Учёт аренды офисного помещения

В современном мире не все собственники бизнеса могут похвастаться собственной недвижимостью для ведения деятельности. Тогда на помощь приходит аренда. А соответствующий договор решает сразу две задачи: и помещение есть, и договор можно учесть в налоговых расходах на аренду. Но сделать это можно только при соблюдении определненных условий. Каких? Об этом рассказывает эксперт «Что делать Консалт».

Как принимаются расходы на аренду офиса при ОСНО?

Для того чтобы принять любые затраты при исчислении налога на прибыль, они должны быть (ст. п. 1 ст. 252 НК РФ):

- экономически обоснованными;

- документально подтверждёнными;

- не перечисленными в ст. 270 НК РФ.

Если эти условия соблюдаются, то арендная плата за офис принимается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Основание — норма подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Если же аренда офиса не связана с производством или реализацией, но связана с иной деятельностью, с которой компания получает прибыль, то арендные платежи принимаются во внереализационных расходах. Основание — норма подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ.

Также нельзя будет принять затраты по незарегистрированному договору, если срок договора аренды более года. Арендные затраты по такому договору рискуют быть расценены налоговиками как не соответствующие условиям п. 1 ст. 252 НК РФ.

Момент учёта поставлен в зависимость от метода — кассовый или начисления.

При использовании метода начисления затраты в виде арендных платежей принимаются независимо от факта оплаты на наиболее раннюю из дат (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ, Письмо Минфина России от 28.06.2012 № 03-03-06/1/328):

- на последнее число месяца (или иного расчётного периода, прописанного в договоре);

- последнее число отчётного (налогового) периода.

К примеру, если аренда перечислена единой суммой за весь год вперёд, то арендные расходы признаются равномерно в течение всего года.

При использовании кассового метода арендные затраты принимаются, если единовременно выполняются два условия (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ):

1) арендодатель оказал услуги по аренде;

2) арендатор заплатил за услуги арендодателя.

То есть принять арендный платёж в расходы можно на одну из следующих дат:

- на последнее число месяца (или иного расчётного периода, прописанного в договоре) при условии, что данный период аренды оплачен.

Например, если по условиям договора перечислен аванс за текущий месяц аренды, то сумма арендного платежа принимается на последнее число этого месяца;

- на дату оплаты оказанных услуг по аренде.

Например, если за аренду за прошлый месяц заплачено в текущем месяце, то расход признаётся на день перечисления арендной платы.

Правильно заполнить налоговые расчёты, определить сроки сдачи и избежать штрафных санкций поможет СПС КонсультантПлюс.

подробнее

Как принимаются арендные платежи при упрощёнке?

Затраты по аренде принимаются только при УСН с объектом «Доходы минус расходы». При УСН с объектом «Доходы» затраты не признаются.

Порядок признания затрат прямо зависит от того, каким образом были перечислены арендные платежи. Это следует из нормы п. 2 ст. 346.17 НК РФ. Итак:

- если арендный платёж перечисляется авансом, в состав расходов он принимается на последний день каждого месяца;

- при последующей оплате платёж принимается в расходах в день фактического перечисления арендодателю.

Таким образом, арендные затраты по офису арендатор-упрощенец принимает при расчёте упрощённого налога по мере оказания ему услуг на последний день месяца, за который они перечислены.

Соответственно, арендные платежи, перечисленные заранее за несколько месяцев вперёд, при исчислении налоговой базы по УСНО не принимаются (Письмо Минфина России от 03.04.2015 № 03-11-11/18801). Эти расходы будут признаваться при расчёте налога после оказания услуг (то есть частями на последний день месяца, за который перечислена плата).

Пример. ООО «Цветок» перечислило в августе 2021 года аренду офиса 48 000 рублей за предстоящие два месяца — сентябрь и октябрь. Ежемесячный арендный платёж — 24 000 рублей.

В августе 2021 года компания не должна принимать в состав затрат 48 000 рублей, так как эта сумма считается авансовым платежом.

Этот авансовый платёж компания примет в составе расходов на последний день месяца, за который она внесена. То есть поставит в графу 5 КУДиР частями по 24 000 рублей — на 31 сентября и на 30 октября.

Какие документы нужно оформить для учёта арендного платежа?

Нужен минимальный пакет документов. А именно:

1) договор аренды офиса;

2) акт приёмки-передачи офиса;

3) документы, подтверждающие перечисление оплаты;

4) счёт-фактура, если арендодатель признаётся плательщиком НДС;

5) ежемесячные акты на аренду офиса, только если стороны указали их составление в тексте договора. Если такого условия в договоре нет, то и акты не нужны (письма Минфина России от 25.03.2019 № 03-03-06/1/20067, от 15.11.2017 № 03-03-06/1/75483, от 15.06.2015 № 03-07-11/34410).

Уникальные аналитические материалы СПС КонсультантПлюс помогут вам при возникновении сложных ситуаций.

подробнее

Как учитывать НДС при аренде офиса арендаторами-плательщиками НДС?

Сумму предъявленного входного НДС арендатор принимает к вычету. Условия:

- если арендуемая недвижимость используется в облагаемых НДС операциях;

- если услуги по аренде приняты к учёту.

Для вычета необходимы правильно оформленный счёт-фактура от арендодателя и первичные документы (которые мы рассмотрели выше).

Как учитывать НДС при аренде офиса арендатором-упрощенцем?

Предъявленная сумма НДС на основании нормы подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ рассматривается как отдельный вид расхода при УСН.

Поэтому в момент принятия в составе арендных затрат нужно внести в КУДиР две записи:

1) отдельно сумму арендного платежа за минусом входного НДС;

2) отдельно сумму НДС.

Если же аренда перечисляется авансом за несколько предыдущих месяцев, то входной НДС тоже принимается в затратах частями по мере учёта арендных платежей в расходах.

Например, ООО «Солнце» перечислило в августе 2021 года 48 000 рублей за аренду за следующие два месяца — сентябрь и октябрь. Ежемесячный арендный платёж по офису — 24 000 рублей, в том числе сумма НДС 20 % — 4 000 рублей.

По состоянию на 31 сентября и 30 октября 2021 года ООО внесло в графу 5 КУДиР по две записи:

- на сумму аренды — 20 000 рублей;

- на сумму входного НДС — 4 000 рублей.

Как отражается в бухучёте аренда офиса?

В бухучёте арендованный офис можно отражать на забалансовом счёте 001, если срок аренды не более 12 месяцев. В таком случае арендованное имущество учитывается по стоимости, которая указана в договоре аренды.

При большем сроке надо отразить право пользования активом, а также обязательство по аренде.

Например, рабочим планом счетов организации предусмотрены субсчета 76.09 – «Обеспечительный платёж по договору аренды», 76.ВА – «НДС по авансам выданным».

Тогда учёт краткосрочной аренды будет таким:

Дт 001 — Получено помещение в аренду

Дт 76.09 – Кт 51 — Перечислен обеспечительный платенж

Дт 68 – Кт 76.ВА — Принят к вычету НДС с обеспечительного платежа

Дт 20 (26, 44) – Кт 60 — Учтена арендная плата

Дт 19 – Кт 60 — Учтён НДС с арендной платы

Дт 68 – Кт 19 — Принят к вычету НДС с арендной платы

Дт 60 – Кт 76.09 — Обеспечительный платёж зачтён в счёт арендного платежа

Дт 76.ВА – Кт 68 — Восстановлен НДС с обеспечительного платежа

Учёт аренды самого офиса рассмотрели. Но это ещё не всё. Чтобы нормально работать в офисе, необходимы свет, вода, тепло, то есть коммунальные услуги.

Поэтому теперь рассмотрим, как принимаются в налоговом учёте затраты на оплату коммуналки при ОСНО и УСН.

Типовые ситуации в СПС КонсультантПлюс позволят бухгалтеру быстро решать вопросы, с которыми он сталкивается ежедневно.

подробнее

Как принимается коммуналка при исчислении налога на прибыль?

Самый распространённый вариант — арендаторы перечисляют компенсацию арендодателям по оплате коммуналки.

Возмещение коммуналки может быть:

- включено в арендный платёж как её переменная часть;

- уплачиваться отдельно от арендных платежей.

Также арендатор может оплачивать коммуналку напрямую ресурсоснабжающим компаниям. Но это самый редкий вариант.

Вариант 1. Коммуналка согласована как переменная часть арендного платежа

В этом случае арендный платёж будет состоять из постоянной основной и переменной дополнительной частей.

Постоянная часть — платёж за использование офиса, а переменная часть — затраты на коммуналку.

Плата за коммуналку в таком случае рассчитывается на основе, например, показаний счётчиков (обычно так поступают с расходами на холодную и горячую воду). Также такие расходы могут исчисляться пропорционально арендуемой площади (если счётчиков нет).

Такой вариант с отдельной переменной частью очень удобен: стороны видят, кто сколько потребил и сумма оплаты зависит от потребленных объёмов.

В налоговом учёте при ОСНО переменная часть арендного платежа за офис принимается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (так же, как и постоянная её часть).

Готовые решения СПС КонсультантПлюс подскажут, как действовать в конкретной ситуации: пошаговые инструкции, образцы документов, ссылки на правовые акты.

подробнее

Вариант 2. Коммуналка уплачивается арендодателю отдельно и не включается в арендный платёж

В таких случаях, как обычно, коммуналка зависит от фактически потреблённых коммунальных услуг.

Каждый месяц стороны могут подписывать акты, в которых будут прописаны объёмы потреблённых арендатором света, воды, тепла.

Если в офисном помещении есть счётчики, сумма возмещения должна исчисляться на основе снятых показаний.

Если же счётчики не установлены, то сумму возмещения можно рассчитать как процент от общей суммы затрат арендодателя на коммуналку пропорционально площади, занимаемой арендатором.

В налоговом учёте компенсацию, которая уплачивается отдельно от арендного платежа, можно учесть в составе (п. 4 ст. 252 НК РФ, Письмо Минфина России от 29.05.2008 № 03-03-06/1/339):

- материальных затрат, если возмещаются расходы на оплату отопления, электроэнергии, водоснабжения (подп. 1 п. 2 ст. 253, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ, Письмо УФНС России по г. Москве от 08.06.2009 № 16-15/058069@);

- прочих расходов, связанных с производством и реализацией, — при возмещении любых расходов, в том числе расходов на оплату услуг связи (подп. 10, 25 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма Минфина России от 08.06.2010 № 03-03-06/1/394, от 03.12.2009 № 03-03-06/1/724).

Уникальные аналитические материалы СПС КонсультантПлюс помогут вам при возникновении сложных ситуаций.

подробнее

Для принятия затрат в виде компенсации стоимости коммуналки нужно получить подтверждающие документы от арендодателя.

А именно:

• копии счетов и документов, которые арендодатель получил от ресурсоснабжающих компаний;
• документ, составленный арендодателем на основании документов от поставщиков услуг. В нём расчётным путём или на основе показаний счётчиков исчисляется стоимость услуг, потреблённых арендатором (ч. 1 ст. 9 Закона о бухгалтерском учёте, п. 1 ст. 252 НК РФ, Письмо Минфина России от 30.01.2008 № 03-03-06/2/9).

В этом документе должны быть заполнены все обязательные реквизиты первички. Например, документ можно оформить в виде счёта, акта или расчётной ведомости. В нём отражаются сведения об услугах: период (месяц) потребления; название услуг; натуральные и стоимостные показатели и их обоснование.

Затраты принимаются в том отчётном периоде, в котором они были фактически потреблены (п. п. 16, 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации», п. п. 1, 2, подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ, письма ФНС России от 25.03.2019 № СД-4-3/5272, Минфина России от 29.09.2021 № 03-03-06/1/78815, от 17.08.2020 № 03-03-06/1/72012, от 27.072015 № 03-03-05/42971).

Важный момент: если арендодатель в оформленном им документе выделит НДС, то этот НДС, как считает Минфин, к вычету не принимается (Письмо Минфина России от 14.05.2008 № 03-03-06/2/51).

Поэтому наш совет — утвердить с арендодателем такую форму документа, в которой не предусмотрено выделение НДС со стоимости возмещаемой коммуналки.

Как принимается коммуналка при УСН?

Если у арендатора объект «Доходы», то в затратах коммуналка не признаётся (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Если объект «Доходы минус расходы», то порядок учёта коммуналки зависит от того, каким образом арендатор их оплачивает.

Итак, учёт у арендатора на УСН при возмещении коммуналки арендодателю будет зависеть от того, как происходит компенсация. Есть три варианта:

- вариант 1: в составе арендного платежа;

- вариант 2: сверх арендного платежа;

- вариант 3: отдельно от арендных платежей на основе посреднического договора с арендодателем.

Правильно заполнить налоговые расчёты, определить сроки сдачи и избежать штрафных санкций поможет СПС КонсультантПлюс.

подробнее

Вариант 1. Компенсация коммуналки в составе арендной платы

В таком случае затраты учитываются так же, как затраты на арендный платёж, — на день оплаты (подп. 4 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

При этом не важно, как они возмещаются — как фиксированная часть арендной платы или как переменная (Письмо Минфина России от 28.06.2011 № 03-11-06/2/99).

Вариант 2. Компенсация коммуналки сверх арендной платы

В таком случае коммуналка принимается в затратах на день оплаты в общем порядке. То есть в день списания денег со счёта, выплаты из кассы или погашения задолженности другим способом (подп. 5 п. 1 ст. 254, подп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16, подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Документально подтвердить затраты могут, например, счёт арендодателя на оплату вместе с актом потребления коммунальных услуг и расчётом коммунальных платежей, а также платёжное поручение на перечисление такой оплаты.

Вариант 3. Посреднический договор с арендодателем

В таком случае заключается агентский договор или договор комиссии. По договору арендодатель является посредником между ресурсоснабжающими службами и арендатором. Тогда в затраты принимается:

- выплаченное арендодателю посредническое вознаграждение (подп. 24 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, ст. ст. 991, 1006 ГК РФ);

- компенсация затрат арендодателя на коммуналку (включая предъявленный НДС) в общем порядке. То есть в день списания денег со счёта, выплаты из кассы или погашения задолженности другим способом.

Все затраты вносятся в графу 5 разд. I книги учёта доходов и расходов. Причём входной НДС указывается отдельной строкой, так как отдельный вид расходов (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, п. 2.5 Порядка заполнения книги учёта доходов и расходов при УСН).

Учёт аренды офисного помещения достаточно прост. Небольшие сложности могут возникнуть при учёте коммунальных услуг, поскольку важно просчитать наиболее выгодные и безопасный вариант согласования условий.

С помощью СПС КонсультантПлюс вы будете легко ориентироваться в законодательстве, вовремя отслеживать все изменения.

подробнее