Бухгалтер на аутсорс – за и против

Вокруг аутсорсинга бухгалтерских услуг много вопросов. Бухгалтеры часто задумываются о том, где строить карьеру быстрее и эффективнее, в штате или в специализированной компании, а директора гадают, можно ли доверить самое святое людям со стороны. Разобраться в проблеме мы попросили экспертов.

Ирина Морозова, генеральный директор БухгалтерияРУ

Удалённый бухгалтер ‒ это не универсальный инструмент решения проблем. Прежде чем выбрать, кому передавать самую ответственную работу, руководитель должен взвесить все за и против.

В первую очередь при выборе формы бухгалтерских услуг нужно смотреть на специфику компании. Если вы представляете малый бизнес, у вас нет офиса, а штат сотрудников менее 20 человек, штатный бухгалтер может быть вам и ни к чему ‒ с ведением дел в вашей компании отлично справится аутсорсинговая компания. Также такая форма подходит небольшим производственным компаниям, в которых хорошо отлажены все производственные процессы. Мы успешно работаем в одной базе с клиентом: менеджеры по продажам приходуют товар, оформляют отгрузки, ведут «первичку», а мы проверяем правильность заполнения документов, начисляем заработную плату, готовим отчёты в налоговые органы. Если внутренний документооборот прост и организован, то нанять бухгалтерскую компанию выгоднее, чем держать штатного бухгалтера.

Однако бухгалтерский аутсорсинг однозначно не подойдёт компаниям со сложным внутренним документооборотом. Фирмам, в которых несколько отделов регулярно составляют отчёты и обмениваются ими, необходим координатор внутри компании, также штатного бухгалтера требует и большое количество номенклатуры и слабая или вовсе отсутствующая автоматизация.

Я бы не рекомендовала отдавать бухгалтерию на аутсорс крупному бизнесу, большим производителям, сетевому ритейлу. Например, мы не стали работать с крупной американской компанией, занимающейся производством и продажей косметики методом прямых продаж: своеобразная система внутренней отчётности, большая номенклатура, огромное количество продавцов и отделов ‒ всё это признаки необходимости штатного ежедневного бухгалтерского отдела.

Стоит сказать и о различиях в работе самого бухгалтера. Многие специалисты стоят перед выбором, где строить свою карьеру ‒ в штате или специализированных компаниях, занимающихся только бухгалтерией. Здесь также нужно учесть несколько субъективных факторов.

Если вы цените стабильность и размеренность, специализируетесь на каком-либо одном направлении, то лучше предпочесть работу в штате компании. В штате у вас будет возможность разобраться со всеми нюансами производства, проявить личную ответственность за финансовые дела компании.

В свою очередь те специалисты, которые хотят разобраться со всеми аспектами бухгалтерии и готовы к разноплановым задачам каждый день, найдут себя в аутсорсе. В нём еженедельно сталкиваешься с «упрощёнкой», ОСНО, всеми участками бухучёта, отчётности, постоянным мониторингом изменений законодательства.

Нужно отметить и то, что работа в штате предполагает гораздо большую ответственность для специалиста. Крепкие нервы, хорошая стрессоустойчивость и умение постоять за себя ‒ вот основные личностные навыки главного бухгалтера. А в аутсорсинговой компании между сотрудником-исполнителем и клиентом надёжный буфер в виде руководителя, все претензии получает генеральный директор.

Виктория Ломакина, бухгалтер компании «Найдем эксперта»

Сегодня в России активно набирает обороты тенденция передачи части внутренних функций компании на аутсорсинг, то есть в стороннюю организацию. Чаще всего речь идёт о ведении финансовой документации. Бухгалтерский аутсорсинг активно рекламируется, при этом упор делается на экономии предприятия, связанной с отсутствием затрат на собственную бухгалтерию, а вот о рисках и минусах удалённого счетоводства почти ничего не известно.

Мне кажется, передавать свои дела аутсорсинговой компании логично в нескольких случаях.

У вас маленькая компания, которая состоит из нескольких человек, или работа носит сезонный характер. В этом случае работы у штатного бухгалтера будет действительно мало, а заработная плата, налоговые отчисления и прочие расходы не уменьшатся.

Ваша организация занимается сразу несколькими видами бизнеса, для чего требуется большой штат бухгалтеров, специализирующихся в различных отраслях.

И в случае, если инвестор не входит в управление компанией и ему нужен независимый учёт её финансовых средств. В этом случае бухгалтерский аутсорсинг служит для инвестора гарантией достоверности отчётов и прочей финансовой документации.

Что касается сокращения издержек, я не рекомендую выстраивать своё мнение на основе стереотипа об экономичности аутсорса. Обязательно просчитайте все издержки, чтобы наглядно увидеть, действительно ли это выгодно организации.

Обратите внимание, что специфика работы штатного бухгалтера и аутсорсера принципиально отличаются. Работа в компании предполагает для каждого члена определённый уровень компетенций и полномочий. В этих условиях специалист может сконцентрироваться на экспертном решении узконаправленных задач. В свою очередь аутсорсинговые компании набирают бухгалтеров широкого профиля с опытом работы в разных сферах бизнеса, так как главная задача такой организации – максимальная загрузка работника сразу несколькими проектами. В аутсорсинге есть система организации труда, изначально предполагающая разделение любого проекта на части (налоговый учёт, начисление заработной платы, ведение счетов). Но, если один из отделов перегружен, его функции тут же должен взять другой. Поэтому предпочтение всё же отдаётся универсальным специалистам. Главное требование, повторюсь, большой опыт и знание всех процессов. В такой компании бухгалтеру вряд ли удастся с головой погрузиться в предпочтительную сферу.

Если вопрос об экономической выгоде аутсорсинга решён, то важно защитить себя от рисков, выбрав компанию, основываясь на:

• рекомендациях друзей и коллег;
• времени работы компании на рынке и её деловой репутации;
• проверке квалификации работников, закреплённых за компанией.

В договоре необходимо закрепить ответственность сторонней организации за утечку конфиденциальных сведений и материальную компенсацию за вред, принесённый несвоевременным или некачественным оказанием бухгалтерских услуг. Такая возможность стороннего контроля всегда благоприятно действует на добросовестность исполнителя.