Почему возникает недостача имущества
В топ причин возникновения потерь от недостач можно включить:
- кражи;
- истечение сроков хранения;
- злоупотребление со стороны сотрудников, когда в результате их халатного отношения имущество компании пришло в негодность;
- ошибки в первичке;
- ошибки при приемке ТМЦ от поставщика;
- недостачи от чрезвычайных происшествий и форс-мажоров.
В зависимости от величины потери бывают в пределах естественных норм и сверх таких норм. Недостачи имущества сверх норм покрывают виновные. В пределах норм или когда виновник не установлен недостачу списывают за счет нераспределенной прибыли.
Как оформить недостачи, которые обнаружили при инвентаризации
Недостающее имущество при инвентаризации отражайте в сличительных ведомостях. Для этого можно использовать как стандартизированные формы, так и разработанные самой организацией. Формы документов, которые будете применять при инвентаризации, закрепите в учетной политике.
Недостачи ОС и НМА при инвентаризации можно фиксировать в сличительной ведомости № ИНВ-18. А недостачи матзапасов, товаров и других аналогичных ценностей покажите в сличительной ведомости по форме № ИНВ-19.
Чтобы подвести итоги инвентаризации, рекомендуем оформить ведомость результатов по форме № ИНВ-26. И не забудьте составить протокол заседания комиссии.
Важно
В 2024 году при проведении инвентаризации компании могут досрочно применять новый ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», если закрепят это в своей учетной политике. Обязательным этот стандарт станет с 1 апреля 2025 года.
Как изменятся правила инвентаризации в 2025 году — читайте в КонсультантПлюс. Образцы документов с комментариями экспертов скачивайте там же. Если у вас нет доступа, возьмите пробный на два дня. Это бесплатно.
Как отразить недостачу в бухучете
Чтобы отразить в учете операции по утрате ценностей, кроме документов по учету результатов инвентаризации, понадобится:
- бухгалтерская справка-расчет с суммой недостающих активов;
- объяснительная от работника – виновника в недостаче;
- приказ руководителя организации о взыскании или отказе от взыскания ущерба с виновного лица;
- решение суда о взыскании или невзыскании с сотрудника долга, если он отказывается сам возместить ущерб.
Действуйте в зависимости от причины недостачи.
Ошибка в бухучете
Как только обнаружили недостачу, в первую очередь проверьте, не является ли расхождение следствием ошибки, допущенной ранее в бухучете. Например, ТМЦ передали в производство, а факт их использования не нашел отражения в учете. Если в учете закралась ошибка, скорректируйте ее в общем порядке, в зависимости от периода совершения.
Как правильно учитывать материалы, рассказывали в отдельной статье Счет 10 «Материалы»: зачем нужен, субсчета, проводки.
Ошибка не связана с учетом
Если причина недостач не учетная ошибка, недостачи ценностей отражайте с применением счета 94. В дебете этого счета покажите сумму потерь, а по кредиту отразите списание потерь в расходы. По окончании года счет 94 закройте, сальдо по нему быть не должно.
Недостачи, которые возникли по естественных причинам в пределах норм установленных законом, списывайте на производственные счета затрат по кредиту счета 94. Потери сверх норм или в полном объеме, когда нормы убыли не установлены, отнесите в прочие расходы.
Недостающие или испорченные материалы и товары при списании отразите по фактической себестоимости, по данным бухучета. А основные средства — по остаточной стоимости.
Типовые проводки при списании недостач
Дт 94 – Кт 10 (01, 04, 41, 43, 50) — отражена стоимость недостачи, выявленной при инвентаризации.
Дт 20 (25, 26, 44) – Кт 94 — списана естественная убыль.
Дт 91.02 – Кт 94 — списан убыток от недостачи сверх потерь, в том числе в связи с неустановлением виновника.
Дт 73.02 – Кт 91.01 — сумма ущерба отнесена на виновное лицо.
Дт 70 (50, 51) – К 73.02 — виновник компенсирует недостачу.
Как учитывать недостачу в бухучете
Для целей налога на прибыль недостающие материалы, готовую продукцию и товары, возникшие по естественным причинам и в пределах установленных норм, налогоплательщики вправе учесть в материальных расходах. В зависимости от ситуации потери можно учесть как расходы при расчете налогов. Типичные ситуации собрали в таблице ниже.
Как учитывать недостачу при различных ситуациях
| Ситуация | Как учитывать |
|---|---|
| Нормы для списания потерь законодателем не установлены | Потери не учитывайте в расходах |
| Наступила чрезвычайная ситуация | Расходы полностью учитывайте в целях уменьшения налога на прибыль как внереализационные. Важно, чтобы были подтверждающие документы |
| При потерях сверх нормы установили виновного лицо | Сумму, которую взыскали с виновного, нужно признать как внереализационный доход. Есть право включить в состав расходов стоимость утраченного имущества |
| Виновные не найдены или суд отказал взыскать ущерб | Такие потери уменьшают налог на прибыль как внереализационные расходы |
Хорошая новость для компаний общережимников: им не придется восстанавливать НДС, который ранее был принят к вычету, в отношении ценностей, утраченных по причине недостачи, кражи, или порчи. А всё потому, что нормы НК РФ не требуют этого от организаций.
Упрощенцам с объектом «Доходы минус расходы» при расчете налога УСН надо учитывать недостачи в пределах норм естественной убыли. При этом имущество, по которому она выявлена, оплачено и не учитывалось в расходах.
Расходы в виде сумм нанесенного ущерба сверх норм естественной убыли не уменьшают налог на УСН, поскольку эти затраты не упоминаются в специальном перечне расходов, уменьшающих налоговую базу упрощенцев.
Как взыскать недостачу с виновных лиц
Получить с сотрудника организации компенсацию за недостачу не всегда просто. В таких ситуациях нужно строго соблюдать нормы трудового права.
Работодатель вправе получить возмещение с работника при соблюдении трех условий.
- С виновником заключен договор о материальной ответственности. Если его нет, не сможете привлечь к ответственности сотрудника.
- Ответственный за ущерб ознакомлен с должностной инструкцией.
- По итогам служебного расследования доказана вина.
- Необходимо иметь подтверждающие документы. Акт по итогам служебного расследования, который подписывают участники комиссии по инвентаризации. Он служит основанием для предъявления недостач материально ответственному лицу.
Сотрудник может не согласиться с требованием возместить ущерб и пойти отстаивать свои права в судебном порядке.
Как удержать недостачу из зарплаты сотрудника — рассказали эксперты КонсультантПлюс в Готовом решении. Если у вас нет доступа к КонсультантПлюс, возьмите бесплатный на два дня.
