Бухгалтер, который специализируется на оплате труда, регулярно сталкивается с начислением отпускных выплат. И не всегда этот вопрос решается механически: в отдельных случаях возникает много вопросов и нюансов. Наш эксперт Елена Антаненкова рассказала, как правильно рассчитать отпускные, а также рассмотрела нестандартные ситуации.
Наступило лето — традиционное время отпусков. Нередко отпуск предоставляется таким образом, что его начало приходится на один месяц, а конец — на другой, или работник по согласованию с работодателем разбивает отпуск на части, и одна из частей состоит только из выходных дней или только рабочих, или работник уходит в отпуск сразу после выхода из отпуска по уходу за ребёнком. То есть на практике часто возникают различные ситуации, и к их решению бухгалтер должен быть готов. Рассмотрим некоторые из них на примерах, но для начала разберёмся с базой для расчёта отпускных и расчётом среднедневного заработка.
О порядке предоставления отпуска
Минимальная продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). При предоставлении отпуска в календарных днях выходные включаются в число дней отпуска.
Если в трудовой договор включено условие об отпуске менее 28 календарных дней, то оно является недействительным. В соответствии с частью 2 статьи 9 ТК РФ трудовые договоры не могут содержать условий, ухудшающих права и гарантии работников по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Работникам, заключившим срочные трудовые договоры на срок менее двух месяцев (ст. 291 ТК РФ) или на выполнение сезонных работ (ст. 295 ТК РФ), гарантируется предоставление отпуска в размере двух рабочих дней за каждый месяц работы.
Согласно части 1 статьи 125 ТК РФ по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделён на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Отпуск может быть предоставлен даже на один день, если работодатель согласен предоставить отпуск такой продолжительности. Законом это не запрещено.
Если работодатель не согласен с делением отпуска, предложенным работником, то на заявлении работника он должен сделать соответствующую визу и довести своё решение до сведения работника.
Как определить базу для расчёта отпускных?
Виды выплат, которые учитываются при определении среднего заработка для расчёта отпускных, перечислены в подпунктах «а» − «о» пункта 2 положения № 922. К ним относятся все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у работодателя, независимо от источников выплат. Это следует из части 2 статьи 139 ТК РФ. Как при расчёте среднего заработка учитывать премии по показателям эффективности деятельности работника, а также ежеквартальные премии, Минтруд России разъяснил в своём Письме от 15.10.2015 № 14-1/В-847.
Премии к профессиональным праздникам, юбилейным и памятным датам и по итогам работы также можно учесть при расчёте отпускных, если они предусмотрены системой оплаты труда и начислены в расчётном периоде (письма Минфина России от 22.03.2012 № 03-03-06/1/150, Минздравсоцразвития России от 13.10.2011 № 22-2/377012-772).
Однако в базу для расчёта отпускных не включаются выплаты, предусмотренные пунктом 3 положения № 922, то есть выплаты, которые не соответствуют понятию заработной платы, содержащемуся в части 1 статьи 129 ТК РФ (Письмо Минтруда России от 03.08.2016 № 14-1/ООГ-7105). К ним можно отнести материальную помощь, оплату стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и т. п. (п. 3 положения № 922).
При этом, по мнению Минтруда России, к выплатам социального характера относятся и доплаты между средней заработной платой и пособием по временной нетрудоспособности (Письмо Минтруда России от 03.08.2016 № 14-1/ООГ-7105).
Помимо выплат, перечисленных в пункте 3 положения № 922, в базу для расчёта отпускных не включаются суммы выплат за периоды, указанные в пункте 5 данного положения. К таким выплатам относится, например, средний заработок, выплаченный работнику за дни ежегодного отпуска, поскольку эти дни исключаются из расчётного периода. Аналогичный вывод содержится в Письме Минтруда России от 15.04.2016 № 14-1/В-351.
При исчислении среднего заработка не учитываются также суммы, начисленные за время нахождения работника в служебной командировке (Письмо Минтруда России от 13.08.2015 № 14-1/В-608). Между тем в Письме от 03.08.2016 № 14-1/ООГ-7105 Минтруд России указал, что доплату между окладом и средней заработной платой в период командировки можно рассматривать как часть зарплаты и учитывать при расчёте среднего заработка, если системой оплаты труда предусмотрена такая выплата (с отражением в трудовом договоре) и она включена в фонд оплаты труда и учитывается при определении сумм страховых взносов.
Как определить средний дневной заработок при расчёте отпускных?
Средний дневной заработок определяется путём деления суммы фактически начисленной заработной платы работника за расчётный период на 12 и на 29,3 (ч. 4 ст. 139 ТК РФ, п. 10 положения № 922). Указанные числа имеют следующие значения:
- 12 − количество календарных месяцев расчётного периода, предшествующего месяцу, в котором работник планирует взять отпуск (ч. 3, 4 ст. 139 ТК РФ, п. 4 Положения № 922). Календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца (в феврале − по 28-е (29-е) число) включительно (ч. 3 ст. 139 ТК РФ);
- 29,3 − среднемесячное число календарных дней.
Например, ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставлен с 08.04.2019. Заработная плата, начисленная работнику за расчётный период с 01.04.2018 по 31.03.2019, составила 720 000,00 руб. (60 000,00 руб. x 12 мес.). Средний дневной заработок для расчёта отпускных равен 2 047,78 руб. (720 000,00 руб. / 12 / 29,3).
Если месяц отработан не полностью, средний дневной заработок исчисляется путём деления суммы зарплаты за расчётный период на 29,3 и умножения на количество полных календарных месяцев и количество календарных дней в неполных календарных месяцах. Количество дней в неполном месяце равно отношению количества отработанных дней к числу дней месяца, умноженному на 29,3 (п. 10 Положения № 922).
Работнику, который числится в компании меньше года, количество отработанных дней и база для расчёта отпускных берётся со дня приёма на работу до 1-го числа месяца, в котором он идёт в отпуск (п. п. 4, 10 Положения о среднем заработке № 922). В остальном отпускные считаются как обычно.
Как рассчитать отпускные при отсутствии заработка в расчетном периоде?
Если работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчётный период или за период, превышающий расчётный, либо этот период состоял из времени, которое в соответствии с пунктом 5 положения исключается из расчётного периода, средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий период, равный расчётному (п. 6 Положения № 922; Письмо Минтруда России от 25.11.2015 № 14-1/В-972).
В случае если работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчётный период и до начала расчётного периода, средний заработок определяется исходя из размера заработной платы, фактически начисленной за фактически отработанные работником дни в месяце, в котором ему предоставляется отпуск (п. 7 Положения № 922).
В ситуации, когда работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчётный период до начала расчётного периода и до наступления отпуска, средний заработок определяется исходя из установленной ему тарифной ставки, оклада (должностного оклада) (п. 8 Положения № 922).
Расчёт отпускных при выпадении выходных и (или) праздничных дней на период отпуска имеет свои нюансы
Часто на период отпуска выпадают праздничные и выходные дни. Нерабочие праздничные дни установлены статьёй 112 ТК РФ. Данная статья также устанавливает, что при совпадении нерабочего праздничного дня с выходным днём (суббота и воскресенье) выходной переносится на ближайший рабочий день. Кроме того, трудовое законодательство в случае совпадения праздника и выходного дня даёт возможность правительству изменять привычный распорядок праздников путём переноса выходных дней на другой рабочий день года (ч. 5 ст. 112 ТК РФ). Речь идёт о выходных днях, совпадающих с нерабочими праздничными днями с 1 по 8 января.
В 2019 году в соответствии с Постановлением Правительства РФ «О переносе выходных дней в 2019 году» от 01.10.2018 № 1163 перенесены следующие выходные дни:
- с субботы 5 января на четверг 2 мая;
- с воскресенья 6 января на пятницу 3 мая;
- с субботы 23 февраля на пятницу 10 мая.
С учётом переноса выходных дней в 2019 году новогодние каникулы для работников составили 10 дней: с 30 декабря 2018 года по 8 января 2019 года, а весенние каникулы 9 дней: с 1 по 5 мая − в связи с празднованием Праздника Весны и Труда, а с 9 по 12 мая − в связи с празднованием Дня Победы. В ноябре в связи с празднованием Дня народного единства дни отдыха продлятся с 2 по 4 ноября 2019 года.
Трудовым кодексом предусмотрено правило, согласно которому при совпадении периода отпуска и нерабочего праздничного дня отпуск продлевается (ч. 1 ст. 120 ТК РФ). Происходит это потому, что праздничный день в этом случае не оплачивается и не считается днём отпуска (ст. 120 ТК РФ). То есть при расчёте количества дней отпуска праздничные дни не принимаются во внимание, но учитываются в расчётном периоде при расчёте средней заработной платы (Письмо Минтруда и социальной защиты от 15.04.2016 № 14-1/В-351). А вот дни, ставшие выходным из-за переноса, включаются в число дней отпуска и оплачиваются. В 2019 году такие выходные 2, 3 и 10 мая (Постановление Правительства РФ от 01.10.2018 № 1163).
Например, работник при пятидневной рабочей неделе взял 14 дней отпуска с 29 апреля 2019 года. С учётом праздничных дней 1 и 9 мая отпуск работника удлинится на 2 дня, но оплачены будут только 14 дней. На работу он должен выйти в среду 15 мая.
Знание вышеперечисленных норм позволяет работнику выбирать период отпуска в зависимости от цели: подольше отдохнуть или выиграть в финансовом плане. Выбирая отпуск в наиболее «длинном» месяце, работник заменяет самые «дешевые» рабочие дни на дни отпуска, которые оплачиваются исходя из среднего заработка. А отдыхая в месяцах с большим количеством праздничных дней, работник может увеличить период отпуска, но при этом уменьшить свой доход, так как рабочий день в этом месяце будет стоить дороже дня отпуска, рассчитанного из среднего заработка.
Примеры расчёта дней отпуска и суммы отпускных в нестандартных ситуациях
При предоставлении сотруднику основного отпуска могут возникнуть разные нестандартные ситуации при определении расчётного периода или суммы отпускных. Рассмотрим некоторые из них на примерах.
Работник организации идёт в очередной ежегодный оплачиваемый отпуск в мае 2019 года. Как при исчислении среднего дневного заработка работника для оплаты отпуска рассчитать количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в неполном месяце, если с 1 по 29 июня 2018 года включительно (28 дней отпуска и один праздничный день) работнику был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск?
Периоды времени, исключаемые из расчётного периода, перечислены в пункте 5 положения. На основании подпункта «а» пункта 5 положения из расчётного периода исключается время, когда за работником сохранялся средний заработок. Следовательно, нахождение работника в ежегодном оплачиваемом отпуске в июне 2018 года не включается в расчётный период. В июне 2018 года работник был в отпуске 28 календарных дней.
Нерабочий праздничный день 12 июня в дни отпуска не включается (ст. 120 ТК РФ). Но при этом он не исключается из количества календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.
Порядок расчёта количества календарных дней в неполном календарном месяце установлен в абзаце 3 пункта 10 положения, согласно которому количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путём деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.
Таким образом, количество календарных дней в неполном месяце (в июне 2018 г.) рассчитывается следующим образом: 29,3 / 30 x 2 = 1,95 (30 − количество календарных дней в июне 2018 г., 2 − один рабочий день и один праздничный день).
Работник уходит в отпуск с 17.04.2019 на 14 дней. В расчётном периоде с 01.04.2018 по 31.03.2019 ему были начислены зарплата в сумме 673 600 руб., отпускные в сумме 28 300 руб. за 14 дней (с 04.07.2018 по 17.07.2018), и больничные в сумме 14 140 руб. за 7 дней (с 06.02.2019 по 12.02.2019). Как рассчитать отпускные?
Работником в расчётном периоде полностью отработаны 10 месяцев − 293 дн. (10 мес. x 29,3). Количество дней для расчёта отпускных за июль 2018 г. − 16,07 дн. (29,3 / 31 х (31 дн. − 14 дн.), за февраль 2019 г. − 21,98 дн. (29,3 / 28 дн. х (28 дн. − 7 дн.).
Общее количество отработанных дней в расчётном периоде составит 331,05 дн. (293 дн. + 16,07 дн. + 21,98 дн.).
База для расчёта отпускных – 673 600 руб. Отпускные и больничные не включаются.
Средний дневной заработок – 2 034,74 руб. (673 600 руб. / 331,05 дн.).
В соответствии с абзацем 4 пункта 9 положения сумма отпускных определяется путём умножения среднего дневного заработка на количество календарных дней основного отпуска. Сумма отпускных составит 28 486 руб. (2034,74 руб. x 14 дн.).
Работник уходит в ежегодный основной оплачиваемый отпуск в мае 2019 г. на 14 календарных дней с 6 по 19 мая 2019 г. За 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску (за расчётный период), работнику начислена заработная плата в общей сумме 720 000 руб. Выплат, не относящихся к оплате труда, организация работнику не производила.
Как рассчитать количество дней отпуска и сумму отпускных, если работник полностью отработал расчётный период? Когда работодатель должен выплатить отпускные?
Продолжительность ежегодных основных отпусков работников исчисляется в календарных днях (ч. 1 ст. 120 ТК РФ). В рассматриваемой ситуации на период ежегодного основного оплачиваемого отпуска работника приходится один нерабочий праздничный день − 9 мая 2019 г. (ч. 1 ст. 112 ТК РФ). В число календарных дней отпуска этот день не включается, и отпускные за этот день работнику не выплачиваются (ч. 1 ст. 120 ТК РФ). День 10 мая, ставший выходным из-за переноса (Постановление Правительства РФ от 01.10.2018 № 1163), включается в число дней отпуска и оплачивается. Таким образом, средний заработок причитается работнику за период с 6 по 8 и с 10 по 19 мая 2019 г., то есть за 14 дней, а период отдыха составит 15 дней.
Расчётным периодом для работника является период с 01.05.2018 по 30.04.2019.
За расчётный период работнику начислена заработная плата, учитываемая при расчёте среднего заработка, в общей сумме 720 000 руб., поэтому средний дневной заработок, рассчитанный в соответствии с частью 4 статьи 139 ТК РФ, равен 2 047,78 руб. (720 000 руб. / 12 мес. / 29,3 дн.).
Сумма отпускных составит 28 668,92 руб. (2047,78 руб. x 14 дн.).
В соответствии с частью 9 статьи 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Роструд в Письме от 30.07.2014 № 1693-6-1 указал, что срок для оплаты отпускных исчисляется в календарных днях.
При совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днём оплата отпуска производится накануне этого дня или в более ранний срок (Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1), следовательно, отпускные работнику должны быть выплачены не позднее 30 апреля 2019 года.
Перед уходом в декрет работница использовала отпуск полностью. После отпуска по уходу за ребёнком до трёх лет работница просит предоставить ей очередной отпуск продолжительностью 28 календарных дней − по истечении трёх месяцев её работы. Можно ли предоставить такой отпуск работнице и как рассчитать ей отпускные, если оклад работницы составляет 60 000 руб. в месяц?
Отпуск за прошлый рабочий год был предоставлен работнице по её желанию до ухода в отпуск по беременности и родам, и его предоставление в такой ситуации не зависело от стажа работы в организации (ст. 260 ТК РФ). Второй и последующие ежегодные оплачиваемые отпуска продолжительностью 28 календарных дней предоставляются работнику независимо от отработанного времени в рабочем году (ст. 122 ТК РФ). Следовательно, работодатель вправе предоставить очередной отпуск работнице за следующий рабочий год продолжительностью 28 календарных дней по истечении трёх месяцев её работы после выхода из отпуска по уходу за ребёнком в возрасте до трёх лет.
В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается, в частности, время отпусков по уходу за ребёнком до достижения им установленного законом возраста (ч. 2 ст. 121 ТК РФ). Поэтому в рассматриваемом случае из расчётного периода (12 месяцев перед уходом в отпуск) необходимо исключить время нахождения работницы в отпуске по уходу за ребёнком в возрасте до трёх лет. Таким образом, расчётный период составит три месяца.
Нужно сложить всю начисленную зарплату за три месяца работы после отпуска и поделить полученную сумму на 29,3 дн. и умножить на 3 мес. Средний дневной заработок необходимо умножить на количество дней отпуска.
То есть 60 000 руб. x 3 мес. / (29,3 дн. x 3 мес.) = 180 000 руб. / 87,9 дн. = 2 047,78 руб. − это средний дневной заработок.
Сумма отпускных составит 2 047 руб. 78 коп. x 28 дн. = 57 337 руб. 88 коп.
Работница, находясь в отпуске по уходу за ребёнком до трёх лет, полтора года работала на условиях неполного рабочего времени (4 часа в день). Через три месяца после прекращения отпуска по уходу за ребёнком и выхода на полный рабочий день работница идёт в ежегодный оплачиваемый отпуск на неделю. Какой расчётный период следует брать для расчёта отпускных? Нужно ли учитывать то время, когда работница находилась в отпуске по уходу за ребёнком и работала на условиях неполного рабочего дня?
Статьёй 93 кодекса установлено, что при работе на условиях неполного рабочего времени оплата труда работнику производится пропорционально отработанному им времени или в зависимости от выполненного им объёма работ.
Работа на условиях неполного рабочего времени не влечёт для работников каких-либо ограничений продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска, исчисления трудового стажа и других трудовых прав.
Таким образом, время работы на условиях неполного рабочего времени во время нахождения в отпуске по уходу за ребёнком включается в стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск (Письмо Минтруда России от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8519).
Пунктом 12 положения установлено, что при работе на условиях неполного рабочего времени (неполной рабочей недели, неполного рабочего дня) средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется в соответствии с пунктами 10 и 11 положения, то есть путём деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчётный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,3).
В рассматриваемой ситуации работница организации находилась в отпуске по уходу за ребёнком до трёх лет, но в то же время работала на условиях неполного рабочего дня (4 часа в день). Следовательно, этот период должен входить в расчётный период при исчислении отпускных, так как фактически работница работала и ей начислялась заработная плата (п. 4 и п 5 Положения). Таким образом, в рассматриваемом случае расчётный период будет равен 12 месяцам, предшествующим месяцу, в котором начнётся ежегодный оплачиваемый отпуск.
Работник принят на работу в организацию 06.05.2019. Должностной оклад работника составляет 40 000 руб. Поскольку его жена находится в отпуске по беременности и родам, по желанию работника ему предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск с 13.05.2019 продолжительностью 14 календарных дней.
Как в 2019 году начислить отпускные работнику за период основного оплачиваемого отпуска, предоставленного в месяце его трудоустройства в организацию, если ранее работник нигде не работал и не имел заработка?
В общем случае право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя за исключением ряда случаев. В частности, таким случаем является предоставление отпуска по желанию работника (мужа) в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя) (ч. 2, 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123 ТК РФ). В рассматриваемой ситуации отпуск предоставляется работнику (ранее нигде не работавшему) в месяце его приёма на работу, поэтому у работника отсутствуют расчётный период и фактически начисленная заработная плата (как за расчётный период, так и до его начала). В таком случае средний заработок определяется в соответствии с п. 7 положения, исходя из размера заработной платы, фактически начисленной за фактически отработанные работником дни в месяце наступления отпуска. Отработанные дни − все дни, включая выходные и праздники, когда работник числился в компании, кроме дней, когда он был в командировке, отпуске, на больничном или по другим причинам освобождался от работы (п. 5 Положения о среднем заработке, Письмо Минтруда России от 15.04.2016 № 14-1/В-351).
Сумма заработной платы, начисленной работнику за фактически отработанные в мае 2019 г. дни (за период с 06.05.2019 по 13.05.2019 (три дня)), равна 6 666,67 руб. (40 000 руб. / 18 дн. x 3 дн., где 18 дн. − количество рабочих дней в мае 2019 г. по календарю пятидневной рабочей недели). Количество календарных дней, принимаемое для расчёта среднего заработка, составляет 6,61 дня (29,3 / 31 дн. x 7 дн.). В данном случае средний дневной заработок для оплаты отпуска определяется путём деления суммы фактически начисленной работнику заработной платы за отработанные в мае дни на количество календарных дней, принимаемое для расчёта среднего заработка (абз. 2 п. 10 Положения). Средний дневной заработок для оплаты отпуска будет равен 1 008,57 руб. (6 666,67 руб. / 6,61 дн.), а сумма отпускных, начисленная работнику, составит 14 120 руб. (1 008,57 руб. x 14 дн.)
Право на ежегодный оплачиваемый отпуск относится к числу основных конституционных прав граждан и гарантируется всем лицам, работающим по трудовому договору. Поэтому всем работникам, уходящим в очередной отпуск, желаем хорошего отдыха, а кадровым работникам и бухгалтерам компаний − не допускать ошибок при оформлении этих отпусков и их оплате.
