В графике прописываются все положенные ежегодные отпуска, положенные дополнительные отпуска и не использованные отпуска за прошлый год. Праздничные дни в график не включайте. Если праздничные дни попадут в период отпуска, то отпуск будет продлён на количество праздничных дней. Если работник попросит предоставить отпуск с праздничного дня, то вы можете его предоставить, но учтите, что в таком случае окончание отпуска будет не через четырнадцать дней, а плюс ещё количество праздничных дней, приходящихся на отпуск.
Также занесите в график и даты отпусков совместителей, если таковые трудятся в вашей организации. Законодательство этого не требует, но и не запрещает. Полагаем, для удобства распределения трудовых обязанностей в течение всего года между сотрудниками совместителей в график лучше включать.
В целом составление графика отпусков выглядит так.
В графе 1 указывается наименование структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием.
В графе 2 отражается должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию.
В графе 3 указывается Ф.И.О. работника.
В графе 4 проставляется табельный номер. Если в организации работникам не присваиваются табельные номера, то эту графу заполнять не нужно.
В графе 5 указывается количество календарных дней положенного работнику отпуска.
В графе 6 отмечается запланированная дата отпуска.
Графы 1–6 формы Т-7 должны быть заполнены на момент утверждения графика.
В графе «Утверждаю» проставляется подпись уполномоченного лица или руководителя организации.
В графе «Номер документа» указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для документов.
С составленным графиком не забудьте ознакомить работников под подпись, которую можно проставить в самом графике отдельной графой или подготовить отдельную ведомость с указанием даты ознакомления и подписи, перечислив в ней всех работников организации. К этому моменту также советуем отнестись серьёзно, так как ознакомление зачастую подтверждается именно подписью в графике, а вывешивание графика на всеобщее обозрение или направление по почте всем сотрудникам лично не всегда является доказательством ознакомления работника с датами положенного ему отпуска.
Теперь советы по самой сложной части при составлении графика отпусков – выбору предпочтительных дат. Тут могут возникнуть коллизии в более предпочтительных датах, ведь не секрет, что для многих работников самое удобное время отпуска – лето.
Как же узнать мнение работников по поводу желаемых дат? В большой компании это можно сделать, направив соответствующую рассылку по электронной почте, и на основании полученных ответов составляется график, с которым уже работники будут ознакомлены. Если количество работников небольшое, то можно составить образец графика на бумаге в виде таблицы с фамилиями работников и пустить по кабинетам для проставления каждым работником желаемого периода отпуска. Проделывать всё это необходимо, так как работодатель не обязан, но должен учитывать мнения работников при составлении графика. В Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 так и сказано, что работодатель должен учитывать пожелания сотрудников при составлении графика отпусков. Будет неправомерно со стороны работодателя уведомлять работника об очерёдности положенного ему отпуска непосредственно перед самим отпуском.
Если даты, указанные работником, устраивают работодателя, то график отпусков можно считать готовым, останется перенести его на бумагу и отправить на подпись руководителю для утверждения.
Совсем другая история, если даты, указанные работниками, совпадают, тут придётся ещё немного поработать и распределить даты равномерно в течение года, чтобы в один период организация не осталась без функционала. В первую очередь необходимо учитывать мнение некоторых групп работников, так как отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и иными нормативно-правовыми актами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Например, по желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ). Доноры тоже могут идти в отпуск, когда им удобно, в соответствии с п. 1 ч. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ «О донорстве крови и её компонентов». Новшеством этого стала нововведённая ст. 262.2 ТК РФ, которая даёт право многодетным работника тоже идти в отпуск в удобное для них время, пока детям не исполнилось 12 лет. Если такие работники у вас имеются, то даты, указанные ими, вы можете оставить в неизменном виде, а с остальными работниками необходимо договориться об изменении дат.
График отпусков утверждается на год и действует до 31 декабря 2019 года в соответствии со ст. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утверждён Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) график отпусков должен храниться в организации один год. На основании п. 1.4 указанного Перечня исчисление сроков производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. График отпусков на 2019 год заканчивает своё действие 31 декабря 2019 года. Следовательно, хранить его нужно весь 2020 год.
За игнорирование требования законодательства о составлении графика отпусков организация может быть привлечена к ответственности по общей статье нарушения трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ). В ней предусмотрены немалые штрафы, до 50 000 рублей. Отсутствие графика отпусков могут обнаружить сотрудники трудовой инспекции при проведении очередной проверки на соблюдение норм трудового законодательства.
В целом на составление графика отпусков уходит от одного до нескольких дней. А при дружественных и сплочённых отношениях в коллективе, где работники могут сами договориться о желаемых датах отпуска, это произойдёт ещё быстрее и без лишних хлопот.
