Образец акта сверки с контрагентом: зачем нужен и как оформить

Акт сверки взаиморасчетов применяют в бухучете, чтобы выверить данные и подтвердить расчеты с контрагентом. В судебной практике он выступает дополнительным подтверждением по сделке. В статье рассказали, как составить акт сверки, чтобы не возникло проблем с контрагентом и не пришлось идти в суд.

Когда оформляют акт сверки расчетов с контрагентом

Законодательство не обязывает составлять акты сверки с контрагентом, однако данное условие можно согласовать в договоре (п. 4 ст. 421 ГК РФ).

Акт сверки взаимных расчетов можно использовать, чтобы:

• обнаружить ошибки в расчетах с контрагентом. К примеру, для выявления предоплаты;
• урегулировать разногласия с контрагентом по поводу задолженности;
• дополнительно подтвердить отсутствие претензий и задолженности между сторонами расчётов;
• доказать, что контрагент одобрил действия лиц, которые ранее действовали от его имени без полномочий. Для этого акт должен быть подписан уполномоченным лицом (п. 1 ст. 183 ГК РФ, п. 123 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 N 25);
• подтвердить, что должник признал долг, и, как следствие, возобновить течение срока исковой давности (ст. 203, п. 2 ст. 206 ГК РФ);
• рассчитать исковые требования;
• зачесть встречные однородные требования по ст. 410 ГК РФ;
• провести инвентаризацию расчетов. Например, перед составлением годовой отчетности.

Зачем используют акт сверки

Акт сверки в отличие от первичного учетного документа не имеет самостоятельного значения. Его используют в гражданском обороте, чтобы зафиксировать размер денежных обязательств одной стороны договора перед другой на конкретную календарную дату.

Акт сверки – это документ бухгалтерского оформления, который отражает движение продукции и денег между двумя контрагентами за определенный период, наличие или отсутствие задолженности одной стороны перед другой на определенную дату (Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 19.09.2018 N Ф03-4049/2018).

Сам по себе без первичных учетных документов акт сверки не является бесспорным доказательством наличия или отсутствия задолженности одного участника гражданского оборота перед другим. Вместе с тем акт сверки взаиморасчетов может иметь дополнительное доказательственное значение, если возникнет спор. Акт сверки можно учитывать только в совокупности с другими доказательствами, в числе которых он может усиливать доказательственную базу, однако сам по себе он достаточным доказательством не является (Постановления Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 09.07.2020 N Ф04-5669/2019 по делу N А70-9106/2018, Арбитражного суда Северо-Западного округа от 05.03.2020 N Ф07-1130/2020 по делу N А26-13452/2018, Арбитражного суда Московского округа от 17.07.2018 N Ф05-4128/2018 по делу N А40-8569/17).

Подписанный сторонами акт сверки взаимных расчетов может свидетельствовать о признании долга. Такое письменное признание долга означает, что исковая давность по нему начинает течь заново с момента признания. Причем неважно, истек к этому моменту срок исковой давности или еще нет. Он в любом случае возобновится после перерыва или уже за пределами истекшего срока (п. 2 ст. 206 ГК РФ, п. 21 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 29.09.2015 N 43, п. 20 Постановления Пленума ВС РФ от 29.09.2015 N 43).

В каком виде оформить акт сверки

Составить акт сверки можно в произвольной форме, обязательных требований к ней нет. Но, если утвердили форму акта как приложение к договору, нужно использовать именно ее (ст. 309 ГК РФ, Письмо Минфина России от 18.02.2005 N 07-05-04/2).

Обычно акт сверки оформляют в виде таблицы с данными двух сторон договора. На практике бухгалтерия использует формы акта сверки, которые завели в бухгалтерских программах.

Нет обязанности включать в акт реквизиты из части 2 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете. Ведь акт сверки не относят к первичным учетным документом. Но при этом, если из акта сверки не будет понятно, к каким именно расчетам он относится, суд может не принять его в качестве относимого доказательства (Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 30.10.2017 N Ф03-3725/2017, Определение ВС РФ от 02.02.2016 N 308-ЭС15-18441).

Форма: Акт взаиморасчетов по договору

Какую информацию включить в акт сверки

Рекомендуем включить в акт сверки:

1. наименование документа, дату составления;
2. период сверки;
3. номер и дату договора, по которому идет сверка;
4. наименования сторон, их ИНН и/или ОГРН;
5. информацию о входящем сальдо, то есть о состоянии расчетов на начало периода сверки;
6. информацию о движении товаров, работ, услуг в денежном выражении и денежных средств между контрагентами;
7. валюту платежа, если вы имеете дело с иностранным контрагентом;
8. ссылки на первичные документы;
9. информацию об исходящем сальдо;
10. информацию о наличии, размере и основаниях задолженности, если она есть;
11. должность и Ф.И.О. лица, которое будет подписывать акт;
12. номер и дату выдачи доверенности лицу, которое будет подписывать акт, если оно действует по доверенности.

Готовый образец акта сверки

Скачать образец акта сверки

Кто подписывает акт сверки взаимных расчетов

Подписывать акт сверки от имени организации без доверенности вправе ее руководитель – генеральный директор и т.д. Любое другое лицо, включая главного бухгалтера, может подписать документ от имени организации, только если у него есть на это полномочия по доверенности. В противном случае такой акт не будет создавать права и обязанности для юрлица (п. 1 ст. 53 ГК РФ, п. 2 ст. 69 Закона об АО, п. 3 ст. 40 Закона об ООО, п. 1 ст. 182, п. 1 ст. 185 ГК РФ).

Внимание!

Не обязательно ставить печать на акте сверки. Однако при ее наличии рекомендуем сделать это.

Как оформить сопроводительное письмо к акту сверки

Порядок оформления сопроводительного письма к акту сверки взаимных расчетов не регламентирован. Типовой формы и перечня обязательных реквизитов письма тоже нет. Поэтому каждая организация вправе разработать и утвердить ее самостоятельно.

Как правило, к сопроводительному письму прилагают:

• акт сверки взаимных расчетов не менее чем в двух оригинальных экземплярах, подписанных направляющей стороной;
• документы – основания для подписания акта сверки (при необходимости);
• другие необходимые для проведения сверки материалы.

Образец: Сопроводительное письмо к акту сверки взаимных расчетов

Как оформить протокол разногласий к акту сверки взаимных расчетов

Закон не устанавливает обязательных требований к протоколу разногласий к акту сверки взаиморасчетов. Помимо информации, в чем именно состоят разногласия, рекомендуем включить в протокол ссылки на документы, которые позволят понять, о каких отношениях в нем идет речь. В частности, укажите наименование сторон, реквизиты акта сверки, который оспаривают.

Подписать его может руководитель или любое другое лицо при наличии доверенности.

Важно! Особое внимание уделите сведениям, которые позволяют достоверно установить, к каким именно обязательствам относится акт. Например, по оплате или поставке. Также обратите внимание на полномочия лиц, которые подписывают акт.

Образец: протокол разногласий к акту сверки расчетов

Вопрос: Как включать в акт сверки курсовые разницы, если организация – покупатель по валютному договору

Ответ: В случае составления акта сверки по договору в иностранной валюте, оплачиваемому в валюте, курсовые разницы в акте не отражайте. Акт сверки составляйте только в валюте.

В случае составления акта по договору в у. е., оплачиваемому в рублях, курсовые разницы в акте сверки отражайте отдельно от остальных сумм.