Расчет отпускных в 2025 году: правила и примеры

Что изменилось в расчете среднего заработка

С сентября 2025 года вступит в силу положение о расчете среднего заработка. Действующее сегодня Постановление № 922, которым руководствуются бухгалтеры, перестанет применяться, но коэффициент для расчетов останется прежним ― 29,3. Новые правила предусматривают включение денежных поощрений в расчет среднего заработка наравне с премиями.

При этом право на ежегодный оплачиваемый отпуск сохраняется за всеми сотрудниками, независимо от организационно-правовой формы работодателя (ИП или ООО) или типа трудового договора (срочный или бессрочный).

Как рассчитать сумму отпускных

Основой для начисления отпускных является средний заработок ― СДЗ сотрудника. Расчет этого показателя производят в два шага:

1. Определите СДЗ по формуле: СДЗ = Общий доход за расчетный период / Фактически отработанные дни.
2. Рассчитайте сумму отпускных:

Отпускные = СД x Количество дней отпуска.

Учитывайте, что в 2025 году размер СДЗ составляет 765,87 руб./день, исходя из МРОТ 22 400 руб./мес.

Расчет: 22 400 руб. / 29,3 дня = 765,87 руб.

Если СДЗ ниже минимального заработка, то отпускные начисляйте исходя из МРОТ.

Пример

Отпуск 14 дней, выплата составит:

765,87 руб. × 14 = 10 722,18 руб.

Таким образом, между фактическим заработком сотрудника и МРОТ выбирают большую из этих сумм.

Как определить средний заработок

Чтобы определить этот показатель, учитывают различные поступления. Например, зарплату, поощрительные выплаты и надбавки. В расчет не включают выплаты по больничным, отпускным, материальную помощь и компенсацию за командировки.

Что касается годовых премий. Если начислены за год, который предшествует отпуску, то в расчете отпускных они учитываются. При этом разовые премии включайте в расчет, только если есть соответствующее указание в локальных актах компании. Премии за месяц, квартал или полугодие учитывайте по одной за каждый показатель в рамках расчетного периода. Таким образом, за 12 месяцев можно включить:

• не более 12 ежемесячных премий;
• не более 4 квартальных;
• не более 2 полугодовых — за один и тот же показатель.

Что учитывают при расчете отпускных

Для расчета отпускных берут период в 12 месяцев, предшествующих началу отпуска. Если сотрудник отработал менее года, расчетный период определяют по фактически отработанному времени. Например, если отпуск начинается в июне, то расчетный период охватывает период с 1 июня прошлого года по 31 мая текущего года. Принимайте в расчет только заработок сотрудника у текущего работодателя. Если в расчетном периоде нет доходов, то замените период. Для этого возьмите предыдущие 12 месяцев.

Если сотрудник только устроился на работу и спустя пару недель решил поехать на отдых, то при расчете его среднего заработка берут зарплату до начала отпуска. Если выплат у нового сотрудника еще не было, то отпускные рассчитывают с учетом оклада или тарифной ставки.

Если с сотрудником трудовые отношения закончены, но при этом у него есть накопленный и неиспользованный отпуск, то он вправе рассчитывать на компенсацию в размере среднего заработка, который считается также, что и для ежегодного отпуска. При этом в случае расторжения трудового договора в последний день месяца этот месяц участвует в расчете компенсации.

Пример № 1

Сотрудник приступил к работе в июне. Расчетный период охватывает промежуток с 1 июня прошлого года:

• по фактическим выплатам до отпуска, если зарплата уже начислялась;
• по установленному окладу/тарифной ставке, если выплат еще не было.

Пример № 2

Если сотрудник увольняется, то ему полагается компенсация за неиспользованный отпуск, ее рассчитывают как отпускные. При увольнении в последний день месяца этот месяц включают в расчетный период.

Какие ошибки чаще всего допускают при расчете отпускных

При расчете отпускных для новых сотрудников часто неправильно определяют расчетный период и соответственно заработок. При увольнении сотрудника некорректно округляют дни неиспользованного отпуска и не учитывают последний месяц в последний рабочий день сотрудника.

Рекомендую всегда проверять фактические начисления и помнить о том, что при увольнении последний день месяца включают в расчет.

Как определить сумму отпускных

Чтобы определить сумму отпускных, средний дневной заработок умножают на количество дней отпуска. В том случае, когда период отпуска приходится на праздничные дни, такие как 23 февраля, 8 марта или 12 июня, их не оплачивают. Однако период отпуска продлевают на эти дни. В 2025 году 13 июня стал нерабочим днем из-за переноса праздничного дня с субботы 8 марта. Этот день входит в число дней ежегодного отпуска наравне с обычными выходными днями ― субботой и воскресеньем и не является нерабочим днем, поэтому исключать его из числа дней отпуска нельзя.

Пример расчета

Дано: сотрудник Ю. С. Сергеев с 3 июня уходит в отпуск на 14 календарных дней. Фактическая продолжительность ― 15 дней за счет праздника 12 июня: этот день не оплачивается, но отпуск продлевают. В итоге на работу сотрудник выйдет 18 июня.

Расчетный период ― 1 июня 2024 г. по 31 мая 2025 г. ― отработан полностью. Начисления за расчетный период:

• оклад ― 850 800 руб.;
• годовая премия за 2024 год ― 81 500 руб.;
• премия к юбилею компании ― 13 250 руб. (в расчете не учитывают, так как эта премия не связана с трудовыми результатами).

Учитываемый доход: 945 550 – 13 250 = 932 300 руб.

Расчет СДЗ: 945 550 - 13 250 / 12 / 29,3 = 2651,59 руб.

Сумма отпускных: 2651,59 x 14 = 37 122 руб.

Нюансы выплаты отпускных

Выплатите отпускные за три дня до начала отпуска, независимо, по графику идет сотрудник или вне него. Можно и раньше, в том числе когда день выплаты выходной или праздничный день, но позже ― нет.

Требование о сроке оплаты отпусков является обязательным и исключений не имеет (письма Минтруда России от 26.08.2015 № 14-2/В-644, Роструда от 16.08.2024 № ПГ/17241-6-1).

Если это компенсация за отпуск при увольнении, то она выплачивается в последний рабочий день, а если сотрудник не работал в день увольнения ― на следующий день. За нарушение сроков выплаты отпускных или компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении предусмотрена ответственность:

• административная: части 6, 7 статьи 5.27 КоАП РФ;
• материальная: статья 236 ТК РФ.

Ответственность работодателя за ошибки в расчете

Невнимательному бухгалтеру за ошибки в расчетах отпускных грозит административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ.

Топ ошибок при расчете отпускных:

1. не исключили социальные выплаты;
2. учли разовые премии и надбавки;
3. включили исключаемые периоды (простой по вине работодателя, время больничного, декрета, отпуска за свой счет).

Все изменения, которые нужно учитывать при расчете выплат, можно найти в КонсультантПлюс. Рекомендую оформить пробный доступ на два дня от Что делать Консалт бесплатно.