Внедрение ERP-системы

ERP-система – термин, за которым скрывается целый комплекс инструментов. Аббревиатура расшифровывается как Enterprise Resource Planning, что в переводе с английского означает «планирование ресурсов предприятия». Когда речь идёт о маленькой компании, с делами которой может справиться небольшая команда профессионалов, задумываться о планировании не приходится. Совершенно иная ситуация складывается на производстве с несколькими десятками, а то и сотнями наименований, требующих огромного количества комплектующих, с персоналом, численность которого превышает несколько сотен человек. При отсутствии чёткой системы планирования ресурсов производственный процесс может превратиться в хаос.

Система ERP – это продукт IT-технологий, программное решение, выстраивающее автоматизированную систему управления деятельностью предприятия, в том числе:

• хранение и обработка больших массивов информации;
• объединение всех информационных ресурсов в единую базу данных.

Оперирование сразу всей информацией по предприятию способствует более грамотному распределению ресурсов, а также принятию наиболее обоснованных управленческих решений. Качественное планирование для крупного бизнеса — важный элемент эффективной работы.

База данных, хранящая всю информацию о происходящих процессах, имеется на каждом предприятии. Однако ERP-система с её модулями планирования и оптимизации всех ресурсов, включая финансы, время, расходные материалы и т. д., коренным образом отличается от любого информационного хранилища, только не является им изначально. Иначе говоря, ERP-система всегда оперирует наиболее актуальной информацией. Она способна сделать анализ текущей ситуации и принять взвешенные решения, которые и доносит до персонала.

Нередко на данном этапе возникает вполне обоснованный вопрос: зачем внедрять эту систему, если среди производственных процессов и так уже автоматизировано всё, что можно:

• управление персоналом;
• учёт финансов;
• складской учёт и пр.

Дело в том, что работа ERP-системы не ограничивается каким-то определённым участком или подразделением предприятия. Она охватывает всю его работу в целом. Это инструмент автоматизации всего бизнеса, позволяющий увязать все отдельные процессы в единый центр на основе мощной программной платформы.

Причём акцент именно на объединение. Процесс автоматизации для предприятий уже не в новинку, но для решения разных задач использовались разные программы, данные объединялись в какую-то централизованную базу. Интересным фактом является то, что программы для решения той или иной задачи на одном предприятии могли писать совершенно разные специалисты. В итоге интеграция их в единую систему часто не представлялась возможной. Поэтому на сегодняшний день всё чётче прослеживается тенденция единых решений, имеющих полный набор инструментов — от учёта поступлений сырья до ведения отчётности по зарплатам.

Система комплексного управления максимально объединяет всё, что происходит на производстве, в общую систему. Благодаря этому нужно меньше времени на поиск и адаптацию информации. Обслуживанием и поддержкой системы занимается одна команда, то есть заплатить за услуги придётся только однажды. ERP-система способна охватить максимальное количество функций предприятия. Вот только некоторые из её возможностей:

• объединение всех бизнес-процессов;
• ведение дел по общим стандартам в общей доле всех систем;
• качественное улучшение планирования;
• единое пространство для работы всего персонала предприятия независимо от удалённости;
• координация производства и поставок;
• прозрачность и контроль всех процессов;
• оценка работы отдельных сотрудников, отделов в целом;
• оперативное принятие решений по управлению производством;
• быстрое получение и обработка информации.

Заказать внедрение 1C:ERP можно по телефону +7 499 956-21-70

Подготовка технического задания

Система ERP – сложный инструмент, объединяющий все стороны работы предприятия. Поэтому нередко компании пытаются разработать подробное техническое задание, в котором досконально расписывается каждый пункт, любой, самый мелкий процесс. В результате работа над созданием ТЗ может занять несколько месяцев, обойтись предприятию в "кругленькую" сумму. Техническим заданием должен заниматься представитель компании, который может не только прописать методы и сроки, но и понимать суть прописываемой задачи. Если в ходе работы возникают спорные моменты, техническое задание — это тот документ, к которому апеллируют обе стороны. Как правило, ТЗ состоит из следующих пунктов:

• цель работы;
• описание требований;
• методы реализации;
• пример работающего аналогичного решения;
• трудозатраты.

Техническое задание должно быть согласовано исполнителем и заказчиком, подписано обеими сторонами. Но предусмотреть все нюансы заранее невозможно, поэтому всё чаще компании составляют облегчённую версию ТЗ, включающую перечень основных модулей и процессов, с которых и начнётся работа. Также техническое задание может быть составлено на отдельный этап внедрения. Это более гибкий подход, но на реализацию проекта потребуется значительно больше времени на завершение, а окончательные сроки остаются загадкой до самого конца.

Некоторые заказчики используют ещё один метод, так называемый Agile, в котором вообще нет подготовительного этапа. Реализация проекта начинается сразу с внедрения ERP. На первый взгляд использовать программу, не вникая в суть бизнеса и не составляя никаких документов, совершенно неразумно. Тем не менее такой подход тоже существует.

Некоторые разработчики используют принцип внедрения ERP-систем по такой схеме – создается предварительный общий план, по мере необходимости делящийся на мелкие задачи. Подобный метод внедрения системы автоматизации учёта характерен для продавцов коробочных программ, таких как 1С:ERP Управление предприятием 2. Как и большинство других программных продуктов компании «1С», система ERP является в некотором роде модульной, поэтому может быть расширена до любых необходимых объёмов и под любые задачи клиента.

Основное достоинство этого метода заключается в том, что внедрение начинается практически сразу, как только было принято решение о покупке программы. Такие программные продукты не требуют длительной подготовки, что в принципе привлекательно для бизнеса. Например, решено автоматизировать отдел продаж. Сразу подбирается соответствующий модуль, и начинается работа. Это утверждение справедливо для любого другого отдела или процесса на предприятии.

Такой принцип внедрения ERP-систем вполне жизнеспособен и широко используется на современных предприятиях. Однако назвать его простым было бы не вполне справедливо, поскольку он требует от всех участников высокого профессионализма, а от программистов, в частности, значительного опыта реализации подобных проектов.

Внедрение по частям — достаточно интересный метод интеграции ERP, но у него есть существенный недостаток — отсутствие плана комплексного внедрения. Многие ошибки, возникающие в ходе работы, аналогичны тем, которые появляются из всеобъемлющего технического задания. Система планирования — сложный программный продукт, состоящий из множества компонентов, и ошибка в одном модуле обязательно отразится на работе другого. В случае всеобъемлющего ТЗ проблемы возникают из-за того, что авторы пытаются предусмотреть сразу всё. При внедрении по частям в возникновении ошибок виновато отсутствие общего плана, то есть программисты решают текущую задачу. То, что следующий этап внедрения потребует документов и данных из уже законченного модуля, но только для работы другого подразделения, они могут заранее и не предугадать.

Ещё одним недостатком такого подхода является низкая вовлечённость в процесс внедрения сотрудников компании. В результате они не готовы активно тестировать новую систему и переходить на неё полностью. Случались случаи саботажа использования новых инструментов.

Отраслевое распределение ERP-проектов

Как отмечает Panorama Consulting Solutions, в других странах большая часть проектов по внедрению ERP приходится на производственную сферу — 43 %; 11 % ритейла используют планирование ресурсов предприятий в своей работе; столько же приходится на финансовый сектор. В последние годы систему активно внедряют государственный сектор и сфера оказания услуг. ERP-система изначально создавалась как инструмент автоматизации промышленных предприятий. Доступные облачные решения изменили ситуацию, популярность системы стала довольно высокой в других отраслях.

В России ситуация немного иная. Согласно TAdviser, самым большим сегментом использования автоматизации стал сектор торговли — 16 %. На втором месте оказалось российское машиностроение — 10 %, третье место заняла строительная сфера. Более 40 % отошло к категории «прочие». В неё входит химическая и пищевая промышленность, энергетика, транспорт, предприятия жилищно-коммунального хозяйства. Распределение наглядно показывает, что в России инструмент востребован в самых разных отраслях, чему немало способствует его гибкость и достаточно простая адаптация под самые разные цели.

Где востребована система?

В большинстве случаев заказчики и покупатели ERP — крупные предприятия, выпускающие большой ассортимент продукции, имеющие большое количество филиалов и т. д. Только для них имеет значение точное планирование ресурсов, надёжное управление процессом. Кроме того, лишь крупным компаниям удаётся окупить затраты на внедрение этого сложного программного продукта.

Для малого и среднего бизнеса автоматизация с помощью ERP-системы остаётся нецелесообразным вложением финансов. Решение очень масштабное, часто во время интеграции замедляющее производственные процессы, что, в свою очередь, вызывает неоправданные убытки.

Преимущества

Можно выделить пять ключевых моментов, характеризующих основные достоинства ERP систем:

1. универсальность инструмента. Автоматизацию можно проводить практически на любых производствах. Система включает широкий набор инструментов, среди которых есть подходящие для компаний, занятых в разных отраслях экономики. Программа успешно используется не только на производственных предприятиях, но и в банковском деле, торговле, предоставлении услуг и пр.;
2. лёгкое изменение масштаба и гибкости инструмента, допускающего интеграцию в него других приложений. Систему достаточно просто настроить под любые процессы, обеспечить работу самых разных предприятий;
3. единая платформа обеспечивает общую информационную среду, значительно облегчающую взаимодействие структурных подразделений, персонала, руководителей;
4. гибкое распределение допуска, защита корпоративной информации;
5. планирование и учёт на высоком профессиональном уровне – оперативный сбор, обработка, хранение значительных объёмов информации, точное распределение ресурсов предприятия, учёт всех данных, грамотные управленческие решения.

Недостатки

Отмечая исключительно положительные стороны системы автоматизации, можно получить неверную картину. ERP-системы несовершенны, и у них есть ряд недостатков, в частности: внедрение происходит долго, обходится дорого. Руководство вынуждено рассматривать расходы денег и ресурсов на автоматизацию как стратегическое вложение, которое начнёт себя окупать через 2-3 года.

Но это только самые основные, дорогостоящие, объекты. Есть и менее весомые недостатки:

• взаимодействию с программой придётся обучить несколько человек;
• оборудование должно быть первоклассным, чтобы противостоять непростым условиям работы;
• обслуживающая и окружающая системы, должны работать быстро и надёжно. Это возвращает нас к стоимости проекта, точнее, покупки и обслуживания оборудования;
• нужна надёжная система безопасности для защиты информации, особенно когда речь идёт о доступе к хранилищу корпоративных документов из удалённых подразделений через интернет.

Итоги

Комплексная система управления создавалась, прежде всего, для планирования ресурсов. Системы ERP работают с большими объёмами данных, способны грамотно распределять имеющиеся в наличии ресурсы. Качественное планирование даёт ощутимый эффект в крупном бизнесе. Для малого и среднего бизнеса покупка такой системы повлечёт за собой только крупные траты без видимого улучшения результатов работы.

Если у вас остались вопросы по 1C:ERP, обращайтесь за консультацией к нам на Линию Консультаций 1С по номеру +7 499 956-21-70, а также оставляйте заявки на нашем сайте или по почте tlm1c@4dk.ru