Путевые листы стали электронными с 1 марта 2023 года. Но после этого правила их оформления успели поменяться. Поэтому бухгалтеру важно разобраться, как работать с ЭПЛ в 2024 году.
Что такое электронный путевой лист
ЭПЛ – это электронная версия листа, который раньше заполнялся только на бумаге. Наряду с электронной формой допускаются и путевые листы в бумажном виде, обязанности заполнять только ЭПЛ нет. Но если у вас есть такая возможность, ею лучше пользоваться: со временем власти хотят перевести все перевозочные документы в цифровой формат.
Что поменялось в 2023 году
За прошлый год в оформлении путевого листа большие изменения происходили дважды: 1 марта и 1 сентября. Изменения с 1 марта (Приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390) разрешили использование ЭПЛ, а с 1 сентября (Приказ Минтранса России от 05.05.2023 № 159) закрепили несколько нюансов в их оформлении.
Среди таких нюансов:
- о собственнике автомобиля сведения не вносите. Нужна только информация об ИП или организации, которая оформила путевой лист;
- в сведениях о водителе обязательно укажите СНИЛС и все данные о водительском удостоверении;
- один путевой лист можете оформить на один рейс, но в том случае, если его длительность больше рабочего дня водителя;
- для сверки при приеме груза предъявите электронный путевой лист или его копию на бумаге;
- стало необязательным ведение журнал учета путевых листов.
Зачем нужен электронный путевой лист
Электронный путевой лист – важный первичный документ, с помощью которого организация (ИП) может отслеживать эффективность использования своего автомобиля, а бухгалтерия подтверждать расходы, которые с этим связаны. Кроме того, путевые листы:
- предъявляются при необходимости сотрудникам ГИБДД;
- нужны для расчета зарплаты водителям;
- обязательны при перевозке людей и багажа.
Еще раз напомним: обязателен в данном случае сам по себе путевой лист. А вот в электронной ли форме, решать вам.
Какая форма у электронного путевого листа
Обязательной формы для путевого листа нет, организация может разработать ее сама. Но это правило работает только для бумажных путевых листов.
Для электронных ПЛ форму утвердила ФНС РФ. Найти ее можно в Приказе ФНС России от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@. В этом приказе пошагово прописан порядок оформления XML-файла путевого листа. Он включает в себя:
- данные об обстоятельствах, особенностях рейса;
- информацию о результатах предсменного, предрейсового медосмотров;
- данные одометра при выезде транспорта с парковки, а также при заезде транспорта на парковку;
- информацию о техническом осмотре.
Описание формата ЭПЛ – это большой сложный документ, который состоит из 116 страниц. В нем множество технических характеристик ЭПЛ и четкие критерии указания каждого вида данных. Мы не будем останавливаться на каждом из них и разберем порядок заполнения ЭПЛ.
Какой порядок заполнения электронного путевого листа
Электронный путевой лист заполняют через оператора ЭДО, который передает сведения в ГИС ЭПД – государственную систему электронных перевозочных документов. Как и в бумажный путевой лист, в ЭПЛ включают обязательные данные:
- название документа, дату;
- сроки действия документа;
- данные об организации, заполняющей документ;
- данные о транспортном средстве и водителе ТС;
- дату и время выезда и возвращения водителя;
- показания одометра;
- вид и тип перевозки;
- вид сообщения (маршрута).
После того как все обязательные данные заполнены, проверьте их еще раз: это особенно важно, если ЭПЛ будет использоваться для начисления зарплаты водителям или для подтверждения расходов в учете организации.
Где скачать образец заполнения электронного путевого листа
Пример заполнения электронного путевого листа будет выглядеть так:
Скачать образец заполнения электронного путевого листа
Как подписать электронный путевой лист
Подписывается электронный путевой лист УКЭП или УНЭП ответственных сотрудников. Среди них врач, технический специалист и сам водитель. А выдать документ водителю нужно до начала рейса.
Вопрос-ответ
Обязательно ли указывать маршрут?
Маршрут прописывать в путевом листе необязательно, но это важный пункт для ФНС, когда вы будете подтверждать расходы. Без маршрута будет сложно обосновать характер и цель поездки на автомобиле, а значит, и подтвердить расходы на нее.
Когда и как заполняются данные о медосмотре?
Предрейсовые медосмотры проводятся обязательно, и отметку о том, с каким результатом они прошли, ставят врачи. Чтобы путевой лист стал действующим документом, врач должен вынести вердикт «К исполнению трудовых обязанностей допущен». Иными словами, у водителя не должно быть препятствующих выходу на рейс заболеваний или травм.
Водители, которые перевозят опасные грузы или людей, проходят еще и медосмотр после рейса. Отметку о нем тоже ставит врач.
Что будет за отсутствие путевого листа?
Путевой лист – это важный первичный документ, как уже было сказано выше. Если он отсутствует в любом виде (бумажном или электронном), организация получит штраф за отсутствие первичной документации. Сумма составит до 30 тысяч рублей (ст. 120 НК РФ).
