Как организовать работу с доверенностями: простые правила и образцы документов

Утвержденные типовые формы доверенностей помогут разгрузить работников и быстрее выдавать документы. Журнал учета выданных доверенностей поможет не запутаться и контролировать их движение, а благодаря положению о доверенностях выстроить работу с ними. Как составить эти документы — рассказали в статье. Здесь же скачивайте готовые формы.

Кто отвечает за выдачу доверенностей

Работу с доверенностями можно поручить одному сотруднику или целому отделу. Либо распределите функции между несколькими работниками.

При выборе ответственных за выдачу доверенностей ориентируйтесь на их трудовые функции, которые закреплены в трудовых договорах и должностных инструкциях. Если функции неполные, внесите изменения. Помните, что запрещается требовать выполнения работы, не обусловленной трудовым договором (ст. 60 ТК РФ).

Вот отделы, которые можно привлечь к работе с доверенностями.

Отдел, который отвечает за документооборот в компании. Это может быть секретариат, канцелярия и пр. Они могут передавать доверенности на подпись руководителю, регистрировать их вместе с другими исходящими документами вашей организации, выдавать доверенности представителям.

Юридический отдел. Они будут готовить тексты доверенностей или проверять, верно ли они оформлены другими подразделениями.

Бухгалтерия. Например, в части оформления доверенностей на получение товарно-материальных ценностей.

Другие специалисты. Например, отдел, который занимается передачей площадей в аренду, может отвечать за доверенности на представление интересов организации в органе регистрации прав в связи с регистрацией долгосрочных договоров аренды.

Как оформить локальный акт для работы с доверенностями

Чтобы ответственные сотрудники действовали своевременно и согласованно, лучше издать внутренний документ, в котором будет закреплен порядок их действий. Например, отдельное положение о доверенностях или несколько приказов для каждого подразделения.

Как разработать положение о доверенностях

Первый вариант удобнее, если в работу вовлечены сотрудники разных подразделений. Положение позволит урегулировать сразу все этапы работы, снизит риск противоречий в локальных актах, например пересечение функций. Обязательно ознакомьте с положением всех сотрудников, участвующих в работе с доверенностями под подпись (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Порядок разработки положения о доверенностях не установлен. Нужно помнить, что данный документ затрагивает трудовые отношения, является локальным нормативным актом, поэтому при его разработке всё же нужно учесть ряд требований. Нормы документа не должны ухудшать положение работников по сравнению с тем, как его определяют законодательство, договор, соглашения. И если в вашей организации есть представительный орган работников, положение должно учитывать его мнение, иначе оно не подлежит применению (ч. 2 ст. 5, ст. 8, 372 ТК РФ).

Требований к содержанию положения законодательство не содержит. В нем можно определить этапы работы с доверенностью от подготовки текста до уничтожения документа, ответственных сотрудников, установить порядок и сроки их действий на каждом этапе.

Как утвердить положение о доверенностях

Только разработать положение недостаточно. Необходимо, чтобы оно вступило в силу. Для этого работодатель должен его утвердить.

1. Проставить гриф утверждения на титульном листе положения. Этот реквизит включает слово «УТВЕРЖДАЮ», должность руководителя, его подпись, инициалы, фамилию и дату утверждения (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Пример

2. Издать отдельный приказ об утверждении положения. В приказе вы можете указать дату введения положения в действие, установить, что работники должны ознакомиться с положением в определенный срок, а также назначить ответственных за соблюдение приказа и положения. Если положение утверждено приказом, на титульном листе положения также проставляется гриф утверждения. В этом случае реквизит состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия и реквизитов приказа (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Скачать форму приказа

Если для того, чтобы принять локальный акт, необходимо учитывать мнение представительного органа работников (профсоюза), до утверждения положения направьте проект документа и обоснование по нему в этот орган. Положение вступит в силу со дня его принятия работодателем, если в нем не указан другой срок (ч. 7 ст. 12 ТК РФ, ст. 372 ТК РФ).

Как разработать формы доверенностей

Благодаря заранее разработанным формам вы можете сэкономить время на разработку и согласование доверенностей. Также они снижают риск ошибок в доверенностях и нагрузку на юридический отдел и бухгалтерию.

Изучите, какие доверенности уже выдаются организацией и сложившуюся практику из выдачи. Выделите случаи, когда требуется выдача типовых доверенностей, например подписание договоров с покупателями, защита интересов организации в суде.

Утвердите формы доверенностей, указав их в качестве приложений к положению о работе с доверенностями либо издайте приказ и закрепите в нем, кто, в каких случаях и как данные формы использует.

Как хранить доверенности

На законодательном уровне не установлено правил хранения доверенностей, поэтому вы можете определить их самостоятельно, закрепив в положении о работе с доверенностями, например. Вы можете организовать учет выданных доверенностей и отражать их выдачу и возврат, принятие на хранение в специальном журнале. А хранить доверенности можно в собственном архиве, назначив приказом руководителя ответственное за хранение лицо, либо передать в стороннюю организацию, заключив с ней договор хранения документов.

Если правила хранения доверенностей нормативно не предусмотрены, то срок хранения законодателем указан. По общему правилу доверенность, выданную руководителем или лицом, которое имеет право действовать от имени организации без доверенности, нужно хранить пять лет после истечения срока ее действия или ее отзыва (п. 36 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Исключения

Доверенности на участие в общем собрании владельцев ценных бумаг (акционеров), участников (учредителей), пайщиков, как и их копии, требуется хранить постоянно. Ограничиться пятью годами можно только при хранении доверенностей, выданных для участия в годовых и внеочередных собраниях акционеров акционерных обществ, акции которых находятся в государственной или муниципальной собственности. Этот пятилетний срок начинает течь после истечения срока действия доверенности или ее отзыва (пп. 106, 107 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, п. 2.1.14 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденного Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс).

В положении о работе с доверенностями вы сможете установить и более продолжительный срок хранения обычных доверенностей. Например, можно установить более длительный срок хранения доверенностей, на основании которых подписаны договоры. Такая мера в случае спора по договору может помочь подтвердить полномочия подписанта.

Готовые образцы документов для работы и личной ситуации

Нужно ли вести журнал учета выданных доверенностей?

Закон не требует вести такой журнал и не определяет его содержание, а также порядок заполнения. Но этот документ позволит вам отслеживать, какие доверенности оформлены, у кого находится конкретная доверенность, когда истекает срок действия доверенности и пр. Он может пригодиться не только для внутреннего учета и контроля, но и для предъявления третьим лицам. Например, закон не запрещает предъявлять журнал доверенностей в суде как одно из доказательств.

Установите правила, которыми должны руководствоваться работники при ведении журнала, например:

• какие графы должны быть в журнале. Можно даже утвердить его форму;
• кто и как его хранит и заполняет;
• в каких случаях и кому предоставляются сведения (выписки) из журнала.

Журнал можно оформить в бумажном или электронном виде. Бумажный журнал лучше прошить и скрепить подписью руководителя организации, а его страницы пронумеровать. Это уменьшит риски подмены листов журнала, дописок в него задним числом.

Форма: Журнал регистрации (учета) выданных доверенностей

Включить в журнал можно любые сведения, которые вы посчитаете нужными и которые позволят контролировать выдачу, использование и отмену доверенностей. Желательно указывать реквизиты доверенности, кому она выдана и до какого числа действует. Также можно фиксировать полномочия по доверенности, дату ее передачи представителю, отзыв доверенности, возврат вам прекратившей действие доверенности.

При отмене доверенности нужно известить об этом не только представителя, но и лиц, для представительства перед которыми она выдана (п. 1 ст. 189 ГК РФ). Поэтому может быть полезным фиксировать в журнале таких лиц: вам будет проще определить, кому рассылать извещения об отмене доверенности.

В бумажном журнале можно предусмотреть поле для расписки представителя в получении доверенности.

Закрепить порядок ведения журнала можно в положении о работе с доверенностями, положении о ведении журнала доверенностей или отдельном приказе.

Получите полный доступ к судебной практике