Что такое книги покупок и продаж в бухгалтерском и налоговом учете
Книга покупок предназначена для регистрации входящих счетов-фактур — тех, что получены от поставщиков товаров, работ, услуг или имущественных прав, включая корректировочные и авансовые. Именно этот регистр служит основанием для применения налоговых вычетов по НДС.
Книгу продаж используют для учета выставленных покупателям счетов-фактур. На основании данных из этой книги рассчитывают сумму НДС, которую нужно перечислить в бюджет.
Оба регистра — это основа для формирования налоговой базы по НДС. Их показатели переносят в соответствующие разделы налоговой декларации.
С 1 апреля бизнес обязан применять новый бланк счета-фактуры: добавлена графа для прямой привязки аванса к конкретной отгрузке. Это меняет логику подтверждения вычета. Эксперты Что делать Консалт подготовили специальный мини-курс, в котором подробно разобрали, как заполнять новый бланк, как работать с электронными счетами-фактурами и как избежать ошибок.
Новые формы и правила ведения книг с 1 апреля 2026 года
В книгу продаж добавлена графа 11а — здесь указывают номер и дату счета-фактуры, выставленного при получении предоплаты. Также уточнили название нескольких граф:
- графа 14 — стоимость продаж, облагаемых налогом по ставке 22 %;
- графа 14а — стоимость продаж по ставкам 20 % и 18 %;
- графа 17 — сумма НДС по счету-фактуре по ставке 22 %;
- графа 17а — сумма НДС по счету-фактуре по ставкам 20 % и 18 %.
Кроме того, в графе 23 стоимость прослеживаемого товара теперь нужно указывать в рублях с копейками. Подробный алгоритм заполнения книги продаж — в Готовом решении КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа, возьмите пробный от Что делать Консалт на два дня.
Основная часть формы книги покупок не изменилась. С 1 апреля 2026 года добавлена графа 7а — «Номер и дата счета-фактуры при отгрузке в счет ранее полученной оплаты». Так же как и в книге продаж, графа 23 дополнена копейками. Правила заполнения и бланк книги скачайте в КонсультантПлюс.
Пошаговое заполнение книги покупок: счета-фактуры, авансы, корректировки
Книгу покупок ведут все плательщики НДС. Можно использовать как бумажный, так и электронный формат. Бизнес на УСН, который платит налог, также обязан вести книги покупок и продаж. Если действует освобождение от НДС — делать этого не требуется.
В книге покупок регистрируют бумажные или электронные счета-фактуры следующих видов:
- полученные от продавца на аванс и на отгрузку;
- выставленные покупателю на аванс при возврате предоплаты или после отгрузки;
- корректировочные: при увеличении стоимости — у покупателя, при уменьшении — у продавца;
- исправленные, в том числе корректировочные;
- составленные налоговым агентом: по сделкам с нерезидентами, при аренде или покупке государственного / муниципального имущества;
- по строительно-монтажным работам для собственного потребления;
- составленные в одном экземпляре по ставкам 22 % (10 %) — для обычных плательщиков, а для плательщиков на УСН, применяющих пониженные ставки 5 % или 7 % — также по этим ставкам, если нулевая ставка подтверждена после истечения срока.
Книгу покупок ведут поквартально. Документы регистрируют по мере возникновения права на вычет. Чтобы зарегистрировать счет-фактуру, нужно перенести его данные в соответствующие графы книги покупок, включая код вида операции.
По общему правилу счета-фактуры регистрируют в том квартале, когда возникло право на вычет. Если счет-фактура получен после окончания квартала, в котором покупки были приняты к учету, но до срока сдачи декларации за этот квартал, его можно зарегистрировать в книге покупок за квартал принятия к учету.
Вычеты по НДС
Для получения вычета по налогу на добавленную стоимость бизнес должен выполнить несколько обязательных условий: применять общие ставки, использовать товары для облагаемых операций, своевременно оприходовать их и получить от продавца счет-фактуру. Эксперты КонсультантПлюс рассказали, как безопасно получить вычеты по НДС. В Готовом решении — подробные разъяснения, шаблоны документов и разбор нетиповых операций.
Сведения из книги покупок за квартал отражают в декларации по НДС за этот же квартал. Книгу покупок можно вести и хранить в электронном виде. Документ подписывает руководитель организации или ИП. Срок хранения книги покупок — не менее четырех лет с даты последней записи.
Как правильно оформить книгу продаж: образец заполнения и коды операций
Во вводной части указывают:
- полное или сокращенное наименование организации. Для индивидуального предпринимателя — фамилию, имя, отчество;
- идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и код причины постановки на учет (КПП) — для организации;
- Отчетный период: даты начала и окончания квартала, за который составляют книгу. Например, «с 1 апреля 2026 года по 30 июня 2026 года».
Заполнение граф книги продаж — это перенос данных из регистрируемого документа в соответствующие графы книги. Указывают код вида операции, реквизиты документа, сведения о покупателе, данные о сделке. Алгоритм заполнения отдельных полей — в Готовом решении КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа, возьмите пробный от Что делать Консалт на два дня.
В конце книги продаж ставят подпись руководителя организации (ИП) либо уполномоченного им лица, а также расшифровку подписи. Если книгу продаж ведут в электронной форме, ее нужно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью. Индивидуальные предприниматели дополнительно указывают свой ОГРНИП и дату внесения записи о регистрации в Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей.
Отражение данных книг в декларации по НДС (разделы 8 и 9)
Сведения в книгах покупок и продаж — это основа для заполнения соответствующих разделов налоговой декларации по НДС.
Раздел 8 декларации формируют на основании записей из книги покупок, включая дополнительные листы. В этом разделе показывают общую сумму налога, которую налогоплательщик заявляет к вычету за отчетный период. Раздел 9 декларации заполняют по данным книги продаж с учетом дополнительных листов. Здесь показывают общую сумму начисленного НДС.
Важно
Коды видов операций, использованные в книгах, обязательно переносят в соответствующие строки разделов декларации.
Если в отчетном квартале была корректировка ошибок за предыдущие периоды, необходимо оформить Приложение 1 к соответствующему разделу. Показатели в этом приложении должны соответствовать записям, внесенным в дополнительные листы книг покупок или продаж.
Перед отправкой декларации в налоговый орган нужно сверить итоговые суммы, отраженные в книгах, с показателями, внесенными в декларацию. Это поможет избежать расхождений и претензий со стороны контролирующих органов.
Дополнительные листы и исправление ошибок в книгах
Дополнительные листы используют для корректировки книг покупок и продаж после закрытия налогового периода. С их помощью можно оперативно исправить ошибки и устранить неточности, не переоформляя весь регистр.
Исправления вносят через дополнительный лист в следующих случаях:
- обнаружение ошибки в уже зарегистрированных данных;
- аннулирование записи, внесенной ошибочно;
- необходимость добавить сведения, которые не были отражены своевременно.
Для каждой корректировки составляют отдельный дополнительный лист. В нем фиксируют информацию о допущенной ошибке и указывают правильный вариант записи. К каждой исправительной записи прилагается пояснение причины корректировки. Дополнительный лист подписывают руководитель организации и главный бухгалтер.
