Когда с выплат зарубежным работникам не нужно удерживать НДФЛ и уплачивать взносы

У удаленной работы за пределами РФ есть особенности с точки зрения налогообложения. При этом в связи с событиями последних лет она стала очень популярна среди россиян. Как оформлять отношения с такими сотрудниками — рассказали в статье.

• Как оформить отношения с зарубежным сотрудником
• В каком порядке платить взносы по зарубежному сотруднику
• К каким доходам причислять доходы сотрудников, работающих из-за рубежа
• Какие документы нужно запросить у сотрудника, работающего из-за границы
• Какая ответственность налогового агента возникнет, если налоговики выявят удержание НДФЛ не в полном размере

Какие лица признаются резидентами и нерезидентами для целей исчисления НДФЛ

Как оформить отношения с зарубежным сотрудником

Трудовое законодательство не содержит запрета на удаленную работу за пределами РФ, независимо от гражданства. Минтруд России считает, что с такими работниками надо оформлять ГПД, поскольку за границей не действует российское трудовое законодательство (письма Минтруда России от 09.09.2022 № 14-2/ООГ-5755, от 15.02.2022 № 14-4/10/В-1848).

Если у удаленного работника в трудовом договоре указано, что место работы он определяет сам, дополнительно можно ничего не оформлять. Если нет документов, подтверждающих местонахождение работника за границей, НДФЛ платите как обычно.

Работник за границей: оформление и налоги

В каком порядке платить взносы по зарубежному сотруднику

Если по договору ГПХ из-за рубежа, удаленно, с вами работает иностранец или лицо без гражданства, его вознаграждение взносами не облагают. Если же это гражданин РФ — выплаты в его пользу облагают взносами.

Выплаты в пользу физлиц, подлежащих обязательному соцстрахованию, в том числе вознаграждение по договору ГПХ, облагают взносами. Иностранные граждане, которые в РФ не пребывают и не проживают, к застрахованным лицам по обязательному соцстрахованию не относятся. А вот граждане РФ, которые работают по договорам ГПХ, являются застрахованными лицами в системе обязательного социального страхования в РФ. Вознаграждения за работу за пределами РФ в пользу иностранцев и лиц без гражданства взносами не облагают.

Вывод следует из норм: подп. 1 п. 1,.п. 5 ст. 420 НК, п. 1 ст. 7 Закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ, ч. 1 ст. 2 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ и ст. 10 Закона от 29.11.2010 № 326-ФЗ, письма Минфина России от 25.03.2023 № 03-04-05/27507, от 11.11.2022 № 03-04-05/109842, от 14.04.2021 № 03-04-06/27827.

Как облагаются доходы сотрудника, работающего с удаленного рабочего места

К каким доходам причислять доходы сотрудников, работающих из-за рубежа

Минфин России полагает, что если трудовой договор о дистанционной работе предусматривает нахождение рабочего места в иностранном государстве, вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей относят к доходам от источников за пределами РФ (ст. 208 НК РФ, письма Минфина России от 14.03.2023 № 03-04-06/21160, ФНС России от 15.07.2021 № БС-4-11/9947@).

Начисление НДФЛ с выплат сотруднику, в том числе с отпускных, зависит от его статуса.

Выплаты налоговому резиденту РФ облагают НДФЛ. Налог уплачивает сам работник. У работодателя обязанностей налогового агента не возникает (письма Минфина России от 18.01.2023 № 03-04-05/3302, от 06.10.2022 № 03-04-06/96611, от 14.04.2021 № 03-04-06/27827, от 20.01.2021 № 03-04-06/2495, от 24.01.2019 № 03-04-05/3585, от 22.02.2017 № 03-04-06/10460).

Выплаты нерезиденту РФ не облагают НДФЛ (письма Минфина России от 18.01.2023 № 03-04-05/3302, от 06.10.2022 № 03-04-06/96611, от 04.03.2022 № 03-04-06/15886, от 14.04.2021 № 03-04-06/27827, от 20.01.2021 № 03-04-06/2495, от 24.01.2019 № 03-04-05/3585, от 13.07.2018 № 03-15-06/48881).

Если в трудовом договоре, дополнительном соглашении или в ГПД указано место выполнения работы за границей, НДФЛ с выплаченных работнику доходов не исчисляйте, так как РФ не признается местом получения дохода.

Допустим, сотрудник уехал за границу и с ним заключили дополнительное соглашение о нахождении его рабочего места в иностранном государстве. Тогда

обязанность по удержанию НДФЛ с дохода прекращается с момента заключения дополнительного соглашения о выполнении трудовых обязанностей с удаленного рабочего места, находящегося за пределами РФ. Так как организация перестает выполнять функции налогового агента в отношении дохода такого сотрудника, то налоговый статус определять не нужно.

Об НДФЛ с доходов нерезидента РФ по трудовому договору о дистанционной работе или по ГПД

Об НДФЛ с вознаграждения от источников в РФ и за ее пределами и страховых взносах с выплат. Удаленно за пределами РФ

Какие документы нужно запросить у сотрудника, работающего из-за границы

Организация устанавливает налоговый статус своего сотрудника — физического лица самостоятельно, учитывая особенности конкретной ситуации. В связи с этим организация может запрашивать у физического лица необходимые сведения и документы.

Вы можете попросить у физлица документ, выданный налоговым органом по форме, приведенной в Приложении 2 к Приказу ФНС России от 07.11.2017 № ММВ-7-17/837@. Этот документ подтверждает статус налогового резидента за календарный год, текущий или предыдущий. Вместо указанного документа можно использовать любые другие документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ, которые позволяют установить, сколько календарных дней физлицо пробыло в России (письма Минфина России от 20.02.2021 № 03-04-06/12336, от 22.02.2017 № 03-04-05/10518, ФНС России от 19.09.2016 № ОА-3-17/4272@).

В то же время физическое лицо может самостоятельно представить налоговому агенту документы, необходимые для удержания налога в соответствии с имеющимся налоговым статусом. Чаще всего используют копии страниц паспорта с отметками о пересечении границы (письма Минфина России от 18.07.2019 № 03-04-06/53227, от 18.05.2018 № 03-04-05/33747, УФНС России по г. Москве от 11.12.2020 № 20-20/192350@).

Если получить паспорт невозможно, то подтвердить статус резидента РФ могут, к примеру:

• копия паспорта с отметками органов пограничного контроля о пересечении границы;
• справки с места работы, выданные на основании табеля учета рабочего времени;
• данные миграционных карт о въезде и выезде с территории России;
• квитанции о проживании в гостинице

(письма Минфина России от 21.04.2020 № 03-04-05/31921, от 13.01.2015 № 03-04-05/69536, от 26.06.2008 № 03-04-06-01/182, ФНС России от 19.09.2016 № ОА-3-17/4272@, от 30.12.2015 № ЗН-3-17/5083).

Дополнительно можно представить документы о регистрации по месту жительства или пребывания в РФ. Однако использовать документы о регистрации, а также вид на жительство в РФ в качестве единственного подтверждения налогового статуса физлица вряд ли получится. Они не доказывают нахождение физлица в России в течение необходимого количества дней, а подтверждают лишь его право находиться в РФ (письма Минфина России от 19.12.2019 № 03-04-06/99463, от 23.05.2018 № 03-04-06/34676, Письмо ФНС России от 19.09.2016 № ОА-3-17/4272@).

Необходимость уведомлять работодателя и подтверждать свое фактическое нахождение за границей можно предусмотреть в локальном нормативном акте организации или непосредственно в трудовом договоре о дистанционной работе.

Внимание

Если работник не представляет запрашиваемые документы, налоговый агент вправе применить к его доходам налоговую ставку и порядок расчета налоговой базы, предусмотренные для нерезидентов (Письмо Минфина России от 12.08.2013 № 03-04-06/32676).

Налоговый агент должен устанавливать налоговое резидентство любого физического лица, в том числе гражданина РФ. Налоговый статус определяют на каждую дату выплаты дохода. Окончательный налоговый статус физического лица, определяющий обложение НДФЛ полученных им за налоговый период доходов, устанавливают по итогам налогового периода (календарного года) (Письмо Минфина России от 25.01.2023 № 03-04-05/5555).

Как накажут за удержание НДФЛ не в полном размере

Если налоговый орган выявит несвоевременное удержание НДФЛ, с налогового агента взыщут пени согласно ст. 75 НК РФ, а также штраф по ст. 123 НК РФ в размере 20 % от неудержанной суммы налога. При этом налоговый агент освобождается от ответственности, если одновременно выполнит условия, установленные п. 2 ст. 123 НК РФ (Письмо ФНС России от 02.08.2021 № ЕА-4-15/10852@).

Возможно ли привлечение к ответственности за заключение трудового договора о дистанционной работе с иностранным гражданином, проживающим за рубежом

Всё об НДФЛ и выплатах работников в КонсультантПлюс