Ответ эксперта
Вопрос:
Каким образом вести учёт бумажных трудовых книжек с 01.09.2021 года?
Ответ:
Для учёта трудовых книжек и вкладышей, а также их бланков работодатель должен разработать свои формы книг (журналов). Их нужно пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя и печатью юрлица, если она есть. Утверждённые формы утратят силу с 1 сентября.
Вернуть трудовую книжку работнику при отказе от неё нужно не позже 3-х рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления.
Обоснование:
Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н утверждена новая форма трудовой книжки, а также порядок её ведения и хранения (далее – Порядок). Документ вступит в силу с 1 сентября.
Для организации учёта, хранения и выдачи трудовых книжек по новым правилам работодатель должен назначить приказом уполномоченное лицо (п. 42 Порядка).
Бланки трудовой книжки и вкладыша в неё как бланки строгой отчётности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 41 Порядка, п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учёте, утверждённого Минфином СССР от 29.07.1983 № 105).
Для учёта трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладышей в неё вы должны вести самостоятельно разработанные документы (п. п. 39, 40 Порядка):
- книгу (журнал) учёта бланков трудовой книжки и вкладышей;
- книгу (журнал) по учёту движения трудовых книжек и вкладышей.
В книгу (журнал) по учёту движения трудовых книжек и вкладышей внесите сведения обо всех трудовых книжках, которые приняты от работников при поступлении на работу. Также необходимо фиксировать информацию о вновь выдаваемых работникам трудовых книжках и вкладышах. Обязательно укажите их серии и номера (п. 40 Порядка).
Работодатель обязан постоянно иметь необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей (п. 44 Порядка). По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано отчитаться перед бухгалтерией (п. 41 Порядка):
- о наличии бланков трудовой книжки и вкладышей;
- суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них.
Если при заполнении бланк трудовой книжки или вкладыш был испорчен, то уничтожьте его, составив соответствующий акт (п. 41 Порядка). Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, храните до востребования в соответствии с требованиями, установленными законодательством РФ об архивном деле (п. 43 Порядка).
По рассматриваемой теме компания Консультант Плюс подготовила специальный аналитический материал: Путеводитель. Трудовая книжка с 1 сентября 2021 г. (КонсультантПлюс, 2021). Настоятельно рекомендуем его изучить.
Ответ подготовлен экспертами Линии консультаций «Что делать Консалт»
