Работа сотрудников бухгалтерии неразрывно связана с анализом большого объёма информации, поэтому трудности и ошибки неизбежны. В этой статье мы рассмотрели топ-6 бухгалтерских ошибок, которые выявляются при проведении аудиторских проверок.
Условно бухгалтерские ошибки можно разделить на технические и методологические. К техническим можно отнести те ошибки, которые вызваны некорректной работой программного обеспечения. Помимо технических сбоев программы, настройки программного обеспечения могут существенно исказить показатели отчётности. По мнению аудиторов, при автоматическом заполнении отчётности обязателен контроль со стороны работников бухгалтерии. В противном случае могут некорректно отражаться показатели по строкам отчётности, данные по дебиторской и кредиторской задолженности, данные о классификации активов и обязательств в качестве долгосрочных и краткосрочных. И это далеко не полный список неприятностей, которые может вызвать плохо отлаженное программное обеспечение. Методологические непреднамеренные ошибки, как правило, связаны с квалификацией бухгалтера. Если бухгалтер неверно понимает требования законодательства, не следит за его изменениями, то ошибок не избежать.
Мы собрали топ методологических ошибок, с которыми сталкиваются аудиторы на проверках.
- Первичная документация
На первом месте по популярности ошибки в оформлении первичных бухгалтерских документов или их полное отсутствие. «Первичка» — это святая святых любой бухгалтерии в любой компании, даже самой маленькой. Именно в оформлении первичных документов возникают самые большие проблемы, создающие головную боль.
У многих компаний нет понимания, что в первую очередь важна не сама отчётность, а те документы, на основании которых она сделана. Именно к ним будут апеллировать налоговые органы в случае проверки, и именно по ним формируется налоговая отчётность.
Есть целый ряд требований к оформлению первичной документации: наличие обязательных реквизитов, корректные суммы, достаточная расшифровка. Из-за невнимательности бухгалтеров часто упускаются из вида важные моменты, что приводит к формированию некорректной отчётности и налоговым рискам. Выявление подобных нарушений практически всегда влечёт возникновение споров с контролирующими органами по поводу правильности формирования налоговой базы, достоверности бухгалтерской отчётности и иные неприятные для экономического субъекта последствия. Таким образом, любой оправдательный документ должен быть проверен бухгалтером по форме и содержанию. Но если уже ошибка была выявлена контролирующими органами, то, чтобы предотвратить отказ, например, в признании расходов, и наложение санкций, компания имеет право внести исправления в документы. Сделать это можно двумя способами. Первый – откорректировать уже готовый документ. Второй – выставить скорректированный документ. По сути, такие бумаги являются равнозначными.
Для того чтобы не допускать подобных ситуаций, бухгалтеру нужно чётко понимать, что любой первичный документ должен быть оформлен корректно и полно – отражать экономическую суть операции и подтверждать реальное её проведение.
- Некорректное раскрытие задолженности
Зачатую компания имеет перед каким-либо контрагентом не только дебиторскую, но и кредиторскую задолженность на основании нескольких заключённых договоров. В таких ситуациях бухгалтер проводит взаимозачёт данных задолженностей и представляет в отчётности свёрнутый результат в качестве дебиторской или кредиторской задолженности.
Следует иметь в виду, что зачёт между статьями активов и пассивов недопустим. В отчётности должны быть отражены развёрнутые сведения об активах и обязательствах. Такие ситуации нередко возникают в том числе и вследствие отсутствия данных аналитического учёта.
Нередко встречаются случаи, когда авансовые платежи по договору с контрагентом бухгалтер забывает закрыть в момент исполнения обязательств по этому договору. В итоге по состоянию на отчётную дату одновременно числятся задолженность по авансам и долг по оплате выполненных договорных обязательств. Таким образом, мы имеем искажение бухгалтерской отчётности, так как валюта баланса существенно завышается.
- Отсутствие аналитического учёта
Аудиторы часто сталкиваются с ситуацией, когда не ведётся аналитика на некоторых участках бухгалтерского учёта. Вместе c тем детальный учёт операций в аналитическом учёте должен быть организован внутри каждого синтетического счёта. Подобные нарушения порой приводят к существенным искажениям бухгалтерской отчётности и нарушают принцип достоверности её представления.
Например, отсутствие организованного аналитического учёта прямых расходов по отдельным проектам не позволит достоверно посчитать стоимость незавершённого производства на отчётную дату. Отсутствие аналитики по каждому объекту в части добавочного капитала от переоценки внеоборотных активов может послужить причиной искажения нераспределённой прибыли при выбытии ранее переоценённого объекта.
При отсутствии аналитического учёта по тем статьям баланса, где он необходим, утрачивается возможность его применения для эффективного управления хозяйственной деятельностью компании и обеспечения контроля за движением и сохранностью ценностей, которые находятся в ведении конкретных материально-ответственных лиц (такая ситуация может также создаваться преднамеренно для сокрытия хищений).
Чтобы избежать подобных неприятностей, следует детально проработать учётную политику в части аналитического учёта по отдельным видам активов и обязательств и соблюдать её последовательно от периода к периоду.
- Некорректное отражение учётных данных по статьям баланса
Часто бухгалтеры с низкой квалификацией некорректно классифицируют операцию по её сути. Например, беспроцентные займы нередко ошибочно классифицируются в качестве финансовых вложений и отражаются в соответствующей строке бухгалтерского баланса. Но ведь одним из критериев отражения актива в составе финансовых вложений является способность приносить организации доход в будущем. Следовательно, выданные беспроцентные займы должны отражаться в составе долгосрочной или краткосрочной дебиторской задолженности в зависимости от сроков погашения.
Ещё одной ошибкой является то, что данные на конец предыдущего отчётного периода и данные на начало следующего отчётного периода не совпадают. Такое несоответствие показателей свидетельствует о том, что бухгалтер при обнаружении неправильного отражения хозяйственных операций в прошлом отчётном периоде организации нарушил порядок исправления ошибок, установленный законодательством, и внёс исправительные записи в бухгалтерский учёт за предыдущий год не в текущем периоде, то есть корректирует данные прошлого отчётного периода.
- Отсутствие резерва по сомнительным долгам
Начиная с 2011 года создание резервов сомнительных долгов стало императивной нормой. Тем не менее многие сотрудники бухгалтерии игнорируют данное положение законодательства, считая, что создание резерва по-прежнему является их правом, а не обязанностью. Некоторые бухгалтеры сознательно идут на подобное нарушение, имея целью завысить финансовый результат деятельности предприятия.
Однако неподкреплённое обоснованием решение бухгалтера не создавать резерв по сомнительным долгам при проверке будет признано грубым нарушением порядка ведения бухгалтерского учёта.
- Ошибки из-за незнания нового законодательства
Неточности и ошибки, связанные с изменениями в законодательстве, стали особенно частыми именно в последние годы, когда правила бухгалтерского и налогового учёта интенсивно меняются. Многие бухгалтеры не отслеживают нововведения и в результате допускают многочисленные системные ошибки. Для исключения подобных проблем сотрудникам бухгалтерии следует по возможности посещать семинары, курсы повышения квалификации и ежедневно читать различные профессиональные СМИ.
