Что такое 6-НДФЛ и кто обязан сдавать
6-НДФЛ — это ежеквартальный сводный расчет подоходного налога, который налоговый агент представляет в ИФНС. В нем отражают обобщенные сведения о доходах, выплаченных физическим лицам, а также о суммах рассчитанного и удержанного налога на доходы физических лиц.
Сдавать расчет обязаны все организации и индивидуальные предприниматели, которые выплачивают доходы, облагаемые НДФЛ. В частности, в число получателей дохода входят:
- работники по трудовым договорам;
- подрядчики по договорам гражданско-правового характера (ГПХ);
- физические лица — арендодатели имущества.
В форме 6-НДФЛ отражают только облагаемые налогом выплаты. Если доходы полностью освобождены от налогообложения, их не указывают в отчете. Это могут быть государственные пособия или компенсационные выплаты, которые выплачивали за отчетный период.
6-НДФЛ состоит нескольких частей:
- титульный лист;
- раздел 1 «Сведения об обязательствах налогового агента»;
- раздел 2 «Расчет исчисленных и удержанных сумм налога на доходы физических лиц»;
- приложение 1 «Справка о доходах и суммах налога физического лица».
Приложение 1 заполняют только в годовом отчете. В 6-НДФЛ за полугодие 2026 года представлять не нужно.
Отчетность за I полугодие 2026 года — реальный стресс-тест для бухгалтера. Новые формы, обновленные контрольные соотношения, изменения по НДС, усиленный контроль 6-НДФЛ и страховым взносам — всё это разберем на авторском семинаре. Эксперт расскажет, где сейчас основные риски и как закрыть их до того, как обнаружит ФНС.
Срок сдачи за полугодие 2026 года
Расчет по форме 6-НДФЛ за полугодие нужно сдать не позднее 25 июля. Отчет сдают по месту учета налогового агента: для организаций — по месту нахождения, для индивидуальных предпринимателей — по месту жительства.
Если у компании есть несколько обособленных подразделений, расчет 6-НДФЛ в отношении их работников можно представить в упрощенном порядке:
- когда головная организация и все подразделения находятся на территории одного муниципального образования, расчет сдают по месту нахождения головной организации либо по месту нахождения любого из подразделений по выбору налогоплательщика;
- когда подразделения расположены в одном муниципальном образовании, а головная организация — в другом, расчет представляют по месту нахождения любого из подразделений (также на выбор).
Компания обязана уведомить ФНС о том, как будет сдавать 6-НДФЛ за полугодие 2026 года. Шаблон уведомления можно скачать в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа, возьмите пробный от Что делать Консалт на два дня.
Если доход за период выплачивали более чем 10 физическим лицам, расчет 6-НДФЛ нужно сдать в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Если в компании 10 человек или меньше, расчет можно сдать в бумажном виде.
Пошаговая инструкция: титульный лист
На титульном листе заполните общие сведения о работодателе: ИНН, КПП, наименование юридического или Ф. И. О. предпринимателя. Дополнительно укажите сведения об отчетном периоде: «31» — полугодие и календарный год — «2026». Заполните код налогового органа, в который направляете 6-НДФЛ, это четырехзначный код.
Если расчет сдают при реорганизации, заполните код корпоративной процедуры и реквизиты реорганизованного юридического лица. В специальном поле укажите код по ОКТМО муниципального образования, на территории которого находятся:
- организация;
- обособленное подразделение организации;
- выбранное обособленное подразделение;
- место жительства индивидуального предпринимателя, адвоката, нотариуса;
- место деятельности индивидуального предпринимателя на патентной системе.
В нижней части титульного листа 6-НДФЛ укажите контактные данные сотрудника, который сдают отчет, его подпись, дата и количество листов в отчете за полугодие 2026 года.
Примеры заполнения 6-НДФЛ
При выплате доходов сотрудникам может быть много нетиповых операций: премии, материальная помощь, налоговые вычеты и другие. В КонсультантПлюс есть подборка примеров заполнения 6-НДФЛ по разным типам выплат. В материалах системы — подробное описание ситуации, примеры заполнения и рекомендации бухгалтерам.
Пошаговая инструкция: раздел 1
Раздел 1 расчета 6-НДФЛ заполняют нарастающим итогом с начала календарного года. Здесь детализируют суммы налога, удержанные за последние три месяца отчетного периода — апрель, май и июнь.
В строке 010 указывают код бюджетной классификации (КБК). Для доходов по ставке 13 % в пределах лимита 2,4 млн рублей используют КБК 182 1 01 02010 01 1000 110. Если в течение полугодия применяли разные ставки налога, необходимо заполнить несколько страниц раздела 1 — по одному листу на каждый КБК.
В строке 020 заполните общую сумму налога на доходы физических лиц, которую работодатель удержал с января по июнь включительно, нарастающим итогом.
В строках 021–026 детализируют удержанный налог по срокам перечисления в бюджет в зависимости от даты фактической выплаты дохода. Как заполнить эти строки — разобрали в таблице.
Как заполнить детализацию НДФЛ
| Строка | Как заполнить |
|---|---|
| 021 | Налог, удержанный с выплат, произведенных с 1 по 22 апреля |
| 022 | Налог с выплат с 23 по 30 апреля |
| 023 | НДФЛ с доходов с 1 по 22 мая |
| 024 | Налог с выплат с 23 по 31 мая |
| 025 | Подоходный налог с выплат с 1 по 22 июня |
| 026 | Налог с выплат с 23 по 30 июня |
В строке 030 заполните общую сумму налога, которую вернули физическим лицам, нарастающим итогом с начала года. В строках 031–036 детализируйте возвраты по тем же временным интервалам, что и удержания.
Сумма строк 021–026 должна быть равна строке 020. Аналогичное контрольное соотношение действует для возвратов: сумма строк 031–036 должна равняться строке 030. Подробнее о контрольных соотношениях в 6-НДФЛ за полугодие 2026 года читайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа, возьмите пробный от Что делать Консалт на два дня.
Пошаговая инструкция: раздел 2
Раздел 2 расчета 6-НДФЛ заполняют нарастающим итогом с начала календарного года, а суммы налога, удержанные за последние три месяца отчетного периода, детализируют по срокам перечисления.
В строке 100 укажите применяемую налоговую ставку. В строке 105 заполните код бюджетной классификации (КБК), он должен совпадать с КБК, указанным в разделе 1 отчета. В строке 110 — общее количество физических лиц — получателей дохода.
В строке 120 укажите общую сумму начисленного дохода, включая все облагаемые выплаты. В строке 130 — общая сумма налоговых вычетов, предоставленных физическим лицам: стандартных, социальных, имущественных и иных, предусмотренных законодательством. В строке 131 заполните налоговую базу. Ее рассчитывают как разницу между начисленным доходом и предоставленными вычетами (строка 120 минус строка 130).
НДФЛ с расчетной налоговой базы заполните в строке 140. В строке 160 укажите общую сумму налога, удержанную налоговым агентом нарастающим итогом с начала года. В строках 161–166 детализируют удержанный налог за последние три месяца отчетного периода с разбивкой по шести срокам перечисления.
Контрольные соотношения между разделами
- строки 160–166 раздела 2 должны быть равны соответствующим строкам 020–026 раздела 1;
- строки 190–196 раздела 2 (возврат налога) должны совпадать с показателями строк 030–036 раздела 1.
Налог, который налоговый агент не смог удержать, заполните в строке 170. Это возможно при выплате дохода в натуральной форме (подарки, материальная выгода). В строке 180 отразите сумму излишне удержанного налога. В строке 190 заполните общую сумму возвращенного налога нарастающим итогом, а в строках 191–196 детализируйте возвраты за последние три месяца отчетного периода по тем же временным интервалам, что и удержания.
Частые ошибки и ответственность
Типичные ошибки при заполнении расчета 6-НДФЛ и ответственность за них
Ошибка 1. Не совпадают суммы строк 020–026 раздела 1 и строк 160–166 раздела 2.
Это одно из ключевых контрольных соотношений, установленных ФНС. Суммы налога, удержанные по срокам перечисления и отраженные в разделе 2, должны совпадать с аналогичными показателями в разделе 1. Если расхождение составляет более одного рубля, налоговый орган не примет отчет. Перед отправкой необходимо тщательно сверить все суммы удержаний по каждому сроку.
Ошибка 2. Неправильно определили сроки удержания.
Например, заработная плата за июнь выплачена 30 июня, а НДФЛ перечислен в бюджет 28 июля. В разделе 1 налог надо отразить в строке 026, соответствующей периоду удержания с 23 по 30 июня. Заполнять его в строке 021 нельзя. Правило: датой удержания налога признают день фактической выплаты дохода, а не дату перечисления налога в бюджет.
Ошибка 3. Неверно отразили доход в натуральной форме и материальной выгоды.
Если налоговый агент не смог удержать налог, сумма неудержанного НДФЛ отражают в строке 170 раздела 2. При этом в строках 160–166 (удержанный налог) эту сумму не включают. В следующем отчетном периоде, когда появится возможность удержать налог (например, при ближайшей денежной выплате), строка 170 обнуляется, а удержанную сумму включают в строки 161–166 соответствующего периода.
Ошибка 4. Не отразили доходы, облагаемые НДФЛ.
В расчет должны быть включены все доходы, с которых платят подоходный налог. Часто забывают отразить выплаты подрядчикам по договорам гражданско-правового характера (ГПХ), арендную плату, перечисленную физическим лицам-арендодателям, а также другие аналогичные выплаты.
За нарушение срока представления 6-НДФЛ предусмотрен штраф 1000 рублей за каждый полный или неполный месяц просрочки. Штраф начислят независимо от суммы налога, подлежащей уплате. Если расчет не представлен в течение 20 рабочих дней по истечении установленного срока, ИФНС может заблокировать банковские счета компании. За недостоверные сведения в 6-НДФЛ за полугодие 2026 года установлен штраф в размере 500 рублей за каждое физическое лицо, в отношении которого допущена ошибка.
