Консультация эксперта
Чемпионат мира по футболу в России давно прошёл, а арбитражные суды до сих пор разбирают дела по спорам между строительно-монтажными компаниями, производившими реконструкцию российских футбольных полей на региональных стадионах. Об этом мало кто знает и говорит, но глобальное спортивное событие принесло, например, головную боль одной из самых известных в стране компаний по строительству и благоустройству футбольных объектов.
Третий год длится спор двух партнёров, которые работали на стадионе с 2018 года в Тамбове. Они выясняют в суде, кто и в каком объёме выполнил работы, кому сколько не заплатили. Для того чтобы избежать подобных споров и затяжных арбитражных заседаний, хочу поделиться опытом и подробно рассказать представителям строительно-монтажных организаций, что следует делать и как оформлять документы в период выполнения и сдачи работ заказчику, чтобы не тратить время, деньги и нервы после выполненного заказа.
Проектная документация
Первое, с чего начинается строительство или, как в нашем случае, реконструкция объекта, — это проектная документация.
Эксперты, имеющие специализированное инженерно-техническое образование и статус, подтверждённый сертификатом, согласовывают с центром государственной экспертизы документов в области градостроительной деятельности. В результате надзорный орган согласовывает проект и выдаёт положительное заключение государственной экспертизы.
Договор подряда
Вторым шагом идёт заключение между заказчиком и строительно-монтажной организацией договора подряда.
Важно отметить, что следует предусмотреть случай субподряда. То есть, как в нашем случае, первоначальный договор был заключён по правилам госзаказа и пострадавшая компания была привлечена к работам на стадии выполнения работ генеральным подрядчиком.
Имея на руках муниципальный контракт, проектную документацию, положительное заключение государственной экспертизы, субподрядчик должен включить в предмет договора подряда ту часть строительно-монтажных работ, которую он будет выполнять за генподрядчика. Это важнейший этап, он на 80 % снижает вероятность судебных разбирательств по обязательствам и качеству выполнения работ.
Когда субподрядчик приступает к фактическому выполнению работ на объекте, то условия, объём и сроки выполнения должны быть уже на бумаге, то есть прописаны в общем основном договоре.
Помните! Риски, связанные с выполнением работ до подписания договора подряда, полностью лежат на исполнителе, а это значит, что доказать устно в арбитраже обязанность генподрядчика/заказчика оплатить выполненные работы будет просто невозможно.
Допускаем, что контракт на подрядные работы был подписан обеими сторонами и включает в себя все существенные условия. Теперь следует зафиксировать факты выполнения работ и поставки строительных материалов на объект.
Если по условиям договора подряда ваша обязанность закупить материалы, то все платежи купли-продажи вы фиксируете в своём бухучёте, при этом оплату товара производите при наличии договоров и счетов-фактур, товарных накладных или универсальных передаточных актов. В транспортной компании указываете адрес доставки материалов, совпадающий с адресом строительного объекта, и сохраняете у себя передаточные документы о выгрузке товаров в месте строительства. В нашем случае это были склад заказчика и подпись кладовщика о принятии материалов на хранение.
Если же обязанность закупить и поставить товар лежит на заказчике, то вы фиксируете актом приёма-передачи факт принятия материалов для дальнейшего их использования на объекте. Все документы должны быть письменно оформлены и иметь подпись представителей обеих сторон.
В случае суда вам достаточно будет предоставить счета-фактуры, товарные накладные, универсальные передаточные акты и бухгалтерские документы, даже учёт в 1С-Склад.
Журнал производства работ
Поскольку благоустройство стадиона, как в нашем случае, или любого другого крупного объекта процесс многоэтапный, подрядчик должен вести журнал производства работ, в котором указаны исполнитель и заказчик, а на каждом этапе представители всех заинтересованных сторон вносят замечания и ставят свои подписи. До окончания строительства журнал производства работ находится у подрядчика. Факт передачи журнала фиксируется письменным актом с подписью сторон, составленный в двух экземплярах.
Есть ещё журнал авторского надзора, где эксперты, составивший проект и заинтересованные стороны следят за ходом соблюдения проектной документации, указывают замечания и дают указания по устранению недостатков в работе. Данный журнал находится у компании, осуществляющей авторский надзор, и также по завершении работ передаётся заказчику.
В случае суда прикладываем копии актов передачи журналов, ответственность за хранение которых лежала на вашей компании. Также это могут быть почтовые квитанции с описью вложения журнала, подтверждающие факт отправки заказчику таких писем.
С момента начала работ у вас должны быть сотрудники, которые компетентны выполнять поставленные задачи.
В случае суда потребуется представить: трудовые договоры, дипломы об образовании, допуски работников к опасным работам, командировочные выплаты, ведомости о выплате зарплаты, платёжные поручения из банка об уплате налогов за доход граждан и социальных выплат в ПФР и ФСС.
Если люди работали у вас по гражданскому договору, например, возмездного оказания услуг, то в суд несём договор и подтверждаем факт его оплаты безналичным переводом со счёта вашей компании.
Дополнительные способы защиты
1. Следует вести фото- и видеофиксацию с объекта строительства. В день проведения такой фиксации следует составить на месте соответствующий акт, в котором необходимо описать время, место, дату, характеристики устройства, на котором ведётся запись, указать лиц, присутствующих при проведении осмотра, с точными Ф.И.О. и их подписью внизу документа.
2. Любые изменения в договоре должны подтверждаться подписями сторон. Напоминаю, что дополнительные соглашения к контрактам оформляются в письменной форме и согласовываются сторонами.
Суд требует для подтверждения изменений в договоре подряда предоставить почтовую переписку контрагентов или же электронную переписку, если такой способ общения предусмотрен в договоре.
3. Заключительным этапом является сдача объекта. Объём выполненных работ, перечень использованных материалов и их стоимость указывается в КС и актах приёма-передачи строительно-монтажных работ.
В случае суда несём в суд копии актов и КС и подтверждаем документально факт передачи или отправки почтой документов в адрес заказчика.
Прочтение этой статьи занимает не более 15 минут, выполнение тех условий, о которых я рассказала, конечно, чуть больше времени. Но это не сравнится с тем, что предстоит пройти в случае арбитража. Исполняя рекомендации юриста по фиксации факта выполнения работ и факта поставки строительных материалов на объект, вы гарантируете себе отсутствие в будущем проблем на стадии получения платы за свой предпринимательский труд.
Татьяна Петренко,
генеральный директор, учредитель компании, управляющий партнёр Legal Lab Pro; президент, руководитель благотворительного проекта интеллектуального волонтёрства Pro Bono Russia; практикующий 15 лет юрист-цивилист.
