Конфиденциальная информация: как безопасно передать контрагенту и защитить от разглашения

Коммерческая тайна и конфиденциальная информация: в чем разница

Термин «конфиденциальная информация» гораздо шире, чем «коммерческая тайна». Это нужно учитывать, чтобы понимать, какую информацию закон засекречивает по умолчанию, а для какой нужно вводить режим коммерческой тайны.

Конфиденциальная информация — это любые сведения, в отношении которых законодатель установил ограничения доступа, например:

• персональные данные;
• профессиональная тайна;
• коммерческая тайна;
• служебная тайна;
• государственная тайна.

Коммерческая тайна — это вид конфиденциальной информации. Это та информация, которая помогает компании продвигаться на рынке, получать прибыль, занимать лидирующее положение.

Закон не говорит, что относить к коммерческой тайне. Компании сами решают, что именно представляет для них ценность. Это могут быть сведения о контрагентах, клиентские базы, сведения о ценовой политике, о порядке проведения переговоров и т. д.

Зато есть перечень информации, которую засекретить нельзя:

• сведения из учредительных документов;
• перечень лиц, которые могут представлять организацию без доверенности. Обычно это генеральный директор, но можно дать такие полномочия и другим лицам;
• численность и состав работников, открытые вакансии, система оплаты и условия труда (например, нельзя засекретить локальные нормативные акты);
• сведения о нарушениях законодательства, а также о том, что организацию привлекали к ответственности;
• другие сведения, если закон запрещает закрывать доступ к ним.

Как защитить коммерческую тайну

Для этого нужно ввести режим коммерческой тайны. Один из его элементов — соглашение о конфиденциальности. Но оно не будет работать, если не выполнить остальные шаги. Посмотрим их все.

Шаг 1. Разработать положение о коммерческой тайне

Это локальный нормативный акт, в котором нужно прописать правила работы с коммерческой тайной внутри компании и при контактах с контрагентами. Работников ознакомьте с этим положением под подпись. Копию положения передайте контрагентам, с которыми подписали соглашение о конфиденциальности.

Определите в положении:

• какая информация относится к коммерческой тайне;
• у кого из сотрудников есть доступ к ней;
• как хранится коммерческая тайна и как компания защищает ее от утечек;
• по каким правилам сотрудники работают с конфиденциальной информацией, в том числе какие есть ограничения и запреты. Например, пропишите, что запрещено передавать пароли третьим лицам, использовать коммерческую тайну в личных целях и т. п.;
• как конфиденциальную информацию передают третьим лицам. Можно прописать, что сотрудники заполняют специальный журнал и фиксируют в нем, куда, как и в каком составе передали такие сведения.

Срок действия положения можно не указывать — тогда оно будет действовать бессрочно. Можно указать конкретный срок, но в этом случае нужно внимательно следить за его окончанием. Если срок закончился и вы не утвердили новое положение, режима коммерческой тайны в организации нет и привлечь к ответственности за ее разглашение нельзя.

Образец положения смотрите в Готовом решении КонсультантПлюс: Как составить положение о коммерческой тайне.

Шаг 2. Установить и соблюдать порядок передачи конфиденциальной информации контрагентам

Заключите с контрагентом, которому вы планируете передавать конфиденциальную информацию, соответствующее соглашение. Это может быть отдельный документ или пункт в договоре, где указано, что контрагент такие сведения разглашать не может.

Если вы решили составить отдельное соглашение о конфиденциальности, включите в него:

• перечень конфиденциальных сведений;
• обязанность контрагента не разглашать эти данные;
• ответственность за разглашение (например, штраф или взыскание убытков в полном объеме);
• порядок передачи информации (например, закрепите, что сведения передаются по акту, который подписывают обе стороны);
• порядок использования информации (например, укажите, что сведения можно применять исключительно для исполнения договора и контрагент не вправе их использовать для собственной прибыли);
• правила, которые должен соблюдать контрагент для защиты полученной конфиденциальной информации. Пропишите в том числе, что он обязан ввести режим коммерческой тайны в своей организации;
• срок действия соглашения. Законом он не определен, можно установить любой срок. Не рекомендуем прописывать здесь срок действия договора, так как договор может истечь, а коммерческую ценность информация не потеряет.

Более подробно о взаимодействии с деловым партнером узнайте из Готового решения КонсультантПлюс: Как закрепить обязанность контрагента соблюдать конфиденциальность информации.

Эксперты КонсультантПлюс разработали также форму соглашения о неразглашении конфиденциальной информации, которая максимально снизит ваши риски.

Шаг 3. Наносить на материальные носители гриф «Коммерческая тайна»

Это требование закона. На грифе должно быть прописано полное наименование компании, место ее нахождения, а также слова «Коммерческая тайна». Это обязательные сведения, но можно добавить и какие-то свои. Например, срок действия режима коммерческой тайны (ст. 10 закона о коммерческой тайне).

Вы можете разработать специальный штамп или включать этот гриф в реквизиты документов.

Узнайте, как подтвердить факт разглашения коммерческой тайны и когда нельзя наказать за разглашение виновного работника, из статьи КонсультантПлюс «Коммерческая тайна как объект защиты».

Примеры из судебной практики

Когда режим коммерческой тайны введен, организация может успешно привлекать недобросовестных контрагентов к ответственности за разглашение. Посмотрим на судебных кейсах, каким компаниям это удалось, а каким не очень.

Организация использовала конфиденциальную информацию в личных целях и заплатила штраф

Стороны договорились, что подрядчик изготовит насосы по конструкторской документации заказчика, и заключили соглашение о конфиденциальности. В нем прописали, что конструкторская документация засекречена и подрядчик может использовать ее только для исполнения договора, а по требованию заказчика обязан вернуть эти документы. За нарушение конфиденциальности предусмотрели штраф в размере 3 млн рублей.

Подрядчик договор исполнил, но конструкторскую документацию не вернул даже после требования заказчика. Более того, заказчик обнаружил на сайте подрядчика объявление о продаже насосов по его проектам, которые были засекречены.

Заказчик предъявил подрядчику претензию, а затем обратился в суд.

Позиция суда

Суд подтвердил, что заказчик ввел режим коммерческой тайны и выполнил при этом все требования закона. Разработал положение о коммерческой тайне, заключил соглашение о конфиденциальности с контрагентом и передавал информацию с грифом «Коммерческая тайна». Суд согласился и с тем, что нарушение соглашения очевидно.

Заказчику присудили неустойку, но суд снизил ее размер в три раза, до 1 млн рублей.

Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 23.11.2021 № Ф08-11986/2021

ИП пожаловался в социальной сети, что ему не заплатили, и получил штраф за включение в пост коммерческой тайны

Кинокомпания заключила с предпринимателем договор оказания услуг. В нем был пункт о конфиденциальной информации, куда входили сведения о съемках сериала. За каждый факт нарушения предусмотрели штраф 450 тыс. рублей.

Кинокомпания не заплатила предпринимателю вовремя, и он написал гневный пост в телеграм-канале. Рассказал, за что именно ему не заплатили, в том числе озвучил название нового сериала, даты съемки, для какого телеканала снимали и другую конфиденциальную информацию.

Кинокомпания потребовала от предпринимателя неустойку за разглашение конфиденциальной информации. Она насчитала штраф в 4,5 млн рублей за девять нарушений. Каждый вид разглашенной информации расценили как отдельное нарушение: название, телеканал, даты съемок, количество серий и т. д.

Позиция суда

Суд подтвердил, что кинокомпания правильно ввела режим коммерческой тайны. Факт нарушения тоже доказан: ИП разгласил коммерческую тайну в телеграм-канале неопределенному кругу лиц.

В суде предприниматель привел два аргумента:

1. ему не заплатили, и он пострадал;
2. засекретить факт нарушения законодательства нельзя.

Суд эти доводы не принял. Он указал, что предприниматель действительно распространил в телеграм-канале секретные сведения, поэтому штраф правомерен. А оплату по договору предложил взыскать с кинокомпании отдельным иском. В итоге предприниматель уплатил неустойку, но суд снизил ее размер до 450 тыс. рублей.

Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 25.09.2020 № 09АП-40997/2020

Организация включила в договор пункт о коммерческой тайне, но этого оказалось мало

Санаторий и охранное предприятие заключили договор оказания услуг. В нем был пункт о конфиденциальной информации, по которому нельзя передавать сведения, в том числе финансовые, без разрешения другой стороны.

По договору охранники должны были смонтировать технические средства охраны. Для этого они привлекли подрядчика, но в договоре с ним не прописали конкретную цену. Договорились определить ее позже по прайс-листу охранного предприятия, но сам прайс к договору не приложили.

Охранники не заплатили подрядчику в срок. Подрядчик запросил у санатория прайс-лист охранного предприятия, сам рассчитал сумму оплаты по договору и взыскал ее через суд.

Охранники посчитали, что санаторий нарушил условие о конфиденциальности и не мог передавать подрядчику сведения об их расценках. Они предъявили санаторию иск.

Позиция суда

Суд отметил, что в договоре действительно есть пункт о конфиденциальной информации. Но при этом перечня такой информации нет, порядка обращения с ней тоже, а режим коммерческой тайны не введен. Кроме того, охранная компания не доказала, что понесла убытки именно из-за действий санатория.

В иске отказали.

Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 01.08.2023 № 15АП-10829/2023

Компания не установила перечень конфиденциальной информации и не смогла привлечь контрагента к ответственности

Стороны заключили договор поставки и включили в него условие о совместной маркетинговой деятельности. Покупатель должен был искать для поставщика новых клиентов. Причем поставщик не мог заключать с такими клиентами договоры напрямую, только через покупателя. За разглашение коммерческой тайны предусмотрели штраф в размере 1 млн рублей.

Потом поставщик сам заключил договор непосредственно с клиентом покупателя. Покупатель посчитал, что поставщик использовал при этом конфиденциальную информацию: объем закупок клиента, цену, режим доставки, условия оплаты и другие коммерческие условия. Покупатель пошел в суд и потребовал взыскать с поставщика штраф.

Позиция суда

Суд отказал по трем причинам:

1) организации не ввели режим коммерческой тайны;

2) в документах не прописали конкретный перечень сведений, которые нельзя разглашать.

3) не установили перечень организаций, с которыми поставщик не может заключать договоры.

Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 21.11.2019 № Ф08-10056/2019